Manajemen pengeluaran adalah serangkaian praktik untuk mengendalikan bagaimana suatu bisnis membelanjakan uang.Perusahaan biasanya memilih perangkat lunak tambahan untuk membantu mendukung proses ini, dan aplikasi manajemen praktik terbaik dapat menyederhanakan upaya ini.
Manajemen pengeluaran memungkinkan pengadaan dan sumber daya yang efisien , pengeluaran yang teratur, pendaftaran pembelian spontan yang tepat waktu, dan pengurangan penipuan dan kesalahan.
Sebagai pendekatan yang komprehensif, manajemen pengeluaran biasanya mencakup manajemen pemasok, kategori, alur kerja persetujuan, inventaris, dan dokumen. Ini tentang pelacakan dan analisis praktik pengeluaran bisnis.
Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!
9 Cara Manajemen Pengeluaran Bagi Bisnis
Setiap perusahaan menyesuaikan proses manajemen pengeluarannya secara individual berdasarkan industri, ukuran, struktur, dan hal-hal spesifik lainnya. Strategi pengeluaran yang efisien didasarkan pada data pengeluaran perusahaan yang sebenarnya. Tidak ada skenario universal yang berlaku untuk setiap perusahaan, tetapi proses 9 langkah berikut dapat berfungsi sebagai titik awal untuk membangun sistem manajemen pengeluaran khusus.
1. Mengidentifikasi pengeluaran bisnis saat ini
Proses manajemen pengeluaran dimulai dengan mengidentifikasi pengeluaran perusahaan. Sebaiknya kumpulkan dokumentasi seperti permintaan pembelian , perintah pembelian, tanda terima, faktur pemasok , gaji, dll. untuk mengetahui: Untuk apa perusahaan membayar?
2. Ekstrak data pengeluaran dan pusatkan
Dapatkan informasi sebanyak mungkin tentang pengeluaran, misalnya harga, nama, ketentuan pengiriman, jenis barang dan jasa, ketentuan pembayaran, dll. Data semacam itu dapat ditemukan dalam dokumen, email, sistem akuntansi, atau bahkan pada salinan cetak. Namun, demi keamanan dan aksesibilitas, lebih baik mengumpulkan dan mendigitalkan data pengeluaran untuk menyimpannya di satu tempat yang aman.
3. Membersihkan, memverifikasi, dan mengelompokkan data
Mengumpulkan data saja tidak cukup, karena data perlu diproses terlebih dahulu. Ini meliputi menghapus duplikat, memastikan data menggunakan satu mata uang dan format yang sama, memperbaiki kesalahan ejaan, serta memverifikasi nama pemasok dan karyawan.
Penting bagi kepala departemen dan profesional yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data yang sudah dibersihkan itu valid. Setelah data bersih dan jelas, barulah bisa dianalisis lebih lanjut. Carilah pola atau pengecualian yang ada, sehingga pengeluaran bisa dikelompokkan berdasarkan tujuan, departemen, dan jenis pembayarannya.
Baca Juga: 7 Faktor Keberhasilan Strategi Negosiasi dalam Procurement
4. Buat dan konfirmasikan kategori pengeluaran
Sekarang, Anda bisa menetapkan kategori pengeluaran berdasarkan data yang ada. Kategori ini membantu merencanakan pembayaran di masa depan. Setiap bisnis memiliki kategori pengeluaran yang berbeda, misalnya, kontrak pemasok, pembelian bahan baku, biaya iklan, gaji, perlengkapan kantor, dan lain-lain. Pastikan untuk mengonfirmasi kategori pengeluaran ini dengan kepala departemen dan pihak terkait lainnya.
5. Menganalisis pengeluaran saat ini
Selanjutnya, data yang telah dibersihkan dan dikategorikan dapat dianalisis untuk menentukan bagaimana sebuah perusahaan menghabiskan uang. Apa kategori pengeluaran terbesar? Berapa banyak pembayaran yang dilakukan setiap bulan ? Seberapa cepat faktur dan pembayaran diproses? Apakah makan siang bisnis membuahkan hasil? Apakah perusahaan tersebut memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon?
6. Memperkirakan pengeluaran
Dengan memahami pengeluaran saat ini, Anda bisa merencanakan pengeluaran di masa depan. Sebaiknya buat perkiraan jangka pendek dan jangka panjang, namun ingat bahwa perkiraan jangka panjang perlu ditinjau secara berkala.
Apakah pengeluaran saat ini sudah sesuai dengan arah yang diinginkan bisnis Anda? Bisakah Anda mencapai tujuan dengan dana yang lebih sedikit, atau perlu investasi lebih banyak? Bagaimana kondisi pasar, dan apakah ada perubahan yang bisa mempengaruhi bisnis? Pertanyaan-pertanyaan ini membantu tim keuangan membuat perkiraan berdasarkan arus kas saat ini. Terus meningkatkan perkiraan seiring waktu juga merupakan bagian dari strategi pengelolaan pengeluaran yang efektif.
7. Menetapkan kebijakan pengelolaan pengeluaran
Setelah mengetahui pengeluaran saat ini dan merencanakan pengeluaran di masa depan, langkah selanjutnya adalah mencari cara untuk mencapainya. Tentukan kebijakan pengelolaan pengeluaran untuk pengadaan dan biaya karyawan. Kebijakan ini harus jelas agar semua orang di organisasi memahami prosedurnya dan menghindari kesalahan.
Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!
8. Menerapkan sistem yang tepat
Karyawan cenderung mengikuti alur kerja dan kebijakan jika prosesnya mudah. Mereka lebih besar kemungkinannya untuk mengirimkan laporan, permintaan, perintah, tanda terima, dan dokumen lainnya tepat waktu jika bisa melakukannya lewat platform yang mudah digunakan. Dengan alat yang tepat, karyawan bisa mengirim, meninjau, mengedit, dan mengonfirmasi dokumen secara langsung, bahkan saat sedang bepergian.
9. Memberlakukan KPI dan pelaporan rutin
Jika pengeluaran dibagi ke dalam kategori yang jelas dan dicatat dengan tepat waktu dalam sistem terpusat, maka pengeluaran tersebut dapat dianalisis kapan saja. Manajer pengeluaran dapat mengukur kinerja perusahaan menggunakan KPI (Key Performance Indicators) yang sesuai dengan tujuan bisnis. Dalam pengadaan, ada beberapa KPI yang perlu diperhatikan, seperti penghematan biaya, kualitas, pengiriman, dan inventaris.
KPI sangat penting untuk sesi evaluasi di akhir periode, seperti laporan tahunan. Namun, dengan laporan sementara, manajer bisa segera mengenali masalah dalam sistem dan melakukan penyesuaian saat dibutuhkan. Pelaporan rutin juga memastikan akuntabilitas yang lebih baik, karena semua pihak yang terlibat siap untuk dievaluasi secara berkala.
Referensi:
- https://precoro.com/blog/what-is-spend-management-and-why-is-it-important/
- https://tipalti.com/resources/learn/what-is-spend-management/
- https://www.medius.com/glossary/spend-management/