Proses procurement yang baik adalah faktor kelancaran operasional bisnis. Namun, tidak jarang risiko procurement bisa saja terjadi.
Seperti keterlambatan pengiriman, lonjakan harga, atau ketidaksesuaian kualitas menjadi penghambat.
Agar hal tersebut tidak mengganggu jalannya bisnis, berikut adalah 5 strategi anti gagal untuk mengelola risiko dalam procurement yang bisa Anda terapkan.
Baca Juga: Teknik Forecasting Budget dalam Procurement
5 Strategi Mengelola Risiko Procurement
Dalam proses procurement, risiko adalah tantangan yang tidak bisa dihindari, namun dapat diminimalkan dengan strategi yang tepat. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa Anda lakukan.
1. Identifikasi Risiko
Langkah pertama untuk mengelola risiko dalam procurement adalah melakukan identifikasi risiko secara menyeluruh. Risiko dalam procurement dapat berupa:
- Keterlambatan pengiriman: Barang atau jasa yang tidak datang tepat waktu.
- Kenaikan harga: Perubahan pasar yang memengaruhi biaya pengadaan.
- Kualitas yang tidak sesuai: Barang yang tidak memenuhi spesifikasi kontrak.
- Ketidakstabilan vendor: Vendor yang bangkrut atau tidak dapat memenuhi komitmen.
Gunakan pendekatan analisis risiko seperti SWOT atau brainstorming bersama tim untuk mengidentifikasi kemungkinan risiko di setiap tahap procurement.
Dokumentasikan temuan ini untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan.
2. Jangan Hanya Mengandalkan Satu Vendor
Bayangkan kalau satu-satunya vendor yang Anda gunakan tiba-tiba tidak bisa memenuhi pesanan, bisnis Anda pasti terganggu.
Untuk menghindari itu Anda sebaiknya mencari beberapa vendor untuk setiap kebutuhan.
Pilih juga beberapa vendor dari lokasi berbeda jika memungkinkan, supaya risiko bencana di satu daerah tidak terlalu berpengaruh.
Lalu, jangan lupa untuk melakukan evaluas berkala untuk memastikan performa semua vendor bagus.
3. Buat Kontrak yang Jelas dan Menguntungkan Kedua Pihak
Kontrak yang baik adalah dasar untuk melindungi Anda dan vendor. Pastikan kontrak mencakup detail barang dan jasa sepert harga, spesfikasi, dan waktu pengiriman.
Lalu, kondisi darurat juga harus dijelaskan. Misalnya jika terjadi bencana atau pandemi maka solusi apa yang akan diambil.
Kemudian, pastikan juga di dalam kontrak terdapat sanski jika ada keterlambatan. Gunakan asuransi untuk melindungi pengadaan terhadap kejadian yang tidak terduga, seperti kerusakan barang selama transportasi.
Baca Juga: 7 KPI Procurement yang Wajib Anda Perhatikan!
4. Gunakan Teknologi untuk Memantau Risiko
Teknologi bisa membantu Anda memantau proses procurement dengan lebih mudah dan akurat.
Sistem e-procurement seperti ProcurA misalnya memungkinkan Anda bisa melihat status pengadaan secara real-time.
Anda pun juga bisa menggunakan data dari pengadaan sebelumnya untuk memprediksi risiko yang mungkin muncul. Lalu, melacak performa vendor dan pengiriman menggunakan indikator seperti ketepatan waktu atau kualitas barang.
Teknologi blockchain dapat digunakan untuk meningkatkan keamanan dan memastikan keaslian data transaksi.
Baca Juga: 3 Jenis Kontrak Procurement, Wajib Anda Tahu!
5. Pantau dan Evaluasi Kinerja Vendor Secara Berkala
Monitoring adalah kunci untuk memastikan vendor tetap memenuhi ekspektasi selama periode kerja sama.
Anda dapat menggunakan Key Performance Indicators (KPI) seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, atau kepatuhan pada anggaran.
Lalu, jadwalkan secara rutin untuk mengevaluasi kinerja vendor dan membahas tantangan yang mungkin mereka hadapi. Jika diperlukan, berikan dukungan kepada vendor untuk mengatasi kendala, seperti memberikan pelatihan atau membangun komunikasi lebih baik.
Risiko dalam procurement adalah hal yang tidak dapat dihindari, tetapi bisa dikelola dengan strategi yang tepat. Mulai dari mengidentifikasi risiko, memastikan vendor berkualitas, membangun kontrak yang jelas, hingga memanfaatkan teknologi, semua langkah ini akan membantu Anda menjaga kelancaran proses procurement.