Tanpa sistem pengadaan yang efisien, sebuah perusahaan dapat menghadapi berbagai masalah umum procurement yang dapat mempengaruhi kinerja operasional dan keuangan.
Artikel ini akan membahas lima masalah umum procurement dan bagaimana cara mengatasinya.
5 Masalah Umum Procurement
Peran pengadaan telah berkembang secara signifikan, bergerak melampaui sekadar aktivitas transaksional menjadi fungsi strategis yang berkontribusi langsung terhadap laba bersih dan keberhasilan jangka panjang organisasi.
Dalam hal ini, mengidentifikasi masalah umum procurement dan menerapkan solusi yang efektif menjadi sangat penting bagi bisnis yang ingin meningkatkan operasi pengadaan mereka, meminimalkan risiko, dan memaksimalkan nilai dari rantai pasokan mereka.
Baca Juga: 3 Jenis Kontrak Procurement, Wajib Anda Tahu!
1. Kurangnya Standarisasi
Masalah umum procurement pertama yang sering ditemui adalah kurangnya standarisasi dalam proses pengadaan.
Tanpa prosedur yang jelas dan baku, setiap pengadaan bisa dilakukan secara ad-hoc dan bervariasi antar departemen.
Hal ini berisiko menurunkan efisiensi dan meningkatkan potensi kesalahan dalam pengadaan barang atau jasa.
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan harus menetapkan standar dan prosedur operasi yang jelas dalam setiap tahap pengadaan.
Proses mulai dari perencanaan, pemilihan vendor, hingga evaluasi pasca-pengadaan harus terdokumentasi dengan baik.
Pelatihan rutin bagi tim procurement juga penting untuk memastikan semua anggota tim memahami dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Baca Juga: 7 KPI Procurement yang Wajib Anda Perhatikan!
2. Kurangnya Visibilitas dan Transparansi
Masalah kedua adalah kurangnya visibilitas dan transparansi dalam proses procurement.
Hal ini sering terjadi jika