Dalam dunia bisnis yang makin cepat dan kompetitif, efisiensi bukan lagi pilihan, tapi keharusan. Salah satu area krusial yang sering luput dari perhatian adalah aplikasi pengadaan barang dan jasa.
Padahal, jika pengadaan dikelola secara manual dan tidak terstruktur, proses ini bisa menjadi sumber pemborosan waktu, anggaran, bahkan konflik internal. Di sinilah pentingnya aplikasi pengadaan barang dan jasa.
Tapi, bagaimana kamu tahu kapan waktunya beralih dari sistem manual ke sistem digital? Berikut adalah 7 tanda bahwa perusahaanmu sudah butuh segera menggunakan aplikasi pengadaan barang dan jasa.
Baca Juga: Strategi Jitu Hemat Budget Lewat Sistem Manajemen Pengadaan Modern
1. Proses Pengadaan Terlalu Lama dan Berbelit
Apakah setiap permintaan pembelian (PR) harus melalui banyak tangan sebelum disetujui? Apakah sering terjadi miskomunikasi antar divisi karena approval tertahan di satu meja?
Jika jawabannya iya, ini tanda pertama kamu butuh aplikasi pengadaan barang dan jasa.
Aplikasi ini memungkinkan pembuatan permintaan pembelian, proses approval, hingga pembuatan PO (purchase order) dilakukan secara otomatis dan real-time.
Proses yang biasanya memakan waktu berminggu-minggu bisa dipangkas menjadi hitungan hari, bahkan jam.
2. Sering Terjadi Duplikasi atau Kehilangan Dokumen
Perusahaan yang masih mengandalkan formulir kertas atau Excel untuk pengadaan berisiko besar terhadap duplikasi data dan hilangnya dokumen penting. Misalnya: PO yang dikirim ke vendor tidak sama dengan versi yang disimpan oleh divisi keuangan.
Dengan aplikasi pengadaan barang dan jasa, semua dokumen terekam secara digital. Setiap transaksi memiliki jejak audit (audit trail), sehingga semua perubahan bisa dilacak dengan mudah.
Ini sangat membantu jika perusahaanmu sedang diaudit atau ingin meningkatkan akuntabilitas.
3. Sulit Melacak Status Pengadaan Secara Real-Time
Apakah kamu atau tim manajemen sering bertanya:
-
“Barangnya sudah dipesan belum?”
-
“PO-nya sudah dikirim ke vendor?”
-
“Kenapa barang belum sampai padahal sudah di-approve?”
Kalau kamu sering mengalami hal ini, sudah saatnya beralih ke aplikasi pengadaan.
Aplikasi ini memberikan dashboard status pengadaan secara real-time, sehingga seluruh tim tahu posisi proses procurement tanpa harus tanya-tanya lewat email atau grup WhatsApp.
4. Tidak Ada Data yang Bisa Digunakan untuk Evaluasi Vendor
Apakah vendor kamu sering telat kirim barang tapi tetap kamu pakai lagi dan lagi? Atau kamu bingung vendor mana yang paling efisien dan terpercaya?
Aplikasi pengadaan barang dan jasa biasanya dilengkapi fitur manajemen vendor.
Kamu bisa memberikan rating dan catatan evaluasi untuk setiap vendor. Dengan data tersebut, kamu bisa mengambil keputusan yang lebih strategis saat memilih mitra pengadaan.
Baca Juga: Jangan Sampai Terlambat! 10 Kesalahan Pengelolaan Vendor yang Bisa Bikin Rugi Besar
5. Sulit Mengontrol Budget Karena Tidak Terpantau
Salah satu tantangan terbesar di proses pengadaan manual adalah tidak adanya integrasi dengan anggaran.
Banyak perusahaan tidak tahu kalau permintaan pembelian sudah melebihi budget sampai akhir bulan tiba.
Aplikasi pengadaan memungkinkan integrasi antara proses procurement dan sistem budgeting.
Jadi, setiap kali ada permintaan pembelian, sistem akan langsung mengecek ketersediaan anggaran secara otomatis.
Ini mencegah pemborosan dan memudahkan kontrol keuangan.
6. Tidak Ada Standarisasi Dokumen dan Proses
Setiap divisi punya format permintaan barang sendiri? PO dari satu departemen beda tampilannya dengan yang lain? Ini adalah tanda bahwa perusahaan kamu butuh standarisasi.
Dengan aplikasi pengadaan barang dan jasa, semua dokumen dibuat dengan format yang sama, sesuai SOP perusahaan.
Ini membantu menjaga konsistensi data, mempercepat audit, dan meningkatkan profesionalisme dalam berhubungan dengan vendor.
Baca Juga: Masa Depan Procurement Indonesia: Dari E-Catalog ke AI Procurement
7. Perusahaan Sedang Bertumbuh dan Membuka Cabang Baru
Semakin besar perusahaanmu, semakin kompleks kebutuhan pengadaannya.
Jika kamu punya banyak cabang dan semua belanja masih dilakukan manual, maka risiko inkonsistensi, pemborosan, dan keterlambatan semakin tinggi.
Aplikasi pengadaan sangat ideal untuk perusahaan yang sedang berkembang.
Dengan sistem terpusat, semua cabang bisa melakukan pengadaan dalam satu platform yang sama, tapi tetap sesuai struktur masing-masing. Ini memberikan visibilitas penuh kepada manajemen pusat.
Kalau proses pengadaan di perusahaanmu mulai terasa lambat, tidak terkontrol, dan sering bermasalah, itu tanda kamu perlu beralih ke aplikasi pengadaan barang dan jasa.
Dengan sistem digital, pengadaan jadi lebih cepat, rapi, transparan, dan efisien. Jangan tunggu masalah makin rumit, mulai transformasi digital dari pengadaan sekarang juga.
Referensi:
- https://spendmatters.com/
- https://www.capterra.com/procurement-software/
- https://www.gartner.com/en/insights/procurement