Simak di Sini Pengertian & Tahapan Contract Management!

Apalah artinya kerja sama jika tidak ada kontrak di dalamnya? Misalnya saja Anda seorang karyawan suatu perusahaan swasta, lalu Anda tidak diberi kontrak kerja terkait lama waktu kerja, gaji, tunjangan, dan hal-hal lainnya, langkah apa yang akan Anda rencanakan? Tetap bekerja meskipun tanpa kontrak atau meminta kontrak kerja kepada atasan atau memilih mundur dari perusahaan? 

Agar kerja sama antara dua pihak berlangsung sesuai dengan regulasi yang ada, dibutuhkan suatu kontrak. Untuk skala perusahaan yang bekerja sama dengan beberapa vendor, dibutuhkan suatu contract management. Apa pengertian dan bagaimana tahapannya?

Pengertian Contract Management

Contract management atau manajemen kontrak adalah proses pengelolaan segala aspek yang berkaitan dengan kesepakatan antara dua belah pihak yang menjalin kerja sama. Lantas, apa sih tujuan dibuatnya kontrak?

Tujuan Contract Management

Berikut ini beberapa dari tujuan manajemen kontrak.

  1. Memastikan bahwa pekerjaan terselesaikan secara efisien;
  2. Memberikan pemahaman yang sama dalam kesepakatan;
  3. Memastikan bahwa kedua belah pihak patuh pada kesepakatan yang telah dibuat;
  4. Menghindari terjadinya perselisihan;
  5. Meningkatkan kinerja agar lebih adil dan transparan; dan
  6. Mengantisipasi terjadinya risiko kedua belah pihak.

Tahapan Contract Management

Manajemen ini terdiri dari dua tahapan penting, yaitu sebagai berikut.

1. Pembuatan kontrak

Pada tahap ini kedua belah pihak harus membuat identifikasi kebutuhan, pembuatan lingkup kerja, evaluasi risiko, membuat rencana pengelolaan kontrak, dan pemilihan dan penunjukan kontraktor atau pihak lain sebagai eksekutor proyek.

2. Pelaksanaan kontrak

Pada tahap ini harus dilakukan pengelolaan dokumen, eksekusi pengadaan barang/jasa, penanganan perselisihan, monitoring kinerja, audit hasil kontrak, dan penyelesaian kontrak.

Poin-poin Penting di Dalam Kontrak

Kontrak yang terjalin antara dua belah pihak tidak boleh luput dari poin-poin berikut.

  1. Pihak-pihak yang terlibat.
  2. Jangka waktu.
  3. Lingkup kerja, antara lain tujuan, peralatan, lokasi, penanggung jawab kontrak, kriteria pencapaian, dan proses monitoring.
  4. Tata cara pembayaran.
  5. Proses penyelesaian konflik.
  6. Proses perubahan kontrak.
  7. Proses penghentian kontrak.
  8. Kondisi darurat.

Agar kerja sama bisa terjalin sebagaimana mestinya, dibutuhkan suatu kekuatan hukum mengikat, dalam hal ini kontrak itu sendiri. Pelanggaran atas kontrak yang telah dibuat menjadi tanggung jawab sepenuhnya si pelanggar berdasarkan ketentuan yang berlaku. Itulah sekilas tentang contract management atau manajemen kontrak. Jika Anda sedang terlibat dalam proses negosiasi dengan vendor, jangan lupa poin-poin penting di atas. Good luck!

Tentang ProcurA:

Perusahaan Anda masih menggunakan procurement konvensional? Kini saatnya beralih ke solusi eprocurement atau procurement online. Lewat eprocurement, proses pengadaan barang/jasa di perusahaan jadi lebih update, fleksibel, transparan, dan tepat waktu. Efisiensi perusahaan pun bertambah. Kunjungi situs web kami di sini untuk dapatkan demo gratis.

Sumber:

(EV)

Tags: