Tender adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh pihak penyelenggara, biasanya pemerintah atau perusahaan besar, dengan cara mengundang para penyedia barang atau jasa untuk bersaing secara terbuka dalam memberikan penawaran terbaik. Tender bertujuan untuk mendapatkan barang atau jasa yang berkualitas dengan harga yang kompetitif dan transparan. Lantas, bagaimana cara mengikuti tender? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Cara Mengikuti Tender
Untuk mengikuti tender, ada beberapa langkah yang harus dilakukan oleh para penyedia barang atau jasa, yaitu:
1. Mempersiapkan Dokumen Administrasi dan Teknis
Dokumen administrasi meliputi surat izin usaha, akta pendirian perusahaan, NPWP, SIUP, SBU, dan lain-lain. Dokumen teknis meliputi spesifikasi barang atau jasa yang ditawarkan, daftar pengalaman kerja, daftar referensi klien, dan lain-lain. Dokumen-dokumen ini harus sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara tender.
2. Cara Mengikuti Tender, Mengambil Dokumen Lelang
Dokumen lelang adalah dokumen yang berisi informasi tentang tender, seperti ruang lingkup pekerjaan, kriteria penilaian, jadwal pelaksanaan, dan lain-lain. Dokumen lelang biasanya dapat diambil di kantor pihak penyelenggara tender atau diunduh dari situs web resmi mereka. Dokumen lelang harus dibaca dan dipahami dengan baik oleh para penyedia barang atau jasa sebelum mengajukan penawaran.
Baca Juga: Perbedaan Tender dan Lelang, Cek di Sini!
3. Mengajukan Penawaran
Penawaran merupakan dokumen terkait harga dan kondisi yang ditawarkan oleh para penyedia barang atau jasa kepada pihak penyelenggara tender. Penawaran harus disusun sesuai dengan format dan ketentuan yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara tender. Penawaran harus disampaikan sebelum batas waktu yang ditentukan, baik secara langsung ke kantor pihak penyelenggara tender atau melalui sistem elektronik yang disediakan oleh mereka.
4. Mengikuti Proses Evaluasi
Cara mengikuti tender berikutnya ialah evaluasi. Tahapan ini biasanya dilakukan dalam beberapa tahap, seperti evaluasi administrasi, evaluasi teknis, evaluasi harga, dan evaluasi kualifikasi. Evaluasi bertujuan menentukan penawar yang memenuhi syarat dan memberikan penawaran terbaik sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara tender.
5. Cara Mengikuti Tender, Menunggu Hasil Pengumuman
Pengumuman dilakukan melalui surat resmi, media massa, atau situs web resmi pihak penyelenggara tender. Pengumuman bertujuan untuk memberitahukan kepada para penawar tentang siapa yang menjadi pemenang tender dan siapa yang menjadi cadangan.
6. Menandatangani Kontrak
Kontrak adalah dokumen hukum yang mengikat antara pihak penyelenggara tender dan pemenang tender. Kontrak berisi hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam pelaksanaan pekerjaan. Kontrak harus ditandatangani oleh kedua belah pihak setelah adanya kesepakatan mengenai isi dan ketentuan kontrak.
7. Cara Mengikuti Tender dengan Melaksanakan Pekerjaan
Pekerjaan harus dilakukan dengan profesional, berkualitas, tepat waktu, dan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara tender.
8. Melakukan Pembayaran
Ini adalah proses pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikerjakan oleh pemenang tender kepada pihak penyelenggara tender sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. Pembayaran biasanya dilakukan secara bertahap sesuai dengan kemajuan pekerjaan atau secara lunas setelah pekerjaan selesai dan diterima oleh pihak penyelenggara tender.
Baca Juga: 4 Perbedaan Vendor dan Tender
Syarat Menjadi Tender?
Setelah mengetahui cara mengikuti tender, apakah Anda tertarik untuk menjadi tender? Jika ya, maka Anda perlu mengetahui syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi tender yang profesional dan kompetitif. Berikut adalah beberapa syarat yang umumnya diperlukan untuk menjadi tender:
1. Memiliki Pengalaman dan Pengetahuan di Bidang yang Ditawarkan
Anda harus menunjukkan bahwa Anda memiliki kemampuan dan kredibilitas untuk menyediakan barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan klien. Anda juga harus mengetahui pasar, pesaing, dan regulasi yang berlaku di bidang tersebut.
2. Memiliki Dokumen-dokumen yang Lengkap dan Valid
Anda harus mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mengikuti proses tender, seperti surat penawaran, proposal teknis, proposal komersial, surat pernyataan, surat jaminan, sertifikat, izin, dan lain-lain. Dokumen-dokumen ini harus sesuai dengan persyaratan klien dan aturan tender yang berlaku.
3. Memiliki Kemampuan Komunikasi dan Negosiasi yang Baik
Anda harus mampu menyampaikan penawaran Anda dengan jelas, tepat, dan meyakinkan kepada klien. Anda juga harus mampu berdiskusi dan bernegosiasi dengan klien untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Anda harus bersikap sopan, profesional, dan kooperatif dalam berkomunikasi dengan klien.
4. Memiliki Sumber Daya yang Memadai dan Terpercaya
Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya manusia, material, peralatan, dan keuangan yang cukup dan berkualitas untuk melaksanakan proyek yang ditawarkan. Anda juga harus memiliki mitra kerja atau subkontraktor yang terpercaya dan berpengalaman di bidang yang sama.
5. Memiliki Strategi dan Analisis yang Matang
Anda harus mampu menyusun strategi penawaran yang sesuai dengan keunggulan dan kelemahan Anda, serta peluang dan ancaman yang ada di pasar. Anda juga harus mampu melakukan analisis biaya dan manfaat, risiko dan mitigasi, serta rencana kerja dan jadwal pelaksanaan proyek.
Demikianlah cara mengikuti tender hingga persyaratanya. Semoga bermanfaat dan sukses selalu!
Referensi:
https://pintek.id/blog/apa-itu-tender/
https://libera.id/blogs/syarat-mengikuti-tender/