Cara Membentuk Tim Procurement yang Efektif untuk Perusahaan

Attitude Baik dalam Dunia Pekerjaan

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memiliki tim yang efektif adalah kunci untuk memastikan operasi perusahaan berjalan lancar dan efisien. Tim yang handal tidak hanya membantu perusahaan dalam menghemat biaya, tetapi juga dalam memastikan kualitas dan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Berikut adalah beberapa strategi dan praktik terbaik untuk membentuk tim procurement yang efektif serta cara mengukur kinerjanya dengan tepat. 

Baca Juga: Menjembatani Kesenjangan antara Procurement dan Marketing

Cara Membentuk Tim Procurement yang Efektif untuk Perusahaan

1. Memilih Anggota Tim Procurement yang Tepat

Memilih anggota tim yang memiliki keahlian dan pengalaman yang relevan sangat penting. Keterampilan analitis, kemampuan negosiasi, dan pemahaman yang baik tentang pasar adalah beberapa atribut yang harus dimiliki oleh anggota tim procurement.

2. Penetapan Tujuan yang Jelas

Menetapkan tujuan yang SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu) akan membantu tim untuk fokus pada apa yang perlu dicapai dan bagaimana cara mencapainya.

3. Pelatihan dan Pengembangan Berkelanjutan

Dunia procurement terus berubah, sehingga penting bagi anggota tim untuk terus mengasah keterampilan mereka melalui pelatihan dan pengembangan berkelanjutan. Ini termasuk memahami tren terbaru, teknologi, dan metodologi dalam procurement.

4. Berkolaborasi dengan Departemen Lain

Tim harus dapat bekerja sama dengan departemen lain untuk memahami kebutuhan mereka dan bagaimana ini dapat dipenuhi melalui proses procurement yang efektif.

5. Mengadopsi Teknologi Terkini

Penggunaan teknologi seperti e-procurement dapat meningkatkan efisiensi dengan mengotomatisasi proses dan memudahkan komunikasi dengan supplier.

6. Manajemen Hubungan Supplier

Membina hubungan yang baik dengan supplier adalah esensial. Ini termasuk negosiasi kontrak yang menguntungkan kedua belah pihak dan memastikan bahwa supplier memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

7. Analisis dan Manajemen Risiko Tim Procurement

Tim harus mampu mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin timbul, baik itu terkait dengan supplier, pasar, atau faktor eksternal lainnya.

8. Pengukuran Kinerja dan Umpan Balik

Mengukur kinerja tim secara berkala dan meminta umpan balik dari stakeholder internal dan eksternal dapat membantu dalam meningkatkan proses dan strategi procurement.

9. Kepemimpinan yang Kuat

Seorang pemimpin tim yang efektif dapat menginspirasi dan memotivasi anggota tim, serta memastikan bahwa tim bekerja sebagai satu kesatuan yang koheren menuju tujuan yang sama.

Baca Juga: 10 Skill Profesional Procurement yang Wajib Dikuasai

Bagaimana Mengukur Kinerja Tim Procurement?

Attitude Baik dalam Dunia Pekerjaan

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, pengukuran kinerja tim menjadi aspek kritikal yang menentukan keberhasilan operasional perusahaan. Tim procurement atau pengadaan memiliki peran penting dalam memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas dengan harga yang kompetitif, serta meminimalisir risiko dalam supply chain. Untuk mencapai hal ini, diperlukan indikator kinerja atau Key Performance Indicators (KPI) yang efektif dan terukur.

Pentingnya KPI untuk Tim Procurement

KPI tidak hanya berfungsi sebagai alat ukur kinerja, tetapi juga sebagai panduan strategis yang membantu tim dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan KPI, manajemen dapat memantau dan mengevaluasi efisiensi operasional, efektivitas manajemen biaya, dan kualitas hubungan dengan pemasok.

Contoh KPI untuk Tim Procurement

Berikut adalah beberapa contoh KPI yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja tim procurement:

  • Biaya Pengadaan: Mengukur total biaya yang dikeluarkan untuk aktivitas pengadaan, termasuk biaya transaksi dan biaya lain yang terkait.
  • Waktu Siklus Pengadaan: Durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus pengadaan, dari permintaan hingga penerimaan barang atau jasa.
  • Tingkat Kepuasan Pelanggan Internal: Sejauh mana kebutuhan pengguna internal terpenuhi oleh tim procurement.
  • Kualitas Pemasok: Evaluasi kinerja pemasok berdasarkan kriteria seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk, dan responsivitas.
  • Penghematan Biaya: Penghematan yang dicapai melalui negosiasi harga, penemuan alternatif yang lebih murah, atau optimasi proses pengadaan.
  • Kepatuhan Kontrak: Tingkat kepatuhan terhadap syarat dan ketentuan kontrak yang telah disepakati dengan pemasok.
  • Tingkat Ketersediaan Barang atau Jasa: Kemampuan tim dalam memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Mengimplementasikan KPI

  • Untuk mengimplementasikan KPI dengan sukses, perusahaan harus melakukan beberapa langkah penting:
  • Menetapkan KPI yang relevan dengan tujuan strategis perusahaan.
  • Mengkomunikasikan KPI dan ekspektasi kepada tim procurement.
  • Melakukan pelatihan dan pengembangan untuk memastikan tim memiliki kemampuan yang diperlukan.
  • Menggunakan sistem manajemen kinerja untuk memantau dan melaporkan KPI.Melakukan evaluasi rutin dan penyesuaian KPI sesuai dengan perubahan kondisi bisnis atau strategi perusahaan.

Dengan mengimplementasikan strategi-strategi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa tim mereka beroperasi pada tingkat optimal, memberikan nilai terbaik bagi organisasi, dan mendukung pertumbuhan dan keberhasilan jangka panjang. 

Kesuksesan dalam pembentukan tim yang efektif tidak hanya terletak pada keterampilan individu, tetapi juga pada bagaimana anggota tim tersebut dapat bekerja sama secara sinergis untuk mencapai tujuan bersama.

Referensi:

https://unite.eu/en-global/resources/stories-and-insights/how-to-create-an-efficient-procurement-process-in-four-easy-steps

https://www.tradogram.com/blog/4-best-ways-to-improve-your-procurement-efficiency