Kini, kehadiran eProcurement semakin diminati oleh perusahaan dan pembisnis. eProcurement memiliki banyak manfaat, seperti meningkatkan efektivitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas dan daya saing dalam proses pengadaan.
Namun, untuk mencapai tujuan eProcurement, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa cara untuk mencapai tujuan eProcurement.
Baca Juga: Beberapa Fitur eProcurement dalam ProcurA SE
Cara untuk Mencapai Tujuan eProcurement
1. Menyusun Rencana Strategis eProcurement
Freepik.com
Cara mencapai tujuan eProcurement yang pertama ialah menyusun rencana strategis. Ini adalah dokumen yang menguraikan visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan indikator kinerja eProcurement dalam jangka panjang.
Rencana strategis ini harus disusun berdasarkan analisis kebutuhan organisasi, potensi pasar penyedia barang dan jasa, regulasi yang berlaku dan best practice dari organisasi lain yang telah menerapkan eProcurement.
Selain itu, rencana strateg ikut hawa indjuga harus disosialisasikan kepada semua pihak terkait agar mendapatkan dukungan dan komitmen.
2. Menyiapkan Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur teknologi informasi merupakan sarana dan prasarana yang mendukung pelaksanaan eProcurement secara online.
Infrastruktur ini meliputi hardware (seperti komputer, server, printer), software (seperti aplikasi eprocurement), jaringan (seperti internet) dan sumber daya manusia (seperti administrator sistem).
Infrastruktur ini harus memenuhi standar keamanan data, ketersediaan layanan dan kemudahan akses bagi pengguna.
3. Mencapai Tujuan eProcurement dengan Mengembangkan Sistem Aplikasi eProcurement
Sistem aplikasi eProcurement yakni program komputer yang digunakan untuk mengelola proses pengadaan secara elektronik. Sistem aplikasi ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi dan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya (seperti sistem keuangan).
Sistem aplikasi ini juga harus memiliki fitur-fitur yang mendukung efisiensi proses pengadaan (seperti otomatisasi dokumen), transparansi proses pengadaan (seperti publikasi informasi lelang) dan akuntabilitas proses pengadaan (seperti audit trail).
Baca Juga: 3 Cara Meyakinkan Atasan Anda untuk Beralih ke eProcurement
4. Melakukan Sosialisasi dan Pelatihan Kepada Pengguna
Sosialisasi dan pelatihan adalah kegiatan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada para pengguna sistem aplikasi eprocurement.
Pengguna sistem aplikasi eprocurement meliputi pejabat pembuat komitmen (PPK), pejabat pengadaan barang/jasa (PPBJ), panitia lelang, penyedia barang/jasa (vendor) dan masyarakat umum.
Sosialisasi dan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pemahaman tentang konsep dasar eProcurement ,aturan-aturan yang berlaku dalam eProcurement serta cara menggunakan sistem aplikasi eProcurement secara optimal.
5. Mencapai Tujuan eProcurement dengan Melakukan Monitoring dan Evaluasi Kinerja eProcurement
Monitoring dan evaluasi adalah kegiatan penting untuk mengukur sejauh mana pencapaian tujuan eProcurement serta mengidentifikasi masalah-masalah atau hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaannya.
Monitoring dilakukan secara berkala dengan menggunakan indikator-indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam rencana strategis eProcurement.
6. Terbuka dengan Tantangan Baru
Seiring berjalannya waktu, maka tantangan dan perubahan serta teknologi juga akan berbeda. Oleh sebab itu, penting untuk memikirkan risiko dan tantangan yang akan muncul di masa mendatang.
Seperti disebutkan dalam artikel dari Supply Chain Quarterly, persiapkan sumber daya manusia dan sumber lainnya yang mungkin akan menyelamatkan bisnis Anda dari tantangan tersebut.
Luangkan waktu untuk memastikan bahwa banyak supplier tidak hanya berasal dari wilayah tertentu di dunia atau negara yang dapat mengalami gangguan tak terduga, seperti cuaca dan risiko terkait alam hingga risiko politik atau ekonomi.
Tantangan baru akan terus bermunculan, oleh karena itu merencanakan skenario masa depan penting untuk tetap fokus dalam mencapai tujuan eProcurement.
7. Jalin Hubungan Baik dengan Vendor
Menjalin hubungan baik dengan vendor juga termasuk dalam cara mencapai tujuan eProcurement Luangkan waktu untuk belajar dan memanfaatkan ilmu, pengalaman, serta praktik yang dilakukan.
Misalnya, kunjungi situs website lain untuk melihat berbagai opsi dan rute yang melibatkan procurement dan eProcurement, termasuk banyak praktik terbaik.
Hal ini penting sebagai latihan untuk menyelesaikan berbagai masalah di masa mendatang terkait eProcurement Anda.
Nah, itulah tujuh cara mencapai tujuan eProcurement yang penting untuk dilakukan. Semoga bermanfaat!
Referensi: