Berkat perkembangan teknologi masa kini, hampir semua kesalahan umum purchase order bisa dihindari. Namun, karena ada banyak faktor yang memengaruhi dalam bidang procurement, perkembangan teknologi terkini pun tidak bisa menghindari kesalahan umum yang dibuat oleh divisi pengadaan dan manajemen yang pada akhirnya berdampak buruk bagi kinerja perusahaan. Nah, berikut ini beberapa kesalahan umum purchase order yang harus Anda hindari melalui komunikasi yang lebih baik antar staf, manajemen, pemasok, dan perusahaan lain.
1. Mengabaikan Transaksi dari Supplier Lain
Biasanya kita menggunakan beberapa supplier yang sama atau memesan lebih banyak pada satu supplier tertentu saja dibanding supplier yang lain. Jika Anda terus melakukan hal ini, perusahaan-perusahaan lain malah bisa kabur dan tentu saja akan berakibat fatal bagi masa depan perusahaan, terutama perusahaan kecil. Jika Anda tetap mau menjaga nama baik perusahaan, jangan abaikan transaksi dari supplier lain meskipun transaksi itu tidak sebesar perusahaan yang lainnya.
2. Mengabaikan Nasihat Supplier
Sering dengar kata-kata ini, “pembeli selalu benar”? Hm, Anda pasti langsut mengerutkan kening karena kurang setuju dengan pernyataan ini. Namun, bagaimana jika memang hal itu benar adanya? Supplier Anda pastilah merupakan orang yang paling tahu tentang produk yang mereka jual. Dengan pengetahuan yang lebih luas mengenai produknya, mereka bisa memberi tahu cara terbaik untuk menggunakan produk mereka semaksimal mungkin. Saat ini pasar sudah semakin kompetitif dan divisi pengadaan diharapkan bisa bersikap lebih terbuka agar bisa tetap bersaing.
3. Menerima Harga Apa Adanya
Seringnya divisi pengadaan berasumsi bahwa harga pesanan adalah harga yang saklek, tidak bisa ditawar. Padahal, mindset seperti ini tidak hanya menghindarkan perusahaan dari peluang berhemat, tapi juga bisa memotong keuntungan. Jika kemungkinan Anda mau menggunakan supplier tertentu secara rutin, cobalah untuk bernegosiasi mengenai harga. Yakinkan mereka tentang penawaran dan layanan yang profesional supaya mereka mau memesan berulang-ulang. Jika Anda bisa mendapatkan harga yang cocok satu sama lain, masa depan Anda dengan supplier tersebut pun akan awet.
4. Menolak Perubahan
Pernah dengar ungkapan “sudah dari sananya” atau “kalau enggak rusak, ngapain dibenerin?”. Ada alasan kenapa ungkapan ini harus ditinggalkan. Supaya bisa tetap berkompetisi dalam pasar yang terus berubah ini, cobalah lihat apa yang sedang happening dan cari alternatif yang bisa menguntungkan perusahaan Anda. Perubahan ini bisa saja berarti Anda harus mencari lagi supplier lain yang punya produk inovatif tapi punya biaya yang lebih efisien. Jika Anda merasa alur kerja procurement Anda ketinggalan zaman, mungkin inilah saatnya update. Cobalah lebih terbuka dengan ide dan inovasi baru supaya perusahaan bisa tetap relevan dan dicari banyak supplier.
5. Bekerja dalam Isolasi
Divisi pengadaan punya tugas untuk memesan persediaan dan inventaris bagi perusahaan. Hal ini merupakan tanggung jawab besar, mengingat berbagai kebutuhan yang dimiliki tiap departemen dalam perusahaan berbeda-beda. Sebagian besar pesanan sifatnya rutin, tapi kadang-kadang departemen lain butuh juga barang-barang tambahan sebelum permintaan diajukan. Nah, jika divisi pengadaan tidak mau kepo alias cari tahu tentang hal-hal kecil seperti ini, ujungnya divisi pengadaan malah membeli barang yang tidak cocok bagi perusahaan. Barangnya pun jadi mubazir tidak terpakai. Maka itu, jangan malas untuk bertanya apa kebutuhan per departemen pada manajernya mengenai barang-barang apa saja yang benar-benar dibutuhkan. Pastikan Anda tahu apa tujuan perusahaan sebelum benar-benar memesan barang apapun.
Itulah beberapa kesalahan umum purchase order yang harus Anda hindari dalam proses procurement. Bagi Anda yang membutuhkan solusi e-procurement terpercaya, andal, dan profesional, silakan kunjungi situs web ProcurA. Semoga sukses dalam purchase order-nya!
BACA JUGA:
Mari, Cari Tahu Tips Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan
Sumber acuan:
(SK)