Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya. Proses ini meliputi tahapan seperti perencanaan, pemilihan penyedia, negosiasi, pemesanan, penerimaan, pembayaran, dan evaluasi. Proses procurement yang efektif dan efisien dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, seperti menghemat biaya, meningkatkan kualitas, mempercepat pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Namun, proses ini juga menghadapi berbagai tantangan dan hambatan, seperti kesulitan dalam mengelola data dan dokumen, kurangnya transparansi dan akuntabilitas, adanya risiko fraud dan korupsi, serta rendahnya kinerja dan produktivitas. Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan perlu memanfaatkan teknologi informasi yang dapat membantu mereka dalam mengoptimalkan proses tersebut.
Salah satu teknologi informasi yang dapat digunakan adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Lantas, apa itu ERP dan bagaimana ERP dapat mengoptimalkan proses procurement? Simak penjelasannya berikut ini!
Baca Juga: Pentingnya Risiko Manajemen dalam Proses Procurement
Apa Itu ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang digunakan untuk mengelola sumber daya, operasi, dan informasi bisnis secara efisien dan efektif. ERP memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bisnis, seperti akuntansi, keuangan, produksi, penjualan, pembelian, persediaan, dan sumber daya manusia. ERP juga membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja, kualitas, dan layanan pelanggan, serta mengurangi biaya dan risiko.
ERP terdiri dari modul-modul yang saling terhubung dan berbagi data. Modul-modul ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi masing-masing perusahaan. Beberapa contoh modul ERP adalah:
- Modul akuntansi dan keuangan: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti pembukuan, pelaporan keuangan, penganggaran, perpajakan, audit, dan pengendalian internal.
- Modul produksi: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti perencanaan produksi, penjadwalan, pengendalian kualitas, pengelolaan bahan baku, dan pengelolaan mesin.
- Modul penjualan: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti pemasaran, penawaran harga, pesanan, fakturasi, pengiriman, dan layanan purna jual.
- Modul pembelian: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti permintaan pembelian, negosiasi harga, penerimaan barang, pembayaran supplier, dan evaluasi supplier.
- Modul persediaan: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti pengelolaan stok, peramalan permintaan, pengendalian persediaan, dan pengelolaan gudang.
- Modul sumber daya manusia: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti rekrutmen, pelatihan, penggajian, manajemen kinerja, manfaat karyawan, dan hubungan industrial.
Baca Juga: Bagaimana Teknologi Memudahkan Proses Procurement Anda?
Bagaimana ERP Mengoptimalkan Proses Procurement
Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat menikmati berbagai keuntungan, seperti:
1. Memperbaiki pengelolaan data dan dokumen
ERP dapat menyimpan dan mengolah data dan dokumen yang berkaitan dengan proses procurement dalam satu basis data terpusat yang mudah diakses dan diperbarui oleh semua pihak yang terlibat. Hal ini dapat mengurangi kesalahan, duplikasi, dan inkonsistensi data, serta mempermudah pencarian dan pelaporan data.
2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
ERP dapat memberikan visibilitas yang tinggi terhadap seluruh aktivitas dan transaksi yang terjadi dalam proses procurement. Hal ini dapat memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengawasi kinerja penyedia, mengidentifikasi dan mencegah fraud dan korupsi, serta meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi dan standar.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
ERP dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai proses dan tugas yang berhubungan dengan procurement, seperti perencanaan, pemilihan penyedia, negosiasi, pemesanan, penerimaan, pembayaran, dan evaluasi. Hal ini dapat menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya perusahaan, serta meningkatkan akurasi, kualitas, dan kecepatan pengadaan barang dan jasa.
4. Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi
ERP dapat memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antara semua pihak yang terlibat dalam proses procurement, baik internal maupun eksternal. Hal ini dapat meningkatkan hubungan kerjasama dan kemitraan antara perusahaan dengan penyedia, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dengan demikian, ERP dapat menjadi solusi yang tepat untuk mengoptimalkan proses procurement perusahaan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan produktivitasnya, serta mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih baik.
Referensi: