Apa Itu Procurement Specialist? Penjelasan Lengkapnya di Sini!

Procurement Specialist

Di era globalisasi dan kompetisi yang ketat saat ini, kelancaran operasi bisnis menjadi kunci utama keberhasilan. Salah satu faktor penting yang menunjang kelancaran ini adalah proses pengadaan barang dan jasa yang efisien. Nah, di sinilah peran procurement specialist atau pengadaan menjadi sangat vital. Namun, sebelum lebih lanjut membahas tugas-tugasnya, ketahui terlebih dahulu apa itu procurement specialist.

Apa Itu Procurement Specialist?

Apa Itu Procurement Specialist

Procurement Specialist memainkan peran yang penting dalam proses pengadaan perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan perusahaan, pencarian dan evaluasi vendor, negosiasi kontrak, hingga pengiriman dan pemantauan kinerja vendor. 

Mereka memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik, kualitas tinggi, dan tepat waktu.

Baca Juga: Bagaimana ERP Mengoptimalkan Proses Procurement?

Tugas Procurement Specialist

Tugas Procurement

Procurement specialist memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran operasi bisnis. Berikut adalah tugas utama mereka yang berkontribusi pada efisiensi dan efektivitas pengadaan perusahan.

1. Penetapan Standar Kebutuhan

Seorang procurement harus merumuskan standar perusahaan untuk kebutuhan barang dan jasa, termasuk kualitas bahan yang diperlukan. 

Merekalah yang memastikan standar ini jelas, terukur, dan konsisten untuk proses penyaringan tender yang akurat dan cermat.

2. Perencanaan Penyediaan Barang

Menyusun daftar lengkap barang atau jasa yang dibutuhkan berdasarkan identifikasi kebutuhan perusahaan. Selain itu, procurement specialist juga memperhitungkan faktor-faktor seperti anggaran, waktu, dan spesifikasi teknis dalam perencanaan.

3. Penyesuaian Permintaan

Procurement specialist bertugas untuk menganalisis dan menyaring pengajuan kebutuhan dari berbagai divisi. Mereka harus melakukan penyesuaian permintaan dengan mempertimbangkan prioritas dan urgensi kebutuhan.

4. Pencarian Vendor dan Supplier

Procurement harus mencari tender untuk mendapatkan calon vendor dan supplier yang memenuhi kualifikasi. Lalu, setelah menemukannya mereka juga harus memastikan kelengkapan informasi dan legalitas vendor sebelum proses seleksi lebih lanjut.

5. Analisis Surat Penawaran

Setelah menemukan vendor, procurement perlu menganalisis secara detail surat penawaran dari vendor yang terpilih. Mereka harus mempertimbangkan berbagai aspek seperti harga, kualitas, layanan, dan reputasi vendor.

Baca Juga: Mengenal Cara Kerja ERP dalam Perusahaan

6. Negosiasi untuk Keuntungan Optimal

Negosiasi adalah hal yang wajib dilakukan procurement untuk mendapatkan harga terbaik dan persyaratan kontrak yang menguntungkan bagi perusahaan. Mereka harus bisa menjaga keseimbangan antara kepentingan perusahaan dan vendor untuk mencapai solusi yang win-win.

7. Pembuatan Kontrak yang Jelas

Menyusun kontrak yang jelas dan terperinci adalah tanggung jawab procurement selanjutnya. Mereka harus bisa memastikan kontrak sesuai dengan regulasi dan hukum yang berlaku untuk melindungi kepentingan kedua belah pihak.

8. Penerimaan Invoice dan Pembayaran

Setelah barang diterima, procurement harus memverifikasi invoice yang diterima dari vendor untuk memastikan kesesuaian dengan harga yang disepakati dan kuantitas barang/jasa yang diterima. Setelah itu, mereka perlu memproses pembayaran kepada vendor sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak.

Baca Juga: Mengenal Cara Kerja ERP dalam Perusahaan

Keterampilan dan Keahlian Procurement Specialist yang Diperlukan 

Keahlian Procurement

Untuk menjadi Procurement Specialist yang sukses, dibutuhkan kombinasi unik dari keahlian hard (teknis) dan soft (non-teknis). Berikut beberapa poin pentingnya.

1. Pemahaman Mendalam Proses Pengadaan

Procurement perlu menguasai tahapan-tahapan dalam proses pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pasca pengadaan. Selain itu, mereka juga perlu memahami prinsip-prinsip pengadaan yang efektif, seperti transparansi, akuntabilitas, dan nilai terbaik untuk uang.

2. Pengetahuan Hukum dan Peraturan yang Kuat:

Procurement perlu memahami hukum dan peraturan yang relevan dengan proses pengadaan, seperti undang-undang tender dan peraturan perpajakan. Mereka perlu menerapkan pengetahuan ini untuk memastikan proses pengadaan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

3. Kemampuan Negosiasi

Mampu bernegosiasi secara efektif dengan vendor adalah yang dibutuhkan menjadi procurement. Sehingga Anda perlu memiliki strategi dan teknik negosiasi yang handal untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

4. Kemampuan Analisis

Mampu menganalisis kebutuhan pengadaan secara detail dan menyeluruh adalah kemampuan procurement selanjutnya. Mereka harus bisa mengevaluasi penawaran vendor secara kritis dan objektif berdasarkan data dan analisis.

5. Keahlian IT 

Mampu menggunakan software dan alat yang terkait dengan proses pengadaan, seperti sistem e-Procurement dan software manajemen kontrak adalah kemampuan selanjutnya yang dibutuhkan.

6. Kemampuan Beradaptasi yang Tinggi

Kemampuan soft skill yang satu ini dibutuhkan ketika menjadi procurement specialist. Sebab, mereka harus bisa beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan kerja yang dinamis terkait pengadaan. Seorang procurement harus bisa belajar hal-hal baru dengan cepat dan mampu menyesuaikan diri dengan situasi yang baru.

Menjadi procurement specialist yang sukses perlu memiliki kombinasi  keahlian  hard (teknis) dan soft (non-teknis) yang kuat. Dengan mengembangkan keahlian-keahlian ini, procurement bisa memberi kontribusi bagi keberhasilan suatu bisnis.

Referensi:

https://blog.lexcheck.com/procurement-specialist-roles-and-responsibilities-of-an-evolving-position-lc#:~:text=Firm%20Management-,Legal%20Tech,and%20materials%20meet%20company%20standards.

https://www.evisort.com/blog/7-key-skills-every-procurement-specialist-should-have

https://www.vendr.com/blog/procurement-specialist