Tips Procuremet Hemat untuk UMKM dengan Budget Terbatas

Dengan budget yang terbatas, UMKM perlu menerapkan tips procurement hemat agar tetap bisa mendapatkan barang berkualitas dengan harga terbaik.

Bagi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), pengelolaan biaya operasional yang efisien adalah kunci untuk mempertahankan profitabilitas.

Salah satu aspek penting dalam bisnis adalah procurement atau pengadaan barang dan jasa. Berikut beberapa tips procurement hemat yang bisa diterapkan oleh UMKM.

1. Rencanakan Kebutuhan dengan Matang

Salah satu kesalahan umum dalam procurement adalah pembelian impulsif atau tidak terencana.

UMKM perlu menyusun daftar kebutuhan secara detail dan membuat anggaran yang sesuai.

Dengan perencanaan yang baik, pengeluaran bisa lebih terkendali dan menghindari pemborosan.

Langkah-langkah perencanaan procurement yang efektif:

Buat daftar barang dan jasa yang dibutuhkan dalam periode tertentu.
Tentukan prioritas berdasarkan urgensi dan ketersediaan dana.
Cari alternatif produk yang lebih hemat tanpa mengorbankan kualitas.

2. Bandingkan Harga dari Beberapa Supplier

Jangan terburu-buru membeli dari satu supplier tanpa membandingkan harga terlebih dahulu. Dengan melakukan riset pasar, UMKM bisa menemukan penawaran terbaik.

Cara membandingkan harga dengan efektif:

Gunakan marketplace B2B atau platform e-commerce untuk melihat harga pasar.
Mintalah penawaran harga dari beberapa supplier sebelum membuat keputusan.
Pertimbangkan biaya tambahan seperti ongkos kirim atau pajak.

3. Beli dalam Jumlah Besar Jika Memungkinkan

Banyak supplier memberikan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar.

Jika produk yang dibutuhkan memiliki masa simpan yang panjang atau merupakan barang yang selalu digunakan, membeli dalam jumlah besar bisa menghemat biaya.

Namun, pastikan untuk mempertimbangkan kapasitas penyimpanan dan kebutuhan bisnis agar tidak terjadi overstocking yang justru membebani keuangan.

4. Tips Procurement Hemat: Gunakan Sistem Pre-order atau Dropshipping

Jika UMKM belum memiliki modal besar untuk stok barang, sistem pre-order atau dropshipping bisa menjadi solusi.

Dengan pre-order, UMKM hanya akan membeli barang setelah mendapatkan pesanan dari pelanggan.

Sementara itu, dropshipping memungkinkan UMKM menjual produk tanpa perlu menyimpan stok, karena barang langsung dikirimkan dari supplier ke pelanggan.

5. Jalin Hubungan Baik dengan Supplier

Membangun hubungan jangka panjang dengan supplier dapat memberikan banyak keuntungan, seperti harga khusus, fleksibilitas pembayaran, dan prioritas pengiriman.

Cara menjalin hubungan baik dengan supplier:

Bayar tepat waktu agar supplier lebih percaya dan bisa memberikan penawaran spesial.
Lakukan komunikasi yang baik dan transparan mengenai kebutuhan bisnis.
Jangan ragu untuk bernegosiasi harga dan meminta potongan harga jika memungkinkan.

6. Manfaatkan Teknologi dan Platform Digital

Saat ini, banyak platform digital yang dapat membantu UMKM dalam proses procurement. Dengan memanfaatkan teknologi, UMKM bisa menghemat waktu dan biaya.

Beberapa platform digital yang bisa digunakan:

Marketplace B2B: Seperti Ralali, Indotrading, dan Alibaba untuk mencari supplier dengan harga kompetitif.
Software manajemen procurement: Untuk mengelola pembelian dan stok barang dengan lebih efisien.
Aplikasi perbandingan harga: Untuk menemukan penawaran terbaik di pasaran.

7. Gunakan Pembelian Kolektif (Group Buying)

Bergabung dengan komunitas bisnis atau asosiasi UMKM bisa memberikan keuntungan dalam hal procurement.

Dengan melakukan pembelian kolektif bersama pelaku usaha lain, UMKM bisa mendapatkan harga grosir yang lebih murah dibandingkan membeli sendiri dalam jumlah kecil.

Manfaat pembelian kolektif:

Harga lebih rendah karena pembelian dalam jumlah besar.
Bisa mendapatkan supplier terpercaya dari rekomendasi sesama pengusaha.
Memperluas jaringan bisnis dan peluang kolaborasi.

8. Cari Supplier Lokal yang Kompetitif

Bekerja sama dengan supplier lokal dapat menghemat biaya pengiriman dan mempercepat waktu pengadaan. Selain itu, supplier lokal biasanya lebih fleksibel dalam menyesuaikan kebutuhan bisnis dibandingkan dengan pemasok besar.

Keuntungan memilih supplier lokal:

Biaya logistik lebih murah.
Komunikasi lebih mudah dan bisa menjalin hubungan jangka panjang.
Bisa mendukung ekonomi lokal dan memperkuat ekosistem bisnis di sekitar.

9. Gunakan Sistem Pembayaran yang Menguntungkan

Beberapa supplier menawarkan opsi pembayaran yang fleksibel seperti cicilan tanpa bunga atau pembayaran dengan sistem termin.

Pilihlah metode pembayaran yang paling sesuai dengan kondisi keuangan UMKM agar cash flow tetap sehat.

10. Evaluasi dan Optimalkan Proses Procurement

Proses procurement yang efisien harus selalu dievaluasi dan ditingkatkan agar semakin hemat dan efektif.

Lakukan peninjauan berkala terhadap supplier, harga, dan strategi procurement yang digunakan. Berikut adalah tips evaluasi procurement:

Lakukan audit pengeluaran secara rutin.
Evaluasi kinerja supplier dalam hal kualitas, ketepatan waktu, dan harga.
Identifikasi area yang bisa dioptimalkan untuk penghematan lebih lanjut.

Mengelola procurement dengan bijak adalah kunci bagi UMKM yang ingin berkembang dengan budget terbatas.

Dengan menerapkan tips procurement hemat seperti perencanaan yang matang, membandingkan harga, memanfaatkan teknologi, dan menjalin hubungan baik dengan supplier, UMKM bisa menghemat biaya tanpa mengorbankan kualitas.

Jangan lupa untuk terus mengevaluasi strategi procurement agar bisnis semakin efisien dan menguntungkan.

Referensi:

https://oboloo.com/5-essential-budgeting-strategies-for-small-businesses-and-procurement-teams/
https://www.infizo.com/procure-blog-posts/tips-for-setting-and-monitoring-procurement-budgets
https://alliedfinancialcorp.com/post/4-ways-to-reduce-procurement-costs-for-small-businesses/