Procurement, sebagai suatu fungsi, merupakan aspek yang tak terhindarkan dari semua organisasi bisnis. Untuk mengoperasikan dan membantu perluasan serta optimalisasi kinerja, bisnis memperoleh berbagai barang dan jasa dari pemasok eksternal.
Jika organisasi bertujuan untuk memanfaatkan kekuatan dengan jangkauan yang lebih besar, bidang ini perlu bekerja dengan pemasok lokal terbaik dengan harga terbaik, dan di sinilah procurement dapat membantu organisasi mencapai tujuan taktis dan strategisnya.
Proses procurement secara harfiah adalah serangkaian langkah yang diidentifikasi dan diikuti organisasi untuk mendapatkan barang atau jasa untuk tujuan dan sasarannya.
Dengan mengelola risiko seperti risiko keuangan, risiko operasional, risiko kontrak, proses procurement mencegah gangguan rantai pasokan yang menyangkut keuntungan. Proses procurement yang efektif memastikan efisiensi proses yang lebih tinggi pada setiap tahap siklus pengadaan dalam suatu organisasi, yang pada gilirannya memperpendek waktu siklus pengadaan.
Berikut adalah langkah proses procurement dari perspektif perusahaan yang diuraikan sebagai berikut.
1. Identifikasi
Permulaan proses procurement dimulai ketika sebuah bisnis membutuhkan barang atau jasa. Barang atau jasa ini dapat berupa internal – artinya setiap bahan yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, atau material eksternal yang pada akhirnya akan dijual oleh bisnis. Tahap ini juga termasuk menetapkan anggaran.
Baca Juga: Inilah Beberapa Tipe Kontrak dalam Procurement, Yuk Simak!
Prosesnya dimulai ketika seseorang mengajukan permintaan ke departemen purchasing. Permintaan barang atau jasa bisa saja relatif sederhana atau kompleks. Apa pun itu, permintaan harus diajukan secara tertulis dan cukup rinci.
2. Seleksi Vendor
Tahap selanjutnya adalah mencari vendor potensial dan menentukan kemampuan mereka untuk memberikan nilai dan kualitas terbaik untuk barang atau jasa Anda. Penting untuk menemukan vendor yang tidak hanya memberikan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif, tetapi juga memiliki reputasi yang kuat. Idealnya, Anda akan membangun hubungan yang saling menguntungkan yang dapat bertahan jangka panjang, jika perlu.
Departemen procurement biasanya perlu menyelidiki vendor, meminta penawaran untuk item yang dibutuhkan, dan kemudian memilih vendor. Ini adalah bagian penting dari proses karena reputasi, biaya, kecepatan layanan, dan ketergantungannya harus diselidiki sebelum membuat keputusan akhir.
3. Kirim Permintaan Pembelian
Tahap selanjutnya dalam proses procurement melibatkan persetujuan dari departemen internal yang mengontrol keuangan untuk membeli barang atau jasa Anda. Hal ini termasuk di dalamnya membuat dokumen permintaan pembelian dan mengirimkannya ke departemen itu.
Baca Juga: Fitur-fitur e-Procurement dalam ProcurA
Dalam hal ini yang perlu disediakan adalah pembelian dengan perincian berikut; pihak yang meminta barang atau layanan, kuantitas dan deskripsi barang atau layanan yang diperlukan, informasi vendor dan harga.
Perlu diingat, sebelum Anda memesan segala sesuatunya dari vendor, pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari departemen internal.
4. Buat Pesanan Pembelian
Setelah permintaan pembelian disetujui, departemen keuangan akan mengeluarkan pesanan pembelian kepada vendor. Pesanan pembelian tersebut memberi sinyal kepada vendor bahwa permintaan pembelian telah disetujui dan mereka dapat melanjutkan permintaan tersebut.
Jika perusahaan Bermaksud memesan dari vendor ini untuk jangka panjang atau jika perusahaan bergantung pada banyak pemasok pihak ketiga pada umumnya, sangat dimungkinkan untuk mengembangkan proses onboarding pemasok untuk memastikan kedua pihak memahami apa yang diharapkan.
5. Penerimaan Faktur dan Pesanan
Dalam tahapan ini, faktur dan pesanan mungkin saja tidak terjadi bersamaan, seperti faktur datang lebih lama dari pesanan. Pemasok umumnya akan mengirimkan faktur kepada pembeli yang menjelaskan dengan tepat apa yang termasuk dalam pesanan. Faktur mengkonfirmasi penjualan dan menegaskan kembali persis ketika pembayaran jatuh tempo.
Ketika perusahaan menerima pesanan, perusahaan biasanya memiliki tenggat waktu tertentu untuk memberi tahu vendor tentang masalah apa pun pada barang atau jasa yang diterima. Jika hal ini terjadi, tiga dokumen; pesanan pembelian, kwitansi pemesanan yang datang bersama pesanan, dan faktur vendor bisa didapatkan sebagai bukti apa yang perusahaan terima sama dengan apa yang tercetak.
6. Pembayaran
Setelah menerima pesanan yang sudah pas dengan kriteria, perusahaan wajib membayar pemasok dalam jangka waktu yang ditentukan. Metode pembayaran pun bisa disesuaikan dengan kesepakatan masing-masing sebelumnya.
Departemen keuangan biasanya aan mengirimkan pembayaran untuk pemasok, bukan dari bagian procurement.
7. Rekam untuk Audit
Tahap terakhir dalam siklus procurement adalah pembukuan yang baik untuk tujuan audit di masa depan. Auditor membutuhkan dokumentasi menyeluruh dari semua pembelian, sehingga semua dokumen yang relevan dari daftar permintaan dan pembelian melalui faktur harus disimpan di satu lokasi pusat.
Pastikan perusahaan telah menghitung berbagai kemungkinan menggunakan metode pembelian digital, sehingga mungkin bermanfaat bagi perusahaan untuk mencetak versi kertas dokumentasi dan menyimpannya di tempat yang aman nantinya proses digitalisasi tidak mampu bekerja.
Baca Juga: Perbedaan Direct Procurement dan Indirect Procurement
Nah, setelah mengetahui tujuh langkah penting dalam proses procurement, keahlian ini sendiri diciptakan memang untuk diadopsi oleh perusahaan besar untuk membangun strategi perusahaan jauh lebih kuat lagi.
ProcurA sebagai penyedia solusi e-procurement juga bisa menjadi pilihan Anda dalam mengelola strategi perusahaan. Anda juga dapat menggunakan software e-procurement dengan mengunjungi situs kami di sini. Sukses!
Sumber:
- https://www.lucidchart.com/blog/steps-in-the-procurement-process-flow
- https://www.purchasecontrol.com/blog/procurement-process-cycle/
- https://www.zycus.com/blog/procurement-technology/procurement-process.html
(RTS)