Saat ini, mungkin tak banyak orang yang tahu apa sih procurement itu. Akan tetapi, satu hal yang wajib Anda tahu bahwa perusahaan tanpa procurement ibarat menyebrang sungai tanpa dayung. Sebegitu pentingkah procurement bagi perusahaan? Jawabannya adalah iya.
Bagaimana tidak, bagian utama procurement mencakup serangkaian sistem dan proses guna mengidentifikasi sumber daya perusahaan, mengatur kontrak, dan sebagainya, dirunut dari ucapan Matthew Sparkes, Kepala Keuangan Crown Commersial Service (CCS). Keberadaan procurement ini dibangun di atas beberapa pokok fundamental. Apa saja? Berikut 6 pokok fundamental dalam procurement.
1. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan
Coba identifikasi atau kenali kembali kebutuhan pelanggan di pasar. Satu hal yang harus Anda ingat bahwa mengenali kebutuhan pelanggan berbeda dengan mengenali keinginan pelanggan. Sebagai orang yang bergerak di bidang procurement, hal utama yang harus Anda kenali adalah kebutuhan pelanggan, bukan keinginan pelanggan. Jika selama ini Anda hanya mengenali keinginan pelanggan, ubahlah pola pikir itu.
2. Cermati Kondisi Pasar
Tim procurement juga harus jeli melihat kondisi pasar terkini. Hal itu sebagai salah satu upaya untuk menekan perusahaan agar senantiasa inovatif. Inovasi perusahaan merupakan langkah penting agar pelanggan bisa memberikan loyalitas dan kepercayaannya pada perusahaan tersebut. Sebagai contoh, penelitian membuktikan bahwa obat nyamuk bakar sudah dianggap tidak aman bagi kesehatan karena asap yang ditimbulkan. Bertolak dari hal itu, tim procurement harus mampu melihat bagaimana respon pasar akan imbauan tersebut. Barulah perusahaan memutuskan produk apa yang harus mereka luncurkan untuk mengganti keberadaan obat nyamuk bakar, lalu terciptalah obat nyamuk elektrik yang lebih aman bagi pengguna.
3. Prioritaskan Relasi
Relasi dapat diartikan sebagai teman atau pihak yang bekerja sama. Manajemen kontrak yang baik akan mendatangkan apa yang Anda harapkan dalam perusahaan, salah satunya adalah mengecek supplier atau pemasok untuk selalu memenuhi kewajiban kontraknya. Oleh karena itu, Anda harus jeli dalam memilih supplier yang cocok dan sesuai.
4. Kumpulkan Data Perbelanjaan
Poin keempat dari 6 pokok fundamental procurement adalah mengumpulkan data perbelanjaan. Untuk apa ya kira-kira? Data perbelanjaan merupakan alat penting yang dapat digunakan pelanggan untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang mereka beli dan siapa pembuat produk. Hal itu tentu dapat membantu pelanggan untuk menghemat pengeluaran mereka.
5. Komunikasikan Apa yang Anda Inginkan
Kerja sama dengan kontraktor melalui tender dapat berjalan dengan baik apabila kedua pihak memahami kewajiban dan haknya masing-masing. Jika Anda ingin bekerja sama secara baik dengan orang lain, bawalah orang tersebut ke dalam perusahaan dan ceritakan bagaimana hal yang Anda inginkan. Hal itu tentu dimulai dengan proses kontrak.
6. Mengetahui Posisi Negosiasi
Sebelum Anda bernegosiasi dengan supplier atau pemasok, cobalah untuk sepakati bersama pemangku kepentingan (stakeholder) tentang poin-poin utama dalam kerja sama yang akan berlangsung.
Paparan di atas merupakan 6 pokok fundamental dalam procurement yang harus Anda tahu. Mulailah bijak dalam menentukan pilihan tim procurement demi kemajuan perusahaan. Misalnya saja dengan menggunakan Procura sebagai solusi software eprocurement Indonesia yang andal dan terpercaya. Happy working!
Sumber:
- https://www.cips.org/en-SG/supply-management/news/2017/april/procurement-101-top-tips-for-junior-and-non-professional-buyers/
- https://www.researchgate.net/publication/321375419_e-Procurement_Inovasi_Penyelenggaraan_Pemerintahan_dalam_Pengadaan_Barang_dan_Jasa_Berbasis_e-Government_di_Indonesia
- https://www.researchgate.net/publication/228844325_PELAKSANAAN_PENGADAAN_BARANGJASA_SECARA_ELEKTRONIK_E-PROCUREMENT_PADA_PEMERINTAH_KOTA_YOGYAKARTA
(ED)