Sebagai seorang profesional procurement, Anda tidak hanya harus memahami seluk-beluk pengadaan, tetapi juga harus memiliki keterampilan procurement yang dapat mendukung efisiensi dan keberhasilan proses ini.
Berikut adalah lima keterampilan yang wajib dimiliki untuk sukses di dunia procurement.
Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!
1. Keterampilan Procurement: Negosiasi yang Kuat
Negosiasi adalah keterampilan procurement utama yang harus dimiliki oleh setiap profesional procurement.
Sebagian besar tugas dalam pengadaan melibatkan komunikasi dan negosiasi dengan vendor atau pemasok untuk mendapatkan harga terbaik, kualitas produk yang sesuai, dan pengiriman tepat waktu.
Untuk menjadi negosiator yang efektif, Anda perlu memahami kebutuhan perusahaan dan pemasok, serta mencari kesepakatan yang saling menguntungkan.
Negosiasi yang buruk bisa mengarah pada biaya yang lebih tinggi atau pengadaan yang tidak sesuai dengan ekspektasi, sedangkan negosiasi yang baik dapat menghasilkan penghematan biaya dan hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pemasok.
Latih keterampilan negosiasi Anda dengan memperhatikan detil kebutuhan kedua pihak, serta jangan ragu untuk melakukan riset pasar untuk mengetahui harga wajar.
2. Kemampuan Analisis dan Pengelolaan Data
Di dunia procurement modern, kemampuan untuk menganalisis data sangat penting. Anda perlu bisa menganalisis laporan pengadaan, memahami tren harga pasar, dan mengevaluasi kinerja vendor.
Data yang akurat dan relevan akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan pemilihan pemasok, harga, dan volume pembelian.
Keterampilan analisis yang baik memungkinkan Anda untuk menilai apakah pengadaan dilakukan dengan biaya yang efisien atau ada ruang untuk perbaikan.
Selain itu, kemampuan ini sangat berguna untuk mengidentifikasi potensi penghematan biaya dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan.
Gunakan perangkat lunak manajemen pengadaan yang memungkinkan Anda untuk memantau dan menganalisis data secara real-time untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Baca Juga: Analisis SWOT dalam Procurement: Contoh dan Cara Penerapannya
3. Manajemen Waktu yang Efektif
Manajemen waktu adalah keterampilan procurement penting lainnya yang wajib Anda miliki jika ingin sukses di bidang ini.
Sebagai profesional procurement, Anda harus dapat menangani berbagai tugas dan proyek secara bersamaan, mulai dari meninjau kontrak, bernegosiasi dengan pemasok, hingga memantau pengiriman barang. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengatur waktu dan prioritas sangat diperlukan.
Dengan manajemen waktu yang baik, Anda dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar tanpa penundaan, yang dapat memengaruhi kelancaran operasional perusahaan.
Anda juga dapat menghindari tumpang tindih tugas yang dapat menghambat penyelesaian pekerjaan tepat waktu.
Gunakan alat perencanaan atau manajemen proyek untuk membantu Anda mengatur jadwal dan memantau perkembangan pengadaan. Tentukan prioritas berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap perusahaan.
4. Keterampilan Procurement Yakni Berkomunikasi dengan Baik
Kemampuan komunikasi yang baik adalah kunci keberhasilan dalam procurement. Anda harus bisa menyampaikan kebutuhan perusahaan dengan jelas kepada pemasok dan juga menjelaskan detail pengadaan kepada tim internal.
Selain itu, komunikasi yang efektif dengan rekan tim juga sangat penting untuk memastikan seluruh proses berjalan dengan baik.
Selain komunikasi lisan, komunikasi tertulis juga penting, terutama dalam hal kontrak dan kesepakatan dengan pemasok.
Ketidakjelasan dalam komunikasi bisa menyebabkan kesalahpahaman yang berujung pada masalah di kemudian hari.
Berlatihlah untuk menyampaikan ide dan informasi secara jelas dan terstruktur, baik dalam komunikasi verbal maupun tertulis. Jangan ragu untuk meminta umpan balik untuk memperbaiki cara Anda berkomunikasi.
Baca Juga: 7 Faktor Keberhasilan Strategi Negosiasi dalam Procurement
5. Pemahaman Etika dan Kepatuhan
Etika dan kepatuhan adalah dua hal yang tidak bisa dipisahkan dari dunia procurement. Sebagai profesional di bidang ini, Anda harus memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil mematuhi kebijakan perusahaan serta regulasi yang berlaku.
Ini termasuk melakukan pengadaan dengan transparansi, menghindari konflik kepentingan, dan memastikan bahwa produk atau jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas dan kepatuhan yang diharapkan.
Pemahaman tentang etika yang baik juga akan membantu Anda menjaga reputasi perusahaan dan membangun hubungan jangka panjang dengan vendor yang dapat dipercaya.
Ketidakpatuhan atau keputusan yang tidak etis dapat merusak citra perusahaan dan menyebabkan masalah hukum.
Selalu perbarui pengetahuan Anda mengenai peraturan dan kebijakan yang relevan dengan bidang procurement, serta pastikan Anda memahami nilai-nilai etika yang harus diterapkan dalam setiap langkah pengadaan.
Sukses di dunia procurement membutuhkan lebih dari sekadar pengetahuan teknis tentang proses pengadaan.
Lima keterampilan tadi merupakan dasar bagi setiap profesional procurement yang ingin mencapai keberhasilan.
Dengan menguasai keterampilan-keterampilan ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok, yang semuanya akan berdampak positif pada performa perusahaan secara keseluruhan.
Referensi:
- https://www.cips.org/procurement-and-supply-jobs/article/what-skills-are-required-to-work-in-a-procurement-role-
- https://www.responsive.io/blog/procurement-skills/
- https://procurementtactics.com/procurement-skills/