Kontrak vendor bukan sekadar dokumen lega, tapi ini adalah pondasi untuk hubungan kerja yang sukses antara perusahaan dan vendor. Namun, sering kali, terjadi kesalahan kontrak vendor yang disusun terburu-buru atau tanpa memperhatikan detail penting, yang akhirnya menimbulkan masalah di kemudian hari. Apa saja kesalahan kontrak vendor yang sering terjadi dan bagaimana cara menghindarinya? Mari kita bahas!
1. Tidak Spesifik dalam Definisi Lingkup Kerja
Lingkup kerja yang terlalu umum atau ambigu sering kali menjadi akar konflik. Misalnya, hanya menyebutkan “pengiriman barang tepat waktu” tanpa menjelaskan tanggal spesifik atau mekanisme penalti jika terlambat. Vendor merasa mereka telah memenuhi tugasnya, tetapi perusahaan merasa sebaliknya. Hal ini menimbulkan ketegangan dan bahkan risiko hukum.
Pastikan setiap kontrak memiliki Scope of Work (SOW) yang sangat rinci. Sertakan jadwal, spesifikasi produk, standar kualitas, dan indikator keberhasilan. Semakin spesifik, semakin kecil kemungkinan terjadi salah tafsir.
Baca Juga: 5 Cara Mengelola Stress di Tengah Proses Pengadaan yang Kompleks
2. Tidak Menyertakan Penalti dalam Kontrak Vendor
Kontrak tanpa sanksi untuk kegagalan atau keterlambatan terkait pengadaan sering kali membuat vendor kurang bertanggung jawab. Kesalahan kontrak vendor ini bisa membuat perusahaan jadi pihak yang dirugikan jika tidak ada mekanisme perlindungan untuk memulihkan kerugian. Sertakan penalti bagi vendor yang jelas. Misalnya, biaya keterlambatan pengiriman sebesar 1% dari nilai kontrak per hari keterlambatan. Ini memberi insentif kepada vendor untuk memenuhi kewajibannya tepat waktu.
3. Ketidakjelasan dalam Tenggat Waktu
Tidak menyepakati tenggat waktu yang jelas atau realistis untuk pengiriman barang atau penyelesaian proyek dapat menyebabkan keterlambatan, yang pada gilirannya dapat merusak rencana bisnis. Tanpa tenggat waktu yang ditetapkan, sulit untuk mengukur kinerja vendor dan memastikan bahwa semua pekerjaan diselesaikan tepat waktu.
4. Tidak Mengecek Ketentuan Hukum dalam Kontrak Vendor
Kesalahan kontrak vendor selanjutnya adalah sering kali perusahaan menggunakan template kontrak dari internet atau referensi lama tanpa menyesuaikannya dengan hukum di Indonesia.
Kontrak bisa dianggap tidak sah jika melanggar peraturan lokal atau industri tertentu.
Selalu libatkan tim legal yang memahami peraturan lokal saat menyusun kontrak. Selain itu, perbarui template kontrak secara berkala sesuai perubahan hukum.
Baca Juga: 6 Cara Mencari Relasi dalam Dunia Procurement
5. Tidak Menyediakan Klausul Force Majeure
Banyak kontrak tidak mencantumkan bagaimana pihak-pihak terlibat harus bertindak dalam situasi darurat, seperti bencana alam atau pandemi. Saat kejadian tak terduga terjadi, kedua belah pihak tidak tahu bagaimana menyesuaikan kewajiban mereka.
Jadi, pastikan ada klausul force majeure yang memungkinkan penyesuaian kewajiban selama keadaan darurat. Sebutkan situasi seperti apa yang termasuk dalam klausul ini.
6. Tidak Mendokumentasikan Perubahan Kontrak Vendor
Perubahan kesepakatan sering dilakukan secara verbal tanpa pembaruan dokumen kontrak. Kesalahpahaman muncul ketika salah satu pihak tidak mematuhi perubahan tersebut. Setiap perubahan, sekecil apa pun, harus didokumentasikan dalam bentuk addendum yang ditandatangani kedua belah pihak. Komunikasi tertulis adalah kunci untuk menghindari konflik.
Kesalahan kontrak vendor sering kali disebabkan kurangnya perhatian terhadap detail dan pengawasan. Dengan memastikan kontrak mencakup lingkup kerja yang jelas, klausul penalti, ketentuan hukum lokal, klausul force majeure, dan dokumentasi perubahan, Anda bisa menghindari banyak masalah yang merugikan perusahaan.
Baca Juga: Pemesanan Ulang Manajemen Persediaan, 5 Tipsnya di Sini
7. Ketentuan yang Tidak Memadai tentang Kualitas dan Standar Layanan
Tidak mendefinisikan dengan jelas kualitas produk atau layanan yang diinginkan dapat menyebabkan vendor mengirimkan barang atau jasa yang tidak sesuai harapan. Klausul terkait kualitas, standar, dan spesifikasi produk harus ada untuk menjaga kepuasan dan keberhasilan proyek.
Ingat, kontrak bukan sekadar formalitas, namun ini adalah alat untuk melindungi kepentingan bisnis Anda!
Referensi:
- https://ironcladapp.com/journal/contracts/vendor-contracts-the-5-essential-elements/
- https://www.adobe.com/acrobat/business/hub/why-you-need-vendor-contracts.html#:~:text=A%20vendor%20agreement%2C%20or%20contract,the%20obligations%20of%20both%20parties.
- https://aavenir.com/glossary/vendor-agreement/