Dalam era digital yang semakin maju, berbagai proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual kini telah beralih ke sistem digital. Salah satu inovasi yang memberikan dampak signifikan bagi perusahaan adalah integrasi antara sistem e-Procurement dan sistem akuntansi.
e-Procurement atau sistem pengadaan elektronik, memfasilitasi proses pengadaan barang dan jasa secara online. Sementara, sistem akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan keuangan perusahaan.
Mengintegrasikan kedua sistem ini membawa banyak manfaat bagi keberlangsungan dan efisiensi operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaatnya.
1. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Salah satu manfaat utama dari integrasi e-Procurement dan sistem akuntansi adalah peningkatan transparansi dan akuntabilitas. Proses pengadaan sering kali menjadi area yang rawan terhadap praktik-praktik tidak etis seperti penyelewengan anggaran atau pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan.
Dengan integrasi ini, setiap transaksi pengadaan secara otomatis tercatat dalam sistem akuntansi, sehingga mudah untuk dilacak dan dan diaudit. Memungkinkan pihak manajemen dan auditor untuk melihat dengan jelas bagaimana anggaran perusahaan digunakan dan apakah transaksi yang dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Baca Juga: 7 Keterampilan Wajib Dimiliki Procurement Staff
2. Integrasi e-Procurement dengan Sistem Akuntansi: Efisiensi Proses
Proses manual dalam pencatatan transaksi pengadaan sering kali memakan waktu dan berpotensi menimbulkan kesalahan. Dengan integrasi sistem, data transaksi dari sistem e-Procurement langsung tercatat di sistem akuntansi tanpa perlu dilakukan secara manual.
Bukan hanya mempercepat proses, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan pencatatan yang mungkin terjadi akibat input data secara manual.
Efisiensi ini memungkinkan tim akuntansi dan pengadaan untuk fokus pada analisis dan pengambilan keputusan yang lebih strategis, bukan sekadar tugas administratif.
Baca Juga: Sederhana! Ini 8 Alur Sistem Procurement
3. Pengendalian Biaya yang Lebih Baik
Dengan adanya integrasi ini, perusahaan dapat lebih mudah memantau dan mengendalikan pengeluaran. Sistem memberikan informasi lebih baik terhadap seluruh proses pengadaan, sehingga manajemen dapat melihat dengan cepat apakah ada pengeluaran yang melebihi anggaran atau ada pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan.
Selain itu, integrasi ini juga membantu dalam memastikan bahwa anggaran digunakan secara tepat, dan membantu mengidentifikasi area mana yang bisa dioptimalkan pengeluarannya.
4. Integrasi e-Procurement dengan Sistem Akuntansi: Pemantauan Secara Real-Time
Keuntungan lain dari integrasi ini adalah kemampuan untuk memantau transaksi pengadaan dan keuangan perusahaan secara real-time.
Setiap kali transaksi pengadaan selesai, data tersebut langsung diperbarui di sistem akuntansi. Dengan demikian, manajemen dapat memantau posisi keuangan perusahaan kapan saja tanpa harus menunggu laporan bulanan atau triwulanan.
Laporan keuangan yang dihasilkan pun menjadi lebih akurat dan relevan karena didukung oleh data yang selalu up-to-date.
Baca Juga: Menjembatani Kesenjangan antara Procurement dan Marketing
5. Rekonsiliasi yang Lebih Mudah
Salah satu tantangan dalam proses pengadaan dan akuntansi adalah rekonsiliasi antara transaksi pengadaan dengan catatan keuangan. Proses ini sering kali membutuhkan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama jika dilakukan secara manual.
Namun, dengan integrasi antara e-Procurement dan sistem akuntansi, rekonsiliasi dapat dilakukan secara otomatis.
Sistem mencocokkan data pengeluaran dari pengadaan dengan anggaran yang ada, sehingga meminimalisir kesalahan dan mempercepat proses rekonsiliasi.
6. Integrasi e-Procurement dengan Sistem Akuntansi: Patuh Pada Regulasi
Sistem yang terintegrasi, memungkinkan perusahaan memastikan bahwa setiap transaksi yang dilakukan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Data yang tercatat di sistem juga memudahkan perusahaan dalam mempersiapkan laporan kepatuhan yang diperlukan oleh regulator eksternal.
7. Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat dan Tepat
Integrasi antara e-Procurement dan sistem akuntansi memberikan informasi yang lebih lengkap dan akurat kepada manajemen. Dengan akses ke data pengadaan dan keuangan secara real-time, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berdasarkan kondisi keuangan perusahaan terkini.
Integrasi e-Procurement dengan sistem akuntansi adalah langkah strategis yang memberikan banyak manfaat bagi perusahaan.
Dari peningkatan transparansi hingga pengendalian biaya yang lebih baik, integrasi ini tidak hanya membuat proses bisnis lebih efisien tapi juga membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik.
Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, integrasi ini menjadi kunci untuk meningkatkan daya saing dan menjaga keberlanjutan bisnis.
Referensi:
- https://www.procurify.com/blog/pros-cons-e-procurement/
- https://www.unifiedpostgroup.com/news/what-are-the-benefits-of-e-procurement
- https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/consulting/us-benefits-of-integrating-procurement-and-finance-operations.pdf