Audit procurement sering menjadi momok bagi banyak perusahaan. Tidak sedikit yang menghadapi masalah seperti data yang berantakan, prosedur yang tidak jelas, hingga temuan audit yang mengungkap potensi kerugian. Namun, sebenarnya, masalah-masalah ini bisa dihindari dengan pendekatan yang tepat.
5 Penyebab Audit Procurement Bermasalah dan Solusinya
Apa saja penyebab utama masalah ini, dan bagaimana cara mengatasinya? Artikel ini akan membahas tuntas penyebab audit procurement bermasalah, lengkap dengan tips untuk meminimalkan risiko ke depannya.
1. Kurangnya Dokumentasi yang Memadai
Salah satu alasan utama audit procurement sering bermasalah adalah kurangnya dokumentasi. Proses pengadaan barang dan jasa melibatkan banyak tahapan, mulai dari permintaan proposal, evaluasi vendor, hingga kontrak dan pembayaran. Namun, jika dokumen-dokumen ini tidak tersimpan dengan rapi, auditor akan kesulitan memverifikasi langkah-langkah yang telah diambil.
Banyak perusahaan yang masih menyimpan dokumen secara manual atau tersebar di berbagai sistem yang tidak terintegrasi. Ketika auditor meminta bukti transaksi, tim procurement seringkali kebingungan mencari file yang tepat. Sebagai solusinya Anda bisa menggunakan sistem Procurement seperti Procura yang sudah dilengkapi dengan manajemen dokumen yang terintegrasi.
Lalu, pastikan setiap langkah dalam procurement memiliki bukti pendukung yang jelas, seperti laporan evaluasi vendor atau persetujuan internal.
Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas
2. Kebijakan Internal yang Tidak Konsisten
Ketidakkonsistenan dalam kebijakan internal perusahaan juga menjadi salah satu masalah dalam audit procurement. Misalnya, ada perusahaan yang memiliki aturan procurement tetapi tidak pernah diperbarui sesuai dengan regulasi terbaru. Akibatnya, auditor menemukan gap antara praktik di lapangan dan kebijakan yang seharusnya diikuti.
Anda bsia lakukan review rutin terhadap kebijakan procurement. Sesuaikan juga kebijakan dengan regulasi terbaru, seperti Peraturan LKPP atau standar ISO 20400 tentang procurement yang berkelanjutan.
Baca Juga: Crowdsourcing: Pengertian, Manfaat, dan Tantangan dalam Procurement
3. Konflik Kepentingan yang Tidak Terdeteksi
Audit procurement seringkali mengungkap adanya konflik kepentingan antara pihak internal perusahaan dan vendor. Hal ini dapat merusak integritas proses pengadaan dan mengakibatkan sanksi serius jika tidak diatasi. Tanda-tanda konflik kepentingan misalnya vendor yang dipilih ternyata memiliki hubungan pribadi dengan pengambil keputusan. Atau proses tender yang terlihat formalitas saja, dengan pemenang yang sudah ditentukan sejak awal.
Untuk menghindarinya, Anda bisa menerapkan kebijakan whistleblowing untuk melaporkan potensi konflik kepentingan. Lalu, gunakan sistem e-procurement untuk meningkatkan transparansi dan mengurangi intervensi subjektif.
4. Ketidakpatuhan Pada Regulasi
Banyak perusahaan yang belum sepenuhnya memahami regulasi pengadaan yang berlaku, terutama jika mereka bekerja dengan pemerintah atau lembaga internasional. Ketidakpatuhan terhadap aturan ini menjadi masalah besar saat audit berlangsung.
Misalnya tidak mencantumkan syarat teknis yang lengkap dalam tender. Untuk itu, pastikan tim procurement mendapatkan pelatihan reguler tentang peraturan yang berlaku. Serta gunakan checklist audit untuk memastikan kepatuhan sebelum auditor datang.
Baca Juga: 5 Manfaat Blockchain Pada E Procurement Perusahaan Swasta
5. Kurangnya Teknologi yang Mendukung
Di era digital ini, banyak perusahaan yang masih bergantung pada proses manual untuk pengadaan dan audit. Ketika auditor datang, proses ini menjadi sangat memakan waktu dan rawan kesalahan. AKibatnya, dokumen pun sulit dilacak.. Lalu, proses verifikasi jadi lambat, sehingga audit memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan.
Anda bisa menggunakan e-procurement yang terintegrasi dengan sistem akuntansi dan ERP. Gunakan analitik data untuk memantau kinerja procurement secara real-time.
6. Kurangnya Pelatihan Tim Procurement
Tim procurement yang kurang terlatih sering menjadi akar masalah dalam audit. Ketidaktahuan mereka tentang prosedur yang benar dapat menyebabkan kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari.
Adakan pelatihan rutin untuk tim procurement, terutama terkait standar etika, regulasi, dan dokumentasi. Lalu, libatkan auditor internal untuk memberikan simulasi audit sebelum audit resmi berlangsung.
7. Tidak Adanya Rencana Audit Internal
Audit internal yang lemah atau bahkan tidak ada sama sekali sering menyebabkan perusahaan tidak siap saat audit eksternal dilakukan. Akibatnya, masalah yang seharusnya bisa dideteksi lebih awal malah terbongkar oleh auditor eksternal.
Solusinya Anda bisa menjadwalkan audit internal secara berkala. Kemudian, gunakan temuan dari audit internal untuk memperbaiki proses procurement sebelum audit eksternal
Audit procurement yang bermasalah bukanlah hal yang tidak bisa dihindari. Dengan perencanaan yang matang, penggunaan teknologi yang tepat, serta pelatihan tim yang memadai, perusahaan Anda dapat menjalani audit procurement dengan lebih lancar. Ingat, audit bukan hanya tentang menemukan kesalahan, tetapi juga menjadi peluang untuk meningkatkan proses pengadaan agar lebih transparan, efisien, dan sesuai regulasi.
Referensi:
- https://www.getpluto.com/procurement/audit#:~:text=Some%20common%20procurement%20challenges%20are,or%20conduct%20a%20procurement%20audit.
- https://veridion.com/blog-posts/procurement-audit-challenges/
- https://ironcladapp.com/journal/procurement/purchasing-process-audit-problem-solving/