Begini Tahapan dalam Proses Procurement!

Begini Tahapan dalam Proses Procurement

Tahapan dalam proses procurement atau pengadaan merupakan serangkaian langkah yang sistematis untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan sehingga bisa mencapai tujuan bisnisnya.

Proses procurement ini melibatkan berbagai aktivitas, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran kepada vendor. Sehingga dengan membuat kontrol lebih ketat pada rantai pasokan juga bisa meningkatkan pengembangan produk dan peluang bisnis. 

Tahapan dalam Proses Procurement

Tahapan dalam Proses Procurement

Untuk menerapkan proses procurement yang efektif, maka tentunya Anda perlu mengetahui setiap tahapan dalam procurement tersebut. Sistem procurement yang efektif bisa menghemat waktu dan budget bagi perusahaan.

Berikut adalah tahapan dalam proses procurement dari perspektif perusahaan.

Baca Juga: Bagaimana Teknologi Memudahkan Proses Procurement Anda?

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama tahapan dalam proses procurement adalah mengidentifikasi barang atau jasa apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat draft rencana yang mencakup informasi seperti biaya, waktu, dan urgensinya.

2. Memilih Vendor

Setelah kebutuhan teridentifikasi, maka departemen procurement perlu melakukan pemilihan vendor yang tepat. Menemukan vendor yang tepat merupakan langkah krusial dalam proses pengadaan barang dan jasa. 

Vendor yang tepat tidak hanya menawarkan produk berkualitas tinggi dengan harga kompetitif, tetapi juga memiliki reputasi yang baik dan mampu menjalin hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

Procurement perlu melakukan riset tentang reputasi vendor dalam hal kualitas produk, layanan, dan ketepatan waktu. Lalu, bandingkan harga dari beberapa vendor untuk mendapatkan penawaran terbaik. Pertimbangkan juga seberapa cepat vendor dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Baca Juga: 5 Aplikasi Finansial untuk Bantu Mengatur Keuangan Anda

3. Pengajuan Permintaan Pembelian

Setelah vendor terpilih, ajukan permintaan pembelian kepada departemen keuangan untuk mendapatkan persetujuan. Permintaan pembelian harus mencakup terkait informasi nama atau departemen pemohon, rincian barang atau jasa, informasi vendor, dan harga.

Perlu diingat, bahwa sebelum memesan dari vendor, pastikan Anda sudah mendapat persetujuan dari departemen internal.

4. Purchase Order (PO)

Tahapan dalam proses procurement selanjutnya jika permintaan pembelian disetujui, departemen procurement akan menerbitkan purchase order (PO) kepada vendor.

PO merupakan dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak dan berisi informasi seperti nomor PO, tanggal, informasi pembelian, informasi vendor, rincian barang atau jasa, harga, dan ketentuan pembayaran.

Dalam proses pengadaan, membangun hubungan yang kuat dengan vendor merupakan kunci untuk mencapai kerjasama jangka panjang yang saling menguntungkan. Hal ini sangat penting, terutama jika perusahaan berencana memesan dari vendor yang sama dalam jangka panjang.

5. Memproses Invoice dan List Pesanan

Pada tahapan ini, vendor akan mengirimkan invoice kepada perusahaan yang berisi permintaan pembayaran. Selain itu, vendor juga akan mengirimkan list pesanan yang berisi konfirmasi akhir tentang barang/jasa yang akan dipesan. 

Tahapan dalam proses procurement bisa saja faktur dan pesanan tidak terjadi bersamaan, misalnya faktur datang lebih lama dari pesanan.

Baik perusahaan maupun vendor harus memastikan bahwa informasi dalam faktur dan pesanan sudah sesuai dengan kesepakatan awal. Jangan lupa untuk menyimpan salinan faktur dan pesanan dengan baik untuk keperluan dokumentasi dan audit.

Baca Juga: Ini 6 Tips Mengelola Keuangan bagi yang Kuliah sambil Kerja!

6. Melakukan Pembayaran

Setelah menerima barang/jasa dan memastikan semuanya sesuai dengan PO, perusahaan akan melakukan pembayaran kepada vendor. Pembayaran dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti transfer bank, cek, atau kartu kredit. 

Buatlah jadwal pembayaran yang jelas dan terstruktur untuk memastikan pembayaran kepada vendor dilakukan tepat waktu. Gunakan sistem pembayaran elektronik seperti transfer bank online atau e-payment gateway untuk mempercepat proses pembayaran.

7. Pencatatan dan Audit

Langkah terakhir dari tahapan dalam procurement adalah pencatatan transaksi pengadaan untuk keperluan audit di masa depan. Simpan semua dokumen yang terkait dengan proses pengadaan, seperti permintaan pembelian, purchase order, list pesanan, invoice, dan bukti pembayaran.

Memahami tahapan dalam proses procurement secara menyeluruh sangatlah penting bagi perusahaan untuk memastikan kelancaran, efisiensi, dan akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa. 

Referensi:

https://tipalti.com/procurement-hub/procurement-process/

https://procureability.com/what-are-the-stages-of-procurement-process/

https://www.sergroup.com/en/knowledge-center/blog/procurement-process.html