Seiring perkembangan zaman dan teknologi, metode dalam procurement memiliki banyak variasi. Hal tersebut mampu memudahkan staff divisi purchasing namun juga memiliki kelemahan masing-masing. Staff purchasing dituntut untuk menguasai setiap alur dalam procurement agar mencapai kecepatan dan ketepatan waktu, kualitas dan juga biaya operasional yang telah dianggarkan.
Secara umum, metode dalam procurement terbagi dua, yaitu metode procurement tradisional dan metode procurement alternatif. Namun, kali ini Procura Blog akan membahas 6 metode procurement yang seringkali dipakai berbagai perusahan, yuk mari disimak!
1. Buka Tender
Buka tender adalah kegiatan utama dalam procurement yang bertujuan mengumpulkan vendor untuk pengajuan penawaran barang/jasa. Saat ini sudah tersedia e-tendering, sama seperti tender manual, vendor harus mengirimkan detail barang/jasa, kemudian perusahaan mulai memilih vendor yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
2. Buka Tender secara Terbatas
Peserta dari lelang tender terbatas memiliki tugas yang sama seperti buka tender terbuka, tetapi biasanya hanya terdapat 5 perusahaan peserta. Walaupun berdaya saing rendah, perusahaan yang akan memenangkan tender adalah perusahaan yang sudah menjalin relasi yang cukup lama dan menawarkan harga termurah dan berkualitas tinggi.
3. Request For Proposal
Permintaan untuk proposal adalah suatu permintaan formal untuk pengajuan proposal, umumnya berhubungan dengan pekerjaan jasa yang tidak terdefinisi dengan jelas. Kemudian surat kontrak diberikan untuk vendor dengan penawaran yang berkualitas.
4. Metode Dua Tahap
Metode dua tahap adalah penyampaian dokumen proposal yang persyaratan dan lembar teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan di dalam sampul tertutup II. Penyampaian dokumen penawaran pada tahap II (penawaran harga) dilakukan oleh vendor yang dinyatakan lulus uji tahap I (evaluasi administrasi dan secara teknis). Metode dua tahap ini digunakan untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang memiliki karakteristik:
- Pekerjaan bersifat kompleks.
- Memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem.
- Membutuhkan waktu evaluasi teknis yang lama.
5. Request for Quotation
Permintaan penawaran, metode procurement ini merupakan metode yang paling mudah untuk dijalankan. Tidak menggunakan proposal resmi yang diajukan oleh vendor. Perusahaan akan memilih tiga vendor terbaik untuk mendapat penawaran. Tentu saja, dengan penawaran harga murah serta kualitas terbaik akan menjadi vendor terpilih.
6. Vendor tunggal
Metode dengan vendor tunggal yang berarti tidak ada kompetisi memenangkan tender, namun metoder ini hanya boleh digunakan dalam situasi tertentu. Seperti keadaan darurat, jika hanya ada satu vendor yang memenuhi persyaratan teknis, mendapat keuntungan dari segi harga vendor sangat jelas dan yang terpenting perusahaan hanya dapat kebutuhan produk dari vendor tersebut. Metode ini harus mendapat persetujuan dari manajemen sebelum dilaksanakan, mengingat ada poin-poin penting yang mendasari keputusan.
Demikian 6 metode procurement yang dapat dijadikan referensi di perusahaan Anda. Sudah ada bayangan untuk proses selanjutnya, kan? Semoga sukses!
Sumber:
- https://blog.udemy.com/procurement-methods/
- http://www.bibisnis.com/2015/07/mengetahui-jenis-lelang-tender-perusahaan.html
- http://www.id.undp.org/content/indonesia/id/home/operations/procurement.html
(MS)