Seiring perusahaan berkembang menambah departemen, cabang baru, atau bahkan memperluas ke wilayah baru, mengelola sistem pengadaan barang bisa menjadi lebih kompleks. Di sinilah struktur pengadaan terpusat sangat bermanfaat.
Lalu, apa itu sistem pengadaan barang terpusat? Ini adalah model di mana satu tim pusat, biasanya di tingkat perusahaan, bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan. Tim ini mengatur apa yang dibeli, dari mana, dan berapa biayanya untuk seluruh organisasi.
Dengan sistem pengadaan terpusat, manajer pengadaan dapat melihat gambaran besar, mencegah pesanan ganda, dan mendapatkan kesepakatan lebih baik dengan pemasok melalui pembelian dalam jumlah besar. Keuntungannya tidak hanya soal harga yang lebih rendah, tetapi juga pengurangan biaya transportasi dan inventaris yang dapat menumpuk seiring waktu.
Berikut adalah cara beralih ke sistem pengadaan barang terpusat.
Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!
1. Perhatikan Proses yang Sedang Berjalan
Sebelum Anda dapat melakukan perbaikan, Anda harus mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak. Luangkan waktu untuk memeriksa bagaimana keadaan berjalan saat ini. Apakah perusahaan menghadapi pengeluaran berlebihan tetapi tidak dapat mengidentifikasi sumbernya? Apakah data tersebar di seluruh departemen? Memahami di mana letak kesalahan membantu Anda mengetahui dengan tepat di mana sistem pengadaan barang perlu ditingkatkan.
2. Tentukan Tujuan
Apa tujuan akhir Anda dengan menerapkan sistem pengadaan barang terpusat? Apakah Anda ingin menghemat uang, mempercepat proses, mengurangi jumlah pemasok yang Anda tangani, atau sekadar menjaga semuanya tetap terkendali? Apa pun itu, jelaskan secara spesifik. Jika Anda tahu seperti apa kesuksesan itu, Anda akan memiliki peluang yang lebih baik untuk benar-benar mencapainya.
Di sinilah pentingnya menetapkan tujuan yang terukur. Anda ingin melacak kemajuan dan peningkatan dengan memperkenalkan struktur organisasi pengadaan terpusat, bukan? Jadi, tetapkan metrik dan KPI (Indikator Kinerja Utama) yang tepat untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar, seperti:
- Waktu siklus pesanan pembelian (berapa lama waktu yang dibutuhkan dari permintaan pembelian hingga pembayaran)
- Penghematan biaya (berapa banyak yang Anda hemat setelah menggabungkan pesanan, menghilangkan pengeluaran yang tidak masuk akal, dan menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik)
- Tingkat kepatuhan (berapa banyak pembelian yang mematuhi kebijakan internal dan persyaratan hukum Anda)
- Belanja yang dikelola (seberapa besar belanja pengadaan yang terjadi di bawah kendali manajer pengadaan)
Baca Juga: 7 Faktor Keberhasilan Strategi Negosiasi dalam Procurement
3. Libatkan Semua Orang
Menerapkan model pengadaan terpusat bukan sekadar masalah pengadaan — Anda perlu semua departemen memiliki pemahaman yang sama. Keuangan, TI, pengadaan, jajaran eksekutif, dan bahkan pemasok Anda harus tahu apa yang akan terjadi. Ketika semua orang bergerak ke arah yang sama, akan jauh lebih mudah untuk menghindari hambatan di jalan. Selain itu, dengan cara ini, tidak ada yang terkejut ketika sistem pengadaan barang terpusat yang baru diluncurkan.
Saat menerapkan model pengadaan baru, wajar saja jika Anda menemui beberapa penolakan. Itulah sebabnya komunikasi yang jelas sangat penting. Mulailah dengan menjelaskan alasan Anda membuat perubahan dan bagaimana perubahan tersebut selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Jika semua pemangku kepentingan memahami gambaran yang lebih besar, mereka cenderung akan ikut serta.
Berikutnya, soroti manfaat spesifik pengadaan terpusat untuk setiap tim. Misalnya, keuangan akan memiliki laporan pengeluaran yang lebih jelas dan pelacakan pengeluaran secara real-time, yang memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat, sementara departemen lain akan menikmati proses yang lebih mudah untuk mengajukan permintaan dan melacak pesanan secara real-time. Terakhir, tekankan bagaimana sistem pembelian terpusat yang baru akan mengurangi beban kerja dan menyederhanakan proses pengadaan barang dan jasa.
Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!
4. Pilih Sistem Pengadaan Barang Terpusat yang Tepat
Carilah solusi yang mengotomatiskan sebanyak mungkin. Anda menginginkan sesuatu yang akan menghemat waktu tim Anda, bukan menciptakan lebih banyak pekerjaan yang menyita waktu.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Mengelola semua lokasi dari satu akun membantu mengendalikan aktivitas pembelian di seluruh anak perusahaan Anda tanpa kekacauan dalam mengelola sistem yang terpisah.
- Mengintegrasikan perangkat lunak pengadaan dengan sistem ERP dan akuntansi Anda secara lancar membantu menghilangkan kerumitan entri data manual yang berulang. Jika perangkat lunak pembelian terpusat tidak memiliki integrasi bawaan dengan sistem yang Anda butuhkan, lihat apakah perangkat lunak tersebut menawarkan opsi bagi tim Anda untuk mengaturnya melalui API.
- Sistem pembelian terpusat dengan fitur keamanan bawaan memastikan data keuangan sensitif Anda terlindungi. Beberapa standar dan peraturan keamanan global yang perlu Anda perhatikan adalah GDPR, CCPA, dan SOC2.
- Jika tim dukungan pelanggan cepat membalas dan dapat mengatur segalanya untuk Anda, itu merupakan kemenangan besar untuk permulaan yang lancar. Selain itu, pastikan mereka menawarkan pelatihan dan sumber daya yang bermanfaat sehingga tim Anda dapat segera beradaptasi tanpa harus repot.
- Mampu menyiapkan alur kerja persetujuan multi-langkah dalam sistem pembelian terpusat berarti Anda dapat menyesuaikan proses agar sesuai dengan berbagai kebutuhan setiap orang yang terlibat. Kustomisasi memungkinkan tim Anda membuat proses persetujuan yang selaras dengan persyaratan khusus perusahaan Anda, baik persetujuan tersebut bergantung pada ukuran pembelian atau aturan khusus departemen.
- Pelacakan anggaran secara real-time berarti tidak ada lagi pengeluaran tak terduga yang dapat mengacaukan perencanaan keuangan Anda. Selain itu, prioritaskan sistem pengadaan terpusat yang menampilkan anggaran yang tersedia saat Anda menyetujui pembelian.
- Pelaporan komprehensif memberi Anda akses cepat ke wawasan utama tentang dokumen pengadaan, pemasok, dan pengeluaran. Pelaporan ini membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data dan menemukan area yang dapat Anda tingkatkan proses atau hemat biaya.
- Memiliki aplikasi seluler berarti karyawan Anda dapat menangani permintaan saat mereka bepergian, sehingga mengurangi waktu henti.