Belanja online atau melakukan pengadaan barang dalam skala bisnis memang semakin mudah. Namun, tidak jarang muncul masalah barang datang tidak sesuai. Untuk itu, penting tau cara cek barang tidak sesuai pesanan.
Masalah ini bisa terjadi di mana saja baik saat belanja pribadi maupun saat perusahaan menerima barang dari vendor.
Kalau nggak hati-hati, bisa berujung pada kerugian waktu, tenaga, dan biaya. Berikut adalah cara cek barang tidak sesuai pesanan secara cepat dan tepat bagi sebuah bisnis.
Baca Juga: Strategi Memilih Supplier yang Tepat
Kenapa Barang Bisa Tidak Sesuai?
Beberapa penyebab umum barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan antara lain:
-
Adanya kesalahan input saat membuat pesanan
-
Kurangnya detail spesifikasi saat membuat PO (Purchase Order)
-
Supplier salah kirim atau salah paham spesifikasi
-
Proses pengecekan di gudang yang terburu-buru
-
Tidak adanya sistem dokumentasi yang jelas
Kesalahan-kesalahan ini sebenarnya bisa diminimalisir dengan penggunaan sistem digital, terutama dalam pengelolaan PO.
Gunakan Sistem PO Digital untuk Mengurangi Risiko
Sistem PO digital adalah salah satu solusi terbaik untuk meminimalisir kesalahan dalam pemesanan dan penerimaan barang.
Dengan sistem ini, semua spesifikasi barang bisa dicatat secara lengkap—mulai dari nama, jenis, ukuran, warna, hingga kuantitas dan harga.
Selain itu, PO digital juga memudahkan tracking dan mencatat riwayat transaksi secara otomatis.
Keuntungan utama dari PO digital adalah kemampuannya untuk diakses oleh semua pihak terkait secara real-time.
Jadi, baik tim purchasing, gudang, hingga keuangan bisa memverifikasi data yang sama, tanpa takut terjadi perbedaan informasi.
Baca Juga: 9 Cara Manajemen Pengeluaran Bagi Bisnis
Cara Cek Barang Tidak Sesuai Pesanan
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan dokumen PO sebagai referensi. Pastikan semua spesifikasi sudah ditulis dengan lengkap dan jelas di sistem.
Saat barang datang, jangan langsung tanda tangan penerimaan. Luangkan waktu untuk memeriksa barang secara detail.
Lakukan pengecekan satu per satu: mulai dari nama barang, jumlah unit, ukuran, warna, hingga kondisi fisik barang.
Pastikan semua sesuai dengan yang tercantum di PO. Kalau ada yang tidak cocok, segera dokumentasikan perbedaannya. Foto, catatan, dan PO digital akan sangat membantu dalam proses klaim atau pengembalian.
Selain itu, pastikan juga bahwa dokumen pengiriman seperti faktur atau surat jalan sudah lengkap dan cocok dengan pesanan.
Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman antara pihak pembeli dan penjual.
Checklist Penerimaan Barang Tanpa Tabel
Berikut panduan pengecekan yang bisa kamu jadikan checklist sederhana saat menerima barang:
-
Pastikan nama barang sesuai dengan yang tertera di PO.
-
Cek jumlah unit yang diterima. Hitung secara fisik, bukan hanya dari dokumen.
-
Periksa kode barang atau SKU, jika ada. Ini penting untuk barang yang mirip-mirip.
-
Bandingkan ukuran, model, dan warna dengan yang kamu pesan.
-
Periksa kondisi fisik barang—apakah ada cacat, kerusakan, atau bekas pemakaian.
-
Cocokkan dokumen pengiriman dengan PO. Pastikan faktur dan surat jalan sesuai.
-
Simpan semua bukti penerimaan, baik digital maupun fisik.
Jika semua sudah diperiksa dan ada ketidaksesuaian, kamu punya landasan kuat untuk melakukan komplain ke pihak supplier.
Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas
Apa yang Harus Dilakukan Jika Barang Tidak Sesuai?
Langkah pertama adalah mengambil dokumentasi. Foto perbedaan barang, kondisi cacat, atau kesalahan spek.
Kedua, hubungi pihak penjual atau supplier secepat mungkin. Sertakan bukti-bukti dan minta solusi berupa penggantian, perbaikan, atau pengembalian dana.
Kalau kamu menggunakan sistem PO digital, biasanya tersedia fitur retur atau klaim barang langsung dari dashboard. Ini mempercepat proses dan menghindari miskomunikasi.
Terakhir, catat kejadian ini di sistem, agar bisa menjadi bahan evaluasi untuk proses pemesanan berikutnya apakah masalah ada di supplier, di tim internal, atau karena sistem belum optimal.
Kesalahan dalam pengiriman barang adalah hal yang bisa terjadi kapan saja.
Tapi dengan memahami cara cek barang tidak sesuai pesanan, kita bisa meminimalisir risiko dan mempercepat penanganan masalah.
Solusi paling ideal adalah dengan mengadopsi sistem PO digital, yang memungkinkan pengecekan barang lebih akurat, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik.
Tambahkan juga checklist sederhana saat menerima barang, dan jangan ragu untuk menolak atau mengembalikan barang yang memang tidak sesuai.
Kalau kamu masih mengandalkan catatan manual dan komunikasi lewat chat acak, sekarang saatnya beralih ke sistem yang lebih canggih.
Karena dalam dunia bisnis setiap kesalahan bisa berarti kerugian.
Referensi: