Nomor Purchase Order: Cara dan Manfaatnya

Purchase order (PO) adalah permintaan resmi untuk barang atau jasa yang menjadi dokumen yang mengikat secara hukum setelah vendor menerimanya. Dokumen ini penting untuk kelancaran operasi pengadaan. Dokumen ini memandu vendor saat mereka memenuhi pesanan dan membantu pembeli dalam memverifikasi faktur dan menganalisis pembelian dan pengeluaran mereka.

Namun, semuanya akan menjadi rumit tanpa satu detail yang tampaknya kecil namun penting yaitu nomor pesanan pembelian.

Apa Itu Nomor Purchase Order?

Nomor PO adalah kode referensi numerik atau alfanumerik unik yang ditetapkan untuk purchase order. Nomor PO biasanya terletak di bagian atas purchase order, sering kali di dekat header dokumen untuk memudahkan referensi. Pembeli dan penjual menggunakannya untuk memantau barang dan transaksi tertentu secara mudah selama seluruh proses pemesanan. Namun, nomor PO memiliki aplikasi yang jauh lebih luas dalam operasi pengadaan.

Cara Membuat Nomor PO

Tidak ada standar universal tentang cara menggunakannya secara tepat. Yang penting adalah sistem tersebut mematuhi pola berurutan untuk memberikan kode yang unik dan mudah dikenali pada setiap pesanan pembelian. Kode unik ini dapat dibuat secara manual atau otomatis menggunakan perangkat lunak pembelian. Mari kita bahas lebih lanjut pendekatan yang diambil perusahaan untuk membuat sistem nomor PO.

1. PO Manual

Biasanya, perusahaan kecil dengan jumlah pembelian yang sedikit per bulan membuat templat pesanan pembelian mereka sendiri dan menetapkan nomor PO secara manual. Beberapa bisnis membuatnya cukup mudah dengan memulai dari angka satu dan menghitungnya dari sana. Yang lain memulai dengan angka seperti 001 atau bahkan 00001. Misalnya, pesanan pembelian pertama dapat diberi tag sebagai “PO 00001,” diikuti oleh yang berikutnya sebagai “PO 00002,” dan seterusnya.

Beberapa perusahaan menyertakan tanggal untuk membuat nomor lebih terperinci. Misalnya, nomor PO untuk pesanan pembelian yang dikirim pada tanggal 26 Oktober 2023, mungkin terlihat seperti “PO 10262023-000001.” Namun, hal itu tidak perlu, karena tanggal pembuatan sudah disebutkan dalam PO.

Pendekatan manual memiliki beberapa kelemahan serius yang menjadi lebih terlihat ketika sebuah perusahaan mulai memproses banyak pesanan:

Sistem nomor PO manual rentan terhadap kesalahan manusia dan memiliki risiko duplikasi atau kesalahan klasifikasi nomor PO.
Pendekatan manual lebih memakan waktu, karena petugas pengadaan atau operasi perlu mengambil dan merujuk silang pesanan pembelian untuk menghindari pengulangan nomor.
Sistem manual tidak memiliki keamanan data dan memerlukan waktu dan upaya tambahan untuk mencadangkan dokumen, yang membuatnya lebih rentan terhadap kehilangan data.

2. PO Otomatis

Seiring dengan meningkatnya skala operasi perusahaan dan kebutuhan pasokan yang meningkat, pemberian kode unik secara manual untuk setiap pesanan menjadi tidak dapat diandalkan dan memakan waktu. Sebagai respons terhadap tantangan yang semakin besar ini, banyak perusahaan memilih untuk mengotomatiskan proses pesanan pembelian mereka dengan sistem PO.

Misalnya dengan ProcurA dapat memanfaatkan templat PO yang mudah dan dapat disesuaikan untuk membuat pesanan pembelian, dan sistem akan menetapkan nomor PO berurutan secara otomatis.

Manfaat Menggunakan Nomor Purchase Order

Nomor pesanan pembelian sangat penting bagi tim administrasi, pengadaan, dan akuntansi karena beberapa alasan berikut.

