Ada banyak alasan mengapa sebuah perusahaan harus beralih ke eProcurement, salah satunya adalah kemudahan dan kepraktisan. Membuat proses lebih mudah serta menyederhanakan alur kerja sehingga hemat waktu dan biaya merupakan manfaat dari eProcurement. Meski begitu, masih banyak bos perusahaan yang ragu untuk beralih ke eProcurement. Lantas, bagaimana cara meyakinkan atasan Anda untuk berpindah ke eProcurement?
Baca Juga: Beberapa Fitur eProcurement dalam ProcurA SE
Apa Itu eProcurement?
Sebelum mencari tahu cara agar atasan mau beralih ke eProcurement, lebih dulu ketahui pengertian eProcurement. Ini adalah proses pengadaan barang atau jasa perusahaan yang dilakukan secara elektronik yakni menggunakan website maupun internet. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan produk maupun layanan bisnis agar pekerjaan atau data lebih teratur dan pengelolaan kontrol keuangan pun efisien.
Cara Meyakinkan Atasan Anda untuk Beralih ke eProcurement
freepik.com
1. Sebutkan Keunggulan Apa yang Akan Diperoleh saat Beralih ke eProcurement
Pertama dan terpenting agar atasan yakin untuk beralih ke eProcurement ialah menjabarkan keunggulan berupa manfaat, penghematan finansial dan pengurangan biaya yang dapat dilakukan apabila beralih ke eProcurement. Menjelaskan secara spesifik terkait manfaat dan keunggulan adalah hal penting yang harus diperhatikan. Anda bisa mempelajari dan mencari keuntungan eProcurement bagi perusahaan.
Penghematan biaya adalah indikator penting terkait pengadaan di sebuah perusahaan. menurut studi pengadaan global Xchanging tahun 2015, yang memperkuat keuangan perusahaan adalah praktik pengadaan yang efisien.
Para responden mengatakan, efisiensi waktu serta proses saat melacak (tracking) dan hasil analitik (masing -masing 77 persen dan 76 persen) adalah keunggulan yang dimiliki oleh eProcurement. Sementara dalam hal fungsi, pengadaan barang, penghematan biaya (47 persen) juga merupakan yang tertinggi di antara responden, diikuti oleh dampak pendapatan sebesar 19 persen dan mengidentifikasi penghematan biaya sebesar 16 persen. Survei juga menunjukkan bahwa lebih dari setengah responden memiliki alat eProcurement, seperti:
- 68% memiliki otomatisasi
- 64% memiliki manajemen kinerja pemasok
- 69% memiliki e-sourcing
- 54% memiliki analitik prediktif
- 50% memiliki teknologi yang melibatkan Internet of Things (IoT)
Menurut data dari CEB, 51 persen perusahaan besar menggunakan eProcurement untuk pengadaan pengelolaan pengeluaran perusahaan.
2. Jelaskan Lebih Rinci Tentang Manfaat eProcurement untuk Perusahaan Anda
Untuk meyakinkan atasan atau jajaran petinggi perusahaan dalam mengimplementasikan pengadaan perangkat lunak, Anda harus serius dan bersungguh-sungguh dalam menunjukkan ‘hasil’ dari adanya eProcurement secara statistik dan berdasarkan kondisi lapangan.
Selanjutnya, jelaskan pada atasan dengan lebih rinci terkait manfaat apa saja yang dapat dibawa oleh eProcurement untuk perusahaan. Hindari menjabarkan manfaat yang sudah diketahui atasan, sebaliknya, jelaskan secara khusus apa yang dapat dilakukan eProcurement untuk perusahaan. Bandingkan bagaimana keuangan perusahaan sebelum dan sesudah menggunakan eProcurement. Setidaknya, pertimbangkan agar atasan menyetujui untuk melakukan percobaan.
Perlu diingat bahwa penyesuaian ini juga bisa menjadi nilai jual yang baik bagi para eksekutif. Ini juga tergantung pada sistem pengadaan yang sudah Anda gunakan, Anda mungkin dapat mengintegrasikan e-Procurement saat bekerja dengan vendor.
Baca Juga: Pentingkah Menggunakan Jasa eProcurement di Perusahaan?
3. Kumpulkan Dukungan dari Rekan Kerja
Kumpulkan dukungan dari kolega dan tim di departemen Anda. Tunjukkan contoh bagaimana ePro dapat membuat perbedaan bagi perusahaan, termasuk bagaimana ePro mengatasi masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Hal ini penting agar atasan lebih yakin bahwa eProcurement memang membawa dampak dan manfaat bagi perusahaan.
Soroti bagaimana eProcurement selaras dengan tren kepemimpinan. Hampir satu dekade yang lalu, percakapan seputar eProcurement terjadi di majalah perdagangan seperti Supply & Demand Chain Executive, yang mencatat bahwa eProcurement adalah ide baru di tahun 1980an dan 1990an. Sekarang diskusi tentang eProcurement telah berpindah ke hampir semua perusahaan besar.
Memang tak pernah mudah untuk menyadarkan atau menunjukan bahwa mengeluarkan budget bagi perusahaan adalah hal yang diperlukan selama itu membawa dampak baik. Tapi, eProcurement memiliki potensi pengurangan biaya dan efisiensi di banyak hal dalam perusahaan dan tunjukkan bahwa inilah solusi terbaik untuk perusahaan Anda. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda!
Referensi: