Tips Membangun Strategi Procurement yang Efektif

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, pengadaan barang dan jasa merupakan aspek kritikal yang menentukan keberhasilan operasional perusahaan. Strategi procurement yang efektif tidak hanya berkontribusi pada pengurangan biaya, tetapi juga memastikan kelancaran pasokan dan kualitas produk yang tinggi. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda membangun strategi procurement yang efektif. 

Baca Juga: 5 Hard Skill dan Soft Skill yang Penting untuk Procurement

Tips Membangun Strategi Procurement yang Efektif

1. Audit dan Tinjauan Berkala

Melakukan audit dan tinjauan secara berkala adalah kunci untuk memastikan bahwa strategi procurement Anda berjalan sesuai rencana. Ini melibatkan penilaian kinerja rantai pasok, identifikasi area yang membutuhkan perbaikan, dan penyesuaian strategi untuk meningkatkan efisiensi procurement.

2. Indikator Kinerja Utama (KPI)

Menetapkan KPI yang spesifik dan terukur dapat membantu dalam memantau dan mengevaluasi kinerja procurement. Beberapa KPI yang umum digunakan meliputi waktu siklus procurement, tingkat kepatuhan kontrak, dan tingkat kepuasan internal terhadap pemasok.

3. Strategi Procurement dengan Analisis Pengeluaran

Memahami pola pembelian organisasi melalui analisis pengeluaran menyeluruh dapat mengungkapkan area potensial untuk penghematan biaya dan peningkatan proses. Ini termasuk mengkategorikan dan menganalisis data pengeluaran historis serta menilai kinerja pemasok.

4. Evaluasi Kualitas Barang dan Jasa

Mengukur kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses procurement adalah aspek penting lainnya. Ini dapat dilakukan melalui survei kepuasan pengguna, audit kualitas, dan penilaian terhadap standar yang ditetapkan

5. Strategi Procurement dengan Meningkatkan Kecepatan Pengadaan

Indikator ini mengukur seberapa cepat proses procurement dilakukan. Semakin cepat proses procurement, semakin efektif strategi yang diterapkan. Ini mencakup waktu dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang atau jasa

6. Pemantauan dan Peningkatan Berkesinambungan

Strategi procurement yang efektif memerlukan pemantauan dan peningkatan yang berkesinambungan. Ini melibatkan pengumpulan feedback, pelaksanaan survei, dan penerapan praktik terbaik berdasarkan data dan tren terkini.

7. Manfaat Jangka Panjang

Efektivitas strategi procurement juga dapat diukur dari manfaat jangka panjang yang diperoleh, seperti hubungan pemasok yang lebih kuat, inovasi dalam proses procurement, dan kontribusi terhadap keberlanjutan lingkungan.

Mengukur efektivitas strategi procurement membutuhkan pendekatan yang komprehensif dan berorientasi pada data. Dengan memanfaatkan metode-metode di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa strategi procurement mereka tidak hanya mendukung operasi sehari-hari tetapi juga mengarah pada pertumbuhan dan keberlanjutan jangka panjang. Untuk informasi lebih lanjut tentang pengembangan dan evaluasi strategi procurement, Anda dapat mengunjungi sumber yang telah disediakan.

Baca Juga: 6 Tips untuk Mendorong Procurement yang Berkelanjutan

KPI dalam Strategi Procurement: Mengukur Kinerja untuk Keberhasilan Bisnis

Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan penuh persaingan, pengadaan memainkan peran kunci dalam menentukan keberhasilan dan efisiensi operasional sebuah perusahaan. Key Performance Indicators (KPI) adalah alat vital yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja proses pengadaan.

KPI tidak hanya membantu dalam mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan, tetapi juga dalam memastikan bahwa tujuan strategis perusahaan tercapai dengan efektif. Berikut adalah beberapa KPI yang umum digunakan dalam pengadaan:

  • Biaya Pengadaan: Mengukur total biaya yang terlibat dalam proses pengadaan, termasuk biaya transaksi, biaya logistik, dan biaya lain yang terkait.
  • Waktu Siklus Pengadaan: Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus pengadaan, dari permintaan hingga penerimaan barang atau jasa.
  • Kepatuhan Kontrak: Tingkat di mana pemasok mematuhi ketentuan kontrak, termasuk kualitas, jumlah, dan waktu pengiriman.
  • Tingkat Kepuasan Internal: Seberapa puas stakeholder internal dengan proses pengadaan dan hasilnya.
  • Efisiensi Proses: Penilaian terhadap seberapa efisien proses pengadaan berjalan, termasuk otomatisasi dan penggunaan teknologi.
  • Penghematan Biaya: Penghematan yang dicapai melalui negosiasi kontrak, pembelian volume, atau metode pengadaan lainnya.
  • Kualitas Produk atau Layanan: Penilaian terhadap kualitas produk atau layanan yang diperoleh melalui proses pengadaan.
  • Waktu Pengiriman: Kecepatan pemasok dalam mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
  • Kepatuhan terhadap Peraturan dan Regulasi: Seberapa baik proses pengadaan mematuhi peraturan dan regulasi yang berlaku.
  • Inovasi dan Peningkatan Berkelanjutan: Kemampuan departemen pengadaan untuk terus berinovasi dan meningkatkan proses pengadaan.

Mengimplementasikan dan memantau KPI yang tepat dapat memberikan wawasan yang berharga bagi perusahaan untuk meningkatkan proses pengadaan mereka. Dengan demikian, perusahaan dapat mencapai efisiensi yang lebih tinggi, mengurangi risiko, dan meningkatkan kepuasan internal serta eksternal. Untuk informasi lebih lanjut tentang KPI dalam pengadaan, Anda dapat mengunjungi sumber yang telah disediakan.

Referensi:

https://sievo.com/blog/procurement-strategy

https://kissflow.com/procurement/procurement-strategy/

https://www.procurify.com/blog/procurement-strategy-in-8-steps/