Layaknya fungsi bisnis lainnya di perusahaan, procurement telah melalui banyak uji coba. Terbukti, procurement memudahkan perusahaan terutama di bidang pengadaan barang dan operasional. Kini, seiring perkembangan zaman, teknologi tentu berperan penting dalam kehidupan manusia tak terkecuali di proses procurement. Lantas, bagaiaman peran teknologi saat proses procurement Anda berlangsung? Simak penjelasannya berikut ini!
Pengertian Procurement
Proses procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Proses procurement meliputi beberapa tahapan, antara lain:
- Perencanaan kebutuhan: Tahap ini melibatkan identifikasi dan analisis kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan, serta penetapan anggaran dan sumber dana yang tersedia.
- Pemilihan penyedia: Tahap ini melibatkan pencarian dan evaluasi penyedia barang atau jasa yang potensial, serta negosiasi dan penentuan kontrak yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
- Pelaksanaan kontrak: Tahap ini melibatkan pengawasan dan pengendalian kinerja penyedia barang atau jasa sesuai dengan kontrak yang telah disepakati, serta penyelesaian masalah yang mungkin timbul selama proses pengadaan berlangsung.
- Penilaian hasil: Tahap ini melibatkan pengecekan dan verifikasi kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang telah diterima oleh organisasi atau perusahaan, serta pengukuran dan evaluasi tingkat kepuasan dan manfaat yang diperoleh dari proses pengadaan tersebut.
Proses procurement yang efektif dan efisien dapat memberikan berbagai manfaat bagi organisasi atau perusahaan, seperti meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, meningkatkan kualitas, mengurangi risiko, dan meningkatkan hubungan dengan pihak eksternal.
Baca Juga: 5 Prinsip Penerapan eProcurement
Bagaimana Teknologi Membantu Proses Procurement Anda?
Teknologi memudahkan proses procurement dengan berbagai cara. Misalnya, menggunakan perangkat lunak automasi seluruh proses e-procurement, mulai dari fungsi, prosedur, sampai kebijakan perusahaan dalam proses procurement-nya. Dengan demikian, proses procurement Anda jadi lebih praktis dan menghemat anggaran dibandingkan dengan procurement konvensional.
Selain itu, teknologi juga membantu dalam melakukan riset, negosiasi, dan perencanaan yang merupakan bagian dari proses strategis procurement. Teknologi memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan barang atau sumber daya, membuat purchase request, mengevaluasi dan memilih vendor supplier, melakukan negosiasi harga dan perjanjian bisnis, membuat purchase order, menerima dan menginspeksi barang yang datang, membuat invoice dan mengatur pembayaran, serta mencatat semua aktivitas yang dilakukan.
Dengan demikian, teknologi memberikan banyak manfaat bagi proses procurement, seperti meningkatkan akuntabilitas, mempermudah audit dan monitoring, efisiensi pengadaan, dan ketersediaan data.
Teknologi juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan e-tendering dan e-purchasing yang merupakan dua jenis e-procurement yang berbeda. E-tendering adalah proses pengadaan barang atau jasa melalui tender online, sedangkan e-purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa secara online.
Baca Juga: Apa Itu Indirect Procurement?
Teknologi memberikan banyak kemudahan untuk proses procurement perusahaan maupun bisnis Anda. Salah satu cara terbaik untuk merasakan kemudahan tersebut ialah dengan menggunakan jasa pengadaan barang online atau eProcurement seperti ProcurA.
Ini adalah sebuah platform digital yang menyediakan layanan pengadaan barang dan jasa secara online. ProcurA memungkinkan pelanggan untuk mencari, membandingkan, dan memesan berbagai produk dan layanan dari berbagai penyedia dengan mudah dan cepat.
ProcurA juga menawarkan fitur-fitur seperti manajemen kontrak, pelacakan pengiriman, pembayaran elektronik, dan laporan transaksi. ProcurA bertujuan untuk membantu pelanggan menghemat waktu, biaya, dan sumber daya dalam melakukan pengadaan barang dan jasa. Sehingga proses procurement Anda jadi lebih cepat, praktis, dan akurat.
Referensi:
- https://www.gep.com/blog/technology/how-technology-can-simplify-operational-procurement
- https://procura.id/