Proses procurement adalah perencanaan memperoleh barang dan jasa dengan harga terbaik dengan tetap menjaga standar pengiriman dan kualitas. Ini melibatkan menemukan pemasok yang tepat, menegosiasikan harga terbaik, melakukan pembelian, dan mengamankan pengiriman.
Kebijakan dan strategi pengadaan yang kuat memandu tim pengadaan Anda menuju pencapaian tujuan bisnis jangka panjang. Untuk itu, proses procurement haruslah fleksibel, mudah beradaptasi, dan terus berkembang seiring dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Baca Juga: 80% Procurement Gagal Karena Salah Seleksi Vendor, Atasi dengan Vendor Prequalification!
Tips Proses Procurement Agar Berjalan Lancar
Proses procurement bukan hanya tentang memangkas biaya atau mendapatkan kesepakatan termurah. Namun juga memperoleh barang dan layanan berkualitas dengan harga dan waktu yang tepat untuk menjaga operasi bisnis Anda berjalan lancar. Berikut adalah 5 tips agar proses procurement Anda berjalan lancar.
1. Melakukan Audit
Sebelum menyusun strategi baru, penting untuk memahami pengeluaran pengadaan Anda saat ini. Untuk melakukannya, lakukan audit menyeluruh terhadap kebiasaan belanja Anda. Kumpulkan data tentang kebijakan dan aktivitas pengadaan yang ada, termasuk:
- Apa yang Anda beli (barang dan jasa)
- Dari siapa Anda membeli (pemasok)
- Berapa banyak yang Anda belanjakan (total biaya)
Analisis data ini untuk mengidentifikasi area dengan pengeluaran tinggi, peluang penghematan biaya yang potensial, dan setiap kejadian pengeluaran yang tidak wajar (pembelian yang tidak sah).
Menyelami secara mendalam nuansa-nuansa tertentu akan membantu menentukan upaya-upaya Anda dan menyesuaikan strategi Anda sebagaimana mestinya.
2. Menggunakan Otomatisasi
Penting buat Anda memeriksa alat yang digunakan dalam mengelola proses procurement. Banyak alur kerja yang dapat diotomatisasi, menghasilkan penghematan waktu dan pengeluaran. Bentuk otomatisasi ini juga mengurangi risiko kesalahan manusia, sehingga menghasilkan konsistensi pada seluruh proses pengadaan.
Selain itu, otomatisasi memainkan peran penting dalam proses procurement. Misalnya, otomatisasi procurement sehingga prosesnya lebih cepat. Akhirnya, penjualan akan berjalan lebih baik, menghasilkan lebih banyak penjualan.
Lalu, staf procurement bisa lebih fokus pada hal lebih penting karena perangkat lunak penjualan dapat mengotomatiskan sebagian besar pelaporan dan tugas-tugas rutin.
Baca Juga: Nomor Purchase Order: Pengertian, Cara, dan Manfaatnya
3. Mengaplikasikan CRM
Analis data menghabiskan hingga 40% waktu untuk mengumpulkan data sebelum mulai memeriksanya. Setelah melakukan analisis, manajer pasokan harus berusaha lebih keras menegosiasikan penghematan biaya atau meningkatkan kinerja pemasok berdasarkan apa yang telah mereka pelajari dari data.
CRM berinteraksi dengan mudah dengan ERP dan sistem pihak ketiga untuk memusatkan semua data. Karena aktivitas dan kinerja KPI bersifat transparan dan real-time, laporan mingguan atau bulanan dapat dibuat secara otomatis. CRM juga dapat membantu Anda menemukan peluang penting berdasarkan data pembelian yang ada.
4. Kelola Inventaris
Cobalah untuk melihat inventaris Anda. Manajemen inventaris yang efektif berarti Anda tidak memiliki inventaris terlalu banyak atau sedikit untuk memenuhi permintaan pada waktu tertentu.
Cara yang paling akurat untuk mengelola inventaris adalah berinvestasi pada alat manajemen inventaris. Pilih alat yang tepat untuk bisnis yang bisa membantu meminimalkan kesalahan seperti pesanan, stok, bahan baku, dll.
Meskipun tampaknya baik untuk menyimpan stok ekstra dan melebihi permintaan, namun ada risiko dibaliknya yakni meningkatkan biaya untuk menyimpannya.
5. Tips Proses Procurement: Simpan Data dalam Satu Tempat Saja
Proses procurement tidak dapat efisien jika informasi dikumpulkan di lokasi yang berbeda. Ini harus menjadi perhatian utama. Mulai dari hutang piutang usaha hingga informasi vendor. Memusatkan semua data terkait pengadaan memungkinkan Anda dan tim dengan cepat mengambil keputusan yang tepat bagi bisnis.
6. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab
Buat struktur tim procurement yang terdefinisi dengan baik dimulai dengan menguraikan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap anggota tim. Ini bisa mencakup:
- Manajer pengadaan: Memimpin tim dan mengawasi strategi pengadaan secara keseluruhan
- Chief Purchasing Officer (CPO): Bertanggung jawab atas pengadaan dan negosiasi dengan pemasok
- Spesialis kontrak: Pastikan kontrak sah secara hukum dan bermanfaat bagi perusahaan Anda
- Spesialis kontrol kualitas: Memverifikasi bahwa barang dan jasa memenuhi standar kualitas yang disepakati
Peran dan tanggung jawab yang ditetapkan dengan jelas mencegah kebingungan, memastikan akuntabilitas, dan berkontribusi pada kelancaran pelaksanaan strategi pengadaan Anda.
Baca Juga: Risiko Rantai Pasokan: Pengertian dan Tips Mencegahnya
7. Tips Proses Procurement Efektif: Menetapkan Metrik Kinerja
Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah ukuran kuantitatif yang memungkinkan Anda melacak kemajuan dan mengidentifikasi area abu-abu dalam proses pengadaan Anda.
Pertimbangkan KPI berikut untuk mengukur seberapa efektif proses procurement Anda:
- Persentase penghematan biaya: Mengevaluasi penghematan biaya yang dicapai sebagai persentase dari total pengeluaran pengadaan
- Waktu tunggu pemasok: Mengukur waktu yang dibutuhkan dari penempatan pesanan hingga pengiriman akhir
- Tingkat cacat pemasok: Mengukur jumlah produk cacat yang diterima terhadap total produk yang dipesan dari masing-masing pemasok, sehingga memberikan transparansi pada pemasok yang unggul dan yang tertinggal.
- Dengan melacak metrik ini, Anda menunjukkan nilai strategi pengadaan kepada para pemangku kepentingan dan mengidentifikasi area dengan kebutuhan pengoptimalan.
Itu tadi beberapa tips membuat proses procurement bisnis Anda lebih efektif. Langkah-langkah ini dapat membantu Anda mengoptimalkan pengeluaran, mengurangi risiko, dan membuat aliran barang dan jasa yang stabil bagis bisnis Anda untuk berkembang di pasar yang kompetitif.
Sumber:
- https://www.deskera.com/blog/procurement-tips/
- https://www.tradogram.com/blog/11-expert-tips-to-optimize-your-procurement-efforts-in-2023
- https://mercuri.net/insights/5-tips-on-how-to-deal-with-procurement/