Bagaimana Cara Membuat Prioritas Tugas dalam Pekerjaan?

Dalam dunia kerja, Anda sering kali dihadapkan dengan berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Tidak jarang, Anda merasa kewalahan dan stres karena tidak bisa menyelesaikan semua tugas dengan baik. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk belajar bagaimana membuat prioritas tugas dalam pekerjaan? Simak penjelasannya berikut ini!

Baca Juga: Simak Penjabaran Tugas-tugas Purchasing Staff di Sini!

Bagaimana Cara Membuat Prioritas Tugas dalam Pekerjaan?

Membuat prioritas tugas dalam pekerjaan adalah proses menentukan urutan dan pentingnya tugas yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Dengan membuat prioritas tugas, Anda bisa mengatur waktu dan sumber daya yang ada dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu, Anda juga bisa meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja, serta mengurangi stres dan kecemasan. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk membuat prioritas tugas dalam pekerjaan:

1. Identifikasi Semua Tugas yang Harus Dikerjakan

Buatlah daftar semua tugas yang harus diselesaikan dalam periode tertentu, misalnya hari ini, minggu ini, atau bulan ini. Jangan lupa untuk mencantumkan deadline, tujuan, dan hasil yang diharapkan dari setiap tugas.

2. Evaluasi Urgensi dan Pentingnya Setiap Tugas

Setelah membuat daftar tugas, selanjutnya menilai seberapa mendesak dan seberapa penting setiap tugas tersebut. Urgensi adalah seberapa cepat suatu tugas harus diselesaikan, sedangkan pentingnya adalah seberapa besar dampak suatu tugas terhadap tujuan kerja Anda. Anda bisa menggunakan matriks Eisenhower untuk membantu Anda mengelompokkan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya.

3. Cara Membuat Prioritas Tugas dalam Pekerjaan? Susun Prioritas Tugas Berdasarkan Hasil Evaluasi

Usai mengevaluasi urgensi dan pentingnya setiap tugas, Anda bisa menyusun prioritas tugas berdasarkan hasil evaluasi tersebut. Secara umum, ada empat kategori prioritas tugas, yaitu:

  • Tugas yang urgent dan penting

Ini adalah tugas yang harus dikerjakan segera dan memiliki dampak besar terhadap tujuan kerja Anda. Contohnya adalah menyelesaikan laporan keuangan bulanan atau menangani keluhan pelanggan. Tugas ini harus dikerjakan pertama kali dan dengan fokus penuh.

  • Tugas yang urgent tapi tidak penting

Ini merupakan kelompok tugas yang harus dikerjakan segera tapi memiliki dampak kecil terhadap tujuan kerja Anda. Contohnya adalah menjawab email atau telepon rutin atau menghadiri rapat yang tidak relevan. Tugas ini bisa dikerjakan setelah tugas yang urgent dan penting, atau bisa didelegasikan kepada orang lain jika memungkinkan.

  • Tugas yang tidak urgent tapi penting

Sedangkan ini adalah tugas yang tidak harus dikerjakan segera tapi memiliki dampak besar terhadap tujuan kerja Anda. Contohnya adalah merencanakan strategi bisnis jangka panjang atau mengembangkan keterampilan profesional. Tugas ini harus dikerjakan setelah tugas yang urgent tapi tidak penting, atau bisa dijadwalkan untuk dikerjakan pada waktu tertentu.

  • Tugas yang tidak urgent dan tidak penting

Ini adalah tugas yang tidak harus dikerjakan segera dan memiliki dampak kecil terhadap tujuan kerja kita. Contohnya adalah mengecek media sosial atau mengobrol dengan rekan kerja. Tugas ini harus dihindari atau dieliminasi karena hanya membuang-buang waktu dan energi.

Baca Juga: 5 Kemampuan Negosiasi yang Wajib Anda Kuasai di Dunia Kerja

4. Lakukan Penyesuaian Jika Perlu

Usai menyusun prioritas tugas, langkah berikutnya ialah melakukan penyesuaian jika ada perubahan situasi atau kondisi yang mempengaruhi urgensi atau pentingnya suatu tugas. Misalnya, ada deadline yang dimajukan, ada masalah mendadak yang harus diselesaikan, atau ada peluang baru yang muncul. Anda perlu fleksibel dan adaptif untuk menyesuaikan prioritas tugas sesuai dengan kebutuhan saat itu.

5. Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Terakhir, melakukan evaluasi secara berkala untuk melihat apakah Anda sudah berhasil membuat prioritas tugas dalam pekerjaan. Anda bisa mengecek apakah Anda sudah menyelesaikan tugas sesuai dengan prioritas yang ditetapkan, apakah ada tugas yang tertunda atau terlupakan, dan apakah ada hal yang bisa diperbaiki atau ditingkatkan. Dengan melakukan evaluasi, kita bisa memastikan bahwa kita sudah bekerja dengan optimal dan efektif.

Demikianlah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk membuat prioritas tugas dalam pekerjaan. Dengan membuat prioritas tugas, Anda bisa mengelola waktu dan sumber daya yang ada dengan lebih baik, serta mencapai tujuan kerja yang diinginkan. Semoga bermanfaat!

Referensi: 

https://www.wework.com/id-ID/ideas/work-life/how-to-prioritize-work

https://www.indeed.com/career-advice/interviewing/how-do-you-prioritize-your-work-interview-question