Proses approval procurement sering kali dianggap sebagai salah satu langkah yang memakan waktu.
Namun, tahukah Anda bahwa proses ini merupakan bagian yang sangat penting untuk menjamin keberhasilan dan transparansi pengadaan barang atau jasa?
Artikel ini akan mengulas alasan mengapa proses approval sangat krusial dalam procurement.
1. Fungsi Approval Procurement: Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Salah satu tujuan utama dari proses approval adalah untuk menciptakan transparansi. Setiap keputusan yang diambil, mulai dari pemilihan vendor hingga pengeluaran anggaran, harus dapat dipertanggungjawabkan.
Dengan adanya proses approval, setiap langkah dalam pengadaan dapat direview oleh pihak-pihak yang berwenang, sehingga meminimalkan risiko penyimpangan.
Misalnya, ketika suatu organisasi melakukan pembelian dalam jumlah besar, proses approval membantu memastikan bahwa anggaran yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan dan tidak ada potensi konflik kepentingan.
Hal ini tidak hanya melindungi organisasi dari risiko keuangan, tetapi juga menjaga reputasi bisnis.
Baca Juga: 7 KPI Procurement yang Wajib Anda Perhatikan!
2. Memastikan Kepatuhan terhadap Kebijakan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur internal yang harus diikuti dalam proses procurement.
Proses approval memastikan bahwa setiap langkah pengadaan telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Kebijakan ini dapat mencakup berbagai aspek, seperti batasan anggaran, kriteria pemilihan vendor, dan persyaratan dokumentasi.
Tanpa proses approval yang ketat, ada kemungkinan besar terjadi penyimpangan dari kebijakan, yang dapat berujung pada masalah hukum atau kerugian finansial.
Oleh karena itu, proses ini berperan sebagai mekanisme pengawasan yang memastikan setiap aktivitas procurement berjalan sesuai aturan.
3. Mengurangi Risiko Kesalahan
Proses approval berfungsi sebagai filter untuk mendeteksi dan mencegah potensi kesalahan atau penyimpangan.
Dalam banyak kasus, keputusan pengadaan melibatkan jumlah uang yang signifikan, sehingga sangat penting untuk memastikan bahwa setiap keputusan telah dipertimbangkan dengan matang.
Contoh nyata dari manfaat ini adalah dalam pemilihan vendor.
Dengan adanya proses approval, tim procurement dapat memastikan bahwa vendor yang dipilih telah memenuhi semua persyaratan, seperti legalitas, kinerja, dan kualitas.
Selain itu, proses ini juga membantu menghindari risiko fraud atau tindakan korupsi yang dapat merugikan perusahaan.
Baca Juga: 3 Jenis Kontrak Procurement, Wajib Anda Tahu!
4. Fungsi Approval Procurement: Meningkatkan Efisiensi Operasional
Meskipun terdengar kontradiktif, proses approval yang terstruktur sebenarnya dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Dengan sistem yang jelas dan terstandardisasi, setiap pihak yang terlibat dalam procurement tahu persis langkah-langkah yang harus dilakukan.
Hal ini meminimalkan risiko terjadinya kebingungan atau penundaan yang tidak perlu.
Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi, seperti software manajemen procurement, untuk mempercepat proses approval.
Sistem ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, sekaligus tetap menjaga transparansi dan akuntabilitas.
Baca Juga: 5 Strategi Anti Gagal Kelola Risiko Procurement!
5. Menjamin Pengelolaan Anggaran yang Lebih Baik
Proses approval berperan penting dalam mengontrol pengeluaran perusahaan.
Dengan adanya review dan persetujuan dari pihak yang berwenang, setiap pengeluaran anggaran dapat dipastikan sesuai dengan prioritas dan kebutuhan bisnis.
Ini membantu mencegah pengeluaran yang tidak perlu dan memastikan bahwa anggaran digunakan secara optimal.
Sebagai contoh, jika ada permintaan pembelian barang yang tidak masuk dalam perencanaan anggaran, proses approval dapat menahan pengeluaran tersebut hingga dilakukan evaluasi lebih lanjut.
Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga stabilitas keuangan dan mencapai target bisnis yang telah ditetapkan.
Proses approval dalam procurement bukan sekadar formalitas, melainkan langkah penting untuk memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil berada dalam koridor transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas.
Dengan adanya proses ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, dan mengelola anggaran dengan lebih baik.
Jadi, meskipun terkadang terasa memakan waktu, proses approval adalah investasi jangka panjang yang memberikan manfaat besar bagi keberhasilan pengadaan dan keberlanjutan bisnis Anda.
Jangan abaikan pentingnya proses ini, karena keputusan yang tepat hari ini akan menentukan kesuksesan perusahaan di masa depan.