Mengenal 5P dalam Procurement

Procurement merupakan proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh pengusaha atau perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. Procurement melibatkan berbagai aktivitas seperti penelitian pasar, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, pengelolaan risiko, dan evaluasi kinerja. Procurement juga berkaitan dengan hubungan antara perusahaan dengan pemasok, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya. Untuk melakukan procurement dengan efektif dan efisien, ada lima faktor penting yang harus diperhatikan, yaitu Power, People, Processes, Planning, dan Prevention. Berikut adalah penjelasan lengkap tentang mengenal 5P dalam procurement.

Baca Juga: 6 Tips Tingkatkan Efisiensi Procurement untuk Perusahaan Anda

Mengenal 5P dalam Procurement

1. Power

Power adalah kemampuan perusahaan untuk mempengaruhi pemasok dan pelanggan dalam hal harga, kualitas, waktu pengiriman, dan kondisi lainnya. Power dapat berasal dari ukuran perusahaan, reputasi, pangsa pasar, atau sumber daya yang dimiliki. 

Perusahaan yang memiliki power tinggi dapat menekan pemasok untuk memberikan penawaran yang lebih menguntungkan atau menarik pelanggan dengan nilai tambah yang lebih besar. 

Sedangkan perusahaan yang memiliki power rendah harus berhati-hati dalam berkomunikasi dan bernegosiasi dengan pemasok dan pelanggan agar tidak merugikan diri sendiri atau merusak hubungan jangka panjang.

Contoh nyata dari penggunaan power adalah ketika procurement berhasil menekan harga dari pemasok dengan menunjukkan data pasar yang menunjukkan adanya persaingan ketat antara pemasok.

2. People

People adalah sumber daya manusia yang terlibat dalam proses procurement, baik dari sisi perusahaan maupun pemasok. People harus memiliki kompetensi, motivasi, integritas, dan kerjasama yang baik untuk menjalankan procurement dengan profesional dan etis. 

People juga harus mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi yang terjadi. Perusahaan harus merekrut, melatih, mengembangkan, dan mempertahankan people yang berkualitas untuk meningkatkan kinerja procurement. 

Contoh dari peran people adalah ketika procurement berhasil menjalin kerjasama dengan tim teknis untuk menentukan spesifikasi barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Processes

Processes adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam procurement, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga penyelesaian kontrak. Processes harus dirancang dengan jelas, logis, transparan, dan sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku.

Processes juga harus dioptimalkan untuk mengurangi biaya, waktu, dan risiko yang timbul. Perusahaan harus memastikan bahwa processes dijalankan dengan konsisten dan terdokumentasi dengan baik untuk memudahkan pengawasan dan evaluasi. 

Contohnya ketika procurement menggunakan sistem elektronik untuk melakukan tender online yang dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi proses seleksi pemasok.

4. Planning

Planning adalah aktivitas perencanaan yang dilakukan sebelum procurement dimulai. Planning meliputi analisis kebutuhan perusahaan, analisis pasar pemasok, penetapan strategi procurement, penyusunan anggaran dan jadwal procurement, serta penentuan kriteria seleksi dan evaluasi pemasok. 

Planning harus dilakukan dengan cermat dan komprehensif untuk menentukan arah dan tujuan procurement. Planning juga harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang mungkin terjadi selama proses procurement berlangsung. 

Misalnya, melakukan analisis spend untuk mengidentifikasi kategori pengadaan yang memiliki potensi penghematan terbesar.

5. Prevention

Prevention adalah upaya pencegahan masalah atau konflik yang mungkin muncul dalam procurement. Prevention melibatkan identifikasi potensi risiko yang dapat mengganggu proses atau hasil procurement, seperti ketidaksesuaian spesifikasi barang atau jasa, keterlambatan pengiriman atau pembayaran, ketidakpuasan pelanggan atau pemasok, atau tindakan curang atau korupsi. 

Prevention juga melibatkan mitigasi risiko dengan menetapkan langkah-langkah antisipatif atau kontinjensi yang dapat mengurangi dampak negatif risiko tersebut. Perusahaan harus proaktif dalam melakukan prevention untuk menjaga reputasi dan hubungan baik dengan pemasok dan pelanggan.

Contoh nyata dari prevention adalah ketika procurement melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima untuk memastikan kualitas dan kuantitas sesuai dengan kontrak.

Nah itulah lima artikel tentang mengenal 5p dalam procurement. Mulai dari Power, People, Processes, Planning, hingga Prevention. Dengan memperhatikan 5P dalam procurement, perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan nilai tambah dari fungsi pengadaan. Procurement bukan hanya sekadar aktivitas operasional yang bersifat transaksional, tetapi juga aktivitas strategis yang bersifat relasional. Procurement harus menjadi mitra bisnis yang dapat memberikan solusi dan inovasi bagi perusahaan.

Referensi: