Sistem pengadaan merupakan salah satu komponen penting yang mempengaruhi kelancaran operasional bisnis. Ketika dilakukan dengan baik, pengadaan bisa menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Namun, jika tidak dikelola dengan benar, pengadaan yang buruk dapat menghambat perkembangan bisnis dan bahkan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk secara rutin mengevaluasi proses pengadaan mereka.
Baca Juga: Pemesanan Ulang Manajemen Persediaan, 5 Tipsnya di Sini
Bagaimana Mengetahui Sistem Pengadaan Anda Sudah Benar?
Ada beberapa tanda yang bisa menjadi indikasi bahwa pengadaan Anda perlu diperbaiki. Berikut adalah 5 tanda penting yang harus Anda perhatikan.
1. Sering Mengalami Keterlambatan Pengiriman Barang
Jika sistem pengadaan Anda sering mengalami keterlambatan dalam pengiriman barang atau jasa, itu adalah tanda bahwa ada masalah dalam sistem pengadaan Anda. Keterlambatan ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kurangnya koordinasi antara tim pengadaan dan vendor, atau proses pemilihan vendor yang kurang selektif.
Hal ini bisa merugikan bisnis Anda karena akan mempengaruhi jadwal produksi atau operasional yang telah direncanakan.Untuk menghindari keterlambatan pengiriman, pastikan Anda memilih vendor yang memiliki rekam jejak yang baik dalam hal ketepatan waktu. Gunakan juga sistem pengelolaan pengadaan yang lebih terstruktur dan lakukan pemantauan secara berkala untuk mengidentifikasi potensi masalah lebih awal.
2. Anggaran Pengadaan Sering Melonjak
Proses pengadaan yang tidak terkelola dengan baik sering kali menyebabkan anggaran yang awalnya telah disusun justru membengkak. Hal ini bisa terjadi jika Anda tidak memiliki sistem yang jelas dalam merencanakan pengeluaran atau jika proses pembelian dilakukan secara impulsif tanpa mempertimbangkan biaya yang seharusnya. Pembengkakan anggaran ini tentu dapat mengurangi profit perusahaan dan bahkan menyebabkan kerugian.
Rencanakan pengadaan dengan lebih hati-hati dan lakukan analisis anggaran yang mendalam. Gunakan sistem pengadaan berbasis teknologi untuk mengontrol pengeluaran dan mencegah pembelian yang tidak perlu. Pastikan setiap pembelian atau kontrak sudah melalui tahap persetujuan yang tepat.
3. Proses Pengadaan Terlalu Lama
Jika proses pengadaan di perusahaan Anda memakan waktu yang sangat lama, itu bisa menjadi indikasi adanya masalah dalam sistem atau koordinasi tim. Proses yang lambat tidak hanya merugikan waktu, tetapi juga bisa berdampak pada efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Proses pengadaan yang rumit dan memakan waktu bisa menghambat produk atau layanan sampai ke tangan konsumen dengan lebih cepat.
Sebagai solusinya, Anda bisa mengevaluasi setiap langkah dalam proses pengadaan dan identifikasi area yang bisa dipercepat. Misalnya, pertimbangkan untuk menggunakan teknologi otomatisasi dalam pengadaan atau memperbaiki alur komunikasi antar departemen terkait. Hal ini dapat mempercepat proses tanpa mengurangi kualitas.
Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas
4. Kurangnya Transparansi dalam Sistem Pengadaan
Transparansi adalah hal yang sangat penting dalam pengadaan, baik bagi tim internal perusahaan maupun vendor. Tanpa transparansi, Anda bisa menghadapi berbagai masalah seperti kurangnya akuntabilitas atau bahkan risiko penipuan. Jika tim Anda tidak bisa melihat status pengadaan secara real-time, atau jika vendor tidak memberikan update yang jelas, itu bisa menyebabkan kebingunguan dan kesalahan dalam pengadaan.
Anda bisa meningkatkan transparansi dengan menggunakan sistem manajemen pengadaan berbasis cloud yang memungkinkan semua pihak terkait untuk mengakses informasi secara real-time. Dengan demikian, Anda bisa memonitor setiap tahapan dalam proses pengadaan dengan lebih mudah dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.
Baca Juga: Supplier Dependency: Bahaya dan 5 Cara Menghindarinya
5. Tidak Ada Evaluasi Kinerja Vendor Secara Rutin
Salah satu cara untuk memastikan pengadaan Anda berjalan dengan baik adalah dengan mengevaluasi kinerja vendor secara berkala. Jika Anda tidak pernah melakukan evaluasi terhadap vendor yang ada, Anda mungkin tidak menyadari ada masalah yang menghambat kinerja mereka. Misalnya, mereka mungkin terlambat mengirimkan barang atau tidak memenuhi kualitas yang dijanjikan.Lakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala dengan menggunakan kriteria yang jelas.
Anda bisa menggunakan KPI (Key Performance Indicators) untuk menilai sejauh mana vendor memenuhi harapan perusahaan. Jika ada vendor yang tidak memuaskan, pertimbangkan untuk mencari alternatif lain yang lebih baik.
Proses pengadaan yang efektif sangat penting untuk kelancaran bisnis. Dengan memperhatikan lima tanda di atas, Anda bisa lebih cepat mengidentifikasi apakah sistem pengadaan Anda sudah berjalan dengan baik atau perlu perbaikan. Menggunakan teknologi, merencanakan dengan lebih hati-hati, dan melakukan evaluasi rutin adalah beberapa langkah yang bisa Anda ambil untuk memastikan sistem pengadaan berjalan lancar dan efisien.
Jadi, sudahkah Anda mengevaluasi proses pengadaan Anda hari ini? Jika belum, inilah saatnya untuk melakukan perubahan dan memastikan pengadaan Anda dapat mendukung kesuksesan bisnis Anda.
Referensi:
- https://blog.weproc.com/en/purchasing-process/8-warning-signs-of-poor-procurement-management/
- https://anvyl.com/6-signs-youre-doing-procurement-management-right/
- https://www.linkedin.com/posts/keith-wright-4aa823a8_5-signs-that-your-procurement-strategy-is-activity-7223971978024538114-goqy/