1. Pelacakan Sederhana Data Terkait Pengadaan

Pencatatan yang efektif merupakan tulang punggung bisnis yang terorganisasi dengan baik, dan nomor PO yang unik pada setiap purchase order memegang peranan penting dalam proses ini. Pada dasarnya, nomor PO membuat dokumen mudah diambil dalam basis data dan memungkinkan karyawan dengan cepat memeriksa apakah purchase order telah disetujui, dikirim ke pemasok, atau dipenuhi.

Nomor PO tidak hanya untuk visibilitas saat ini; nomor ini juga membuat tugas lebih mudah di masa mendatang. Bayangkan ini: Anda perlu meninjau kembali pembelian sebelumnya, mungkin untuk audit atau sekadar mengingat detail tertentu. Nomor PO memungkinkan Anda mencari transaksi historis tersebut di antara arsip digital.

2. Verifikasi Faktur Cepat

Nomor PO tidak hanya dicantumkan pada purchase order tetapi juga pada faktur penjualan. Hubungan ini menyederhanakan proses penting yang dikenal sebagai ” pencocokan tiga arah ,” di mana faktur dibandingkan dengan purchase order terkait dan tanda terima sebelum pembayaran. Prosedur ini memastikan bahwa semua dokumen cocok dalam hal barang, jumlah, dan harga, yang bertindak sebagai perlindungan terhadap faktur palsu dan duplikat atau permintaan pembayaran penuh untuk pengiriman sebagian.

Nomor PO berfungsi sebagai penghubung antar dokumen, yang secara signifikan meningkatkan peluang mendeteksi ketidaksesuaian dan memungkinkan karyawan menemukan dokumen terkait dengan lebih cepat. Oleh karena itu, nomor PO meminimalkan kerumitan terkait pembayaran dan menyederhanakan verifikasi faktur. Manfaat tersebut sangat penting, mengingat waktu persetujuan faktur dan pembayaran yang lama merupakan tantangan utama bagi AP .

3. Manajemen Inventaris yang Transparan

Nomor PO membantu tim pengadaan dan operasi melacak barang masuk dan inventaris yang tersedia dengan lebih baik. Karyawan dapat menggunakannya untuk memeriksa barang apa saja yang telah dipesan dan dikirim berdasarkan nomor PO dari pesanan pembelian yang telah diselesaikan.

Visibilitas inventaris yang ditingkatkan ini juga merupakan pengubah permainan dalam hal penghematan uang. Visibilitas ini memberdayakan perusahaan untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu dengan melakukan pemeriksaan cepat untuk melihat apakah barang yang dibutuhkan telah dipesan atau sudah tersedia di gudang atau kantor lain, memastikan bahwa departemen tidak mengeluarkan biaya yang tidak perlu.

4. Memudahkan Memberi Gambaran Pengeluaran

Nomor PO membantu tim keuangan mengakses pesanan pembelian yang diperlukan dengan cepat dan memberikan gambaran menyeluruh tentang pengeluaran yang tertunda. Dengan demikian, perusahaan dapat memiliki perencanaan arus kas yang efektif dan menyisihkan dana yang diperlukan untuk menutupi kewajiban ini.

Nantinya dalam proses pengadaan, nomor PO juga dapat digunakan untuk mengakses perintah pembelian yang dibutuhkan dengan cepat guna memverifikasi dan menganalisis pengeluaran historis. Bisnis dapat menggunakan data ini untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya yang potensial dan menegosiasikan persyaratan yang lebih menguntungkan dengan pemasok pilihan.

Komunikasi yang jelas dengan pemasok
Nomor PO memperlancar komunikasi antara pembeli dan pemasok dengan menyediakan titik referensi yang jelas untuk semua transaksi. Selain itu, penyertaan nomor PO membantu dalam penyelesaian kemungkinan perselisihan dengan vendor. Jika terjadi perselisihan, baik pembeli maupun pemasok dapat dengan mudah merujuk ke purchase order asli menggunakan nomor PO.

Referensi:

https://precoro.com/blog/po-numbers/
https://tipalti.com/resources/learn/what-is-a-po-number/#:~:text=A%20PO%20number%20is%20a,for%20AP%20and%20accounting%20teams.
https://www.deskera.com/blog/po-number/

Nomor Purchase Order: Pengertian, Cara, dan Manfaatnya