5 Perbedaan Procurement dan e-Procurement

5 Perbedaan Procurement dan e-Procurement 

Pengadaan tradisional merupakan metode pengadaan barang dan jasa yang banyak digunakan dan sudah dipraktikkan selama bertahun-tahun. Procurement menggunakan pendekatan manual dan berbasis kertas, di mana dokumen fisik digunakan untuk meminta, menerima, dan memproses transaksi. Namun, dengan munculnya teknologi dan meningkatnya digitalisasi, metode pengadaan baru yang dikenal sebagai e-Procurement telah muncul sebagai alternatif. Namun, apa saja perbedaan Procurement dan e-Procurement? Simak penjelasannya berikut ini.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Kolaborasi Procurement dan IT

Perbedaan Procurement dan e-Procurement 

Perbedaan Procurement dan e-Procurement 

Perbedaan Procurement dan e-Procurement terletak dari proses pengerjaan pengadaannya. Procurement masih dikerjakan secara manual, sementara e-procurement semua prosesnya dilakukan secara elektronik melalui aplikasi atau website. Jadi pembelian untuk pengadaan bisa dilakukan secara online, dimanapun dan kapanpun.

Perbedaan Procurement dan e-Procurement lainnya adalah kecepatan proses pengadaan. Pengadaan Procurement dapat memakan waktu, dengan waktu tunggu yang lebih lama antara mengidentifikasi kebutuhan dan menerima barang atau jasa. Sebaliknya, pengadaan e-Procurement bisa menyederhanakan proses, memungkinkan pemenuhan pesanan lebih cepat dan lebih menghemat waktu.

Selain itu berikut adalah beberapa perbedaan Procurement dan e-Procurement:

  • Pencarian Vendor: procurement dilakukan secara manual sementara e-procurement untuk kontak dan identitas vendor sudah tersedia di sistem website atau aplikasi.
  • Pendaftaran Vendor: Procurement dilakukan secara manual sehingga penyelenggara harus menyiapkan proses pendaftaran mulai dari waktu, tempat, dan formulir atau surat-surat terkait pengadaan. Sementara, e-procurement untuk pendaftaran vendor dilakukan secara online sehingga penyelenggara cukup memantau dan mengecek data terkait vendor. Untuk vendor hanya cukup login untuk mendaftar.
  • Administrasi: Proses administrasi procurement karena masih dilakukan manual maka butuh tanda tangan manual, berkas hard copy, dan perlu kirim antar dokumen. Sementara e-procurement approval bisa dilakukan kapanpun karena secara online. Atasan hanya perlu memantau pemesanan melalui dashboard.
  • Pengiriman: Pengiriman pemesanan pada procurement sulit untuk dipantau sementara e-procurement lebih mudah untuk dipantau.
  • Rapat Terkait Pengadaan: Untuk procurement dilakukan secara tatap muka sementara e-procurement dilakukan secara online.

Baca Juga: Cara Mengelola Purchase Orders dan Alur Kerja

Kelebihan e-Procurement

Kelebihan e-Procurement

Setelah mengetahui perbedaan Procurement dan e-Procurement, secara umum e-procurement memang menawarkan beberapa keuntungan seperti berikut.

1. Bisa Menghemat Waktu dan Biaya

Perbedaan Procurement dan e-Procurement adalah procurement lebih bisa menghemat biaya operasional dan waktu perusahaan. Biaya yang biasanya ada di procurement seperti akomodasi, perangko, materai, amplop, dan penyewaan ruang rapat bisa dihilangkan saat menggunakan e-procurement.

Selain itu, proses e-procurement bisa menghemat waktu dan tenaga karyawan. Karena, semua barang dan jasa yang dibutuhkan ada di dalam dashboard dan bisa diakses dimanapun dan kapanpun secara online. Selain itu, histori transaksi juga tercatat di dalam sistem sehingga bisa dengan mudah saat ingin melakukan pengadaan kembali. 

2. Menghindari Terjadinya KKN

Sistem e-Procurement juga bisa membantu Anda membuat analisa dan laporan terkait barang dan jasa karena bisa melakukan pencatatan pada setiap prosesnya. Sehingga prosedur dan proses pengadaan jadi lebih transparan.  

Atasan bisa langsung melihat setiap detail transaksi termasuk spesifikasi barang atau jasa yang dibeli. Selain itu, pengadaan online juga bisa mengurangi pertemuan secara langsung yang berisiko menimbulkan KKN. Melalui e-procurement proses pengadaan bisa dipantau secara lebih jelas sehingga bila terjadi kecurangan bisa dikontrol dengan lebih baik.

Baca Juga: Apa Efek Radiasi Laptop terhadap Kesehatan Kita?

3. Manajemen Pengadaan Lebih Baik

Perusahaan yang menggunakan e-Procurement bisaa lebih mudah melacak kinerja pengadaan karena bisa memberikan data dan analitik real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Selain itu, dengan adanya e-procurement juga memudahkan komunikasi dan kolaborasi antara berbagai departemen dan pemasok.

Sistem e-procurement dapat membantu Anda melacak tingkat persediaan dan mengoptimalkan proses pemesanan, sehingga bisa menghindari kelebihan stok atau kekurangan stok.

Kesimpulannya, perbedaan Procurement dan e-Procurement terletak dari caranya memperoleh barang dan jasa. Procurement bergantung pada proses manual dan dokumen fisik, sementara e-Procurement memanfaatkan platform digital dan sistem elektronik.

e-Procurement lebih menawarkan beberapa keuntungan, termasuk peningkatan efisiensi, penghematan biaya, transparansi, dan pemenuhan pesanan yang lebih cepat.  Buat Anda yang bingung memilih e-Procurement mana yang tepat untuk perusahaan, Anda bisa berkonsultasi dengan ProcurA.

Referensi:

https://www.tradogram.com/blog/e-procurement-vs-traditional-procurement

https://www.theaccessgroup.com/en-gb/blog/hsc-e-procurement-vs-traditional-procurement-what-s-the-difference/

https://www.gep.com/blog/technology/traditional-procurement-vs-e-procurement