Penawaran tender biasanya dilakukan dalam konteks proyek-proyek besar, kompleks, atau berisiko tinggi yang membutuhkan kualifikasi, pengalaman, dan kemampuan khusus dari penawar. Berikut ini pengertian, tujuan hingga tahapan penawaran tender yang penting untuk diketahui.
Pengertian Penawaran Tender
Penawaran tender adalah proses dimana suatu pihak (penawar) mengajukan penawaran harga atau biaya untuk menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh pihak lain (pemilik proyek atau pengadaan).
Selain itu, penawaran tender bisa jadi salah satu cara untuk mendapatkan peluang bisnis yang menarik dan menguntungkan. Namun, penawaran tender juga memiliki tantangan dan risiko tersendiri. Oleh karena itu, penyedia barang atau jasa harus mempersiapkan diri dengan baik sebelum mengajukan penawaran tender.
Tujuan
Tujuan penawaran tender adalah untuk mencari penyedia barang atau jasa yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran pihak yang mengadakan tender. Dengan demikian, penawaran tender dapat memberikan manfaat seperti:
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang atau jasa
- Mendorong persaingan sehat dan adil di antara penyedia barang atau jasa
- Memperoleh harga yang kompetitif dan kualitas yang baik dari barang atau jasa yang dibutuhkan
- Menghindari praktik monopoli, kolusi, atau korupsi dalam pengadaan barang atau jasa
Baca Juga: Pengertian Tender Terbuka dan Prosedurnya
Syarat dan Kriteria Tender
Untuk dapat mengikuti penawaran tender, penyedia barang atau jasa harus memenuhi syarat dan kriteria yang ditetapkan oleh pihak yang mengadakan tender. Syarat dan kriteria ini dapat berbeda-beda tergantung pada jenis, skala, dan kompleksitas dari barang atau jasa yang dibutuhkan. Beberapa contoh syarat dan kriteria yang umum adalah:
- Memiliki izin usaha yang sah dan relevan dengan bidang usaha yang ditawarkan
- Memiliki pengalaman dan rekam jejak yang baik dalam menyediakan barang atau jasa yang ditawarkan
- Memiliki kemampuan teknis, finansial, dan manajerial yang memadai untuk melaksanakan kontrak jika menang tender
- Memiliki sertifikat kesehatan, keselamatan, lingkungan, dan kualitas yang sesuai dengan standar yang berlaku
- Memiliki dokumen penawaran yang lengkap, rinci, dan sesuai dengan persyaratan yang diminta
Tahapan Penawaran Tender
1. Pengumuman tender
Pemilik proyek atau pengadaan mengumumkan kebutuhan barang atau jasa yang akan ditenderkan melalui media cetak, elektronik, atau online. Pengumuman tender harus mencakup informasi penting seperti ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, kriteria kualifikasi, jadwal pelaksanaan, metode evaluasi, dan batas waktu pengajuan penawaran.
2. Pendaftaran penawar
Para penawar yang tertarik dan memenuhi kriteria kualifikasi harus mendaftarkan diri sebagai peserta tender dengan mengisi formulir pendaftaran dan melampirkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat izin usaha, sertifikat kompetensi, daftar pengalaman, dan lain-lain.
3. Pembuatan dokumen penawaran
Para penawar harus membuat dokumen penawaran yang berisi penawaran harga atau biaya, metode pelaksanaan, jaminan kualitas, jaminan pelaksanaan, dan lain-lain. Dokumen penawaran harus disusun sesuai dengan format dan ketentuan yang ditetapkan oleh pemilik proyek atau pengadaan.
4. Pengajuan dokumen penawaran
Para penawar harus mengajukan dokumen penawaran sebelum batas waktu yang ditentukan. Dokumen penawaran harus disegel dan ditandatangani oleh penanggung jawab penawar. Dokumen penawaran harus diserahkan ke lokasi yang ditunjuk oleh pemilik proyek atau pengadaan.
5. Pembukaan dokumen penawaran
Pemilik proyek atau pengadaan akan membuka dokumen penawaran secara terbuka di hadapan para penawar atau perwakilan mereka. Pemilik proyek atau pengadaan akan membacakan nama-nama penawar, harga atau biaya yang ditawarkan, dan hal-hal penting lainnya yang terkait dengan dokumen penawaran.
6. Evaluasi dokumen penawaran
Pemilik proyek atau pengadaan akan mengevaluasi dokumen penawaran berdasarkan metode evaluasi yang telah ditetapkan. Metode evaluasi dapat berupa harga terendah, nilai teknis tertinggi, nilai teknis dan harga terbaik, atau kombinasi dari ketiganya. Pemilik proyek atau pengadaan akan membandingkan antara harga atau biaya yang ditawarkan dengan anggaran yang tersedia, serta antara kualitas dan kemampuan yang ditunjukkan oleh para penawar dengan spesifikasi dan ruang lingkup pekerjaan yang dibutuhkan.
Baca Juga: Perbedaan Tender dan Lelang, Cek di Sini!
7. Penetapan pemenang tender
Pemilik proyek atau pengadaan akan menetapkan pemenang tender berdasarkan hasil evaluasi dokumen penawaran. Pemenang tender adalah penawar yang memenuhi semua kriteria kualifikasi dan memiliki nilai evaluasi tertinggi. Pemilik proyek atau pengadaan akan mengumumkan nama pemenang tender melalui media cetak, elektronik, atau online, serta memberikan surat pemberitahuan kepada pemenang tender.
8. Penandatanganan kontrak
Pemenang tender harus menandatangani kontrak dengan pemilik proyek atau pengadaan dalam waktu yang ditentukan. Kontrak adalah dokumen hukum yang mengikat kedua belah pihak untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang disepakati. Kontrak harus mencakup hal-hal seperti ruang lingkup pekerjaan, harga atau biaya, jadwal pelaksanaan, jaminan kualitas, jaminan pelaksanaan, hak dan kewajiban kedua belah pihak, sanksi, dan mekanisme penyelesaian sengketa.
Demikian penjelasan lengkap tentang pengertian penawaran tender. Semoga bermanfaat!
Referensi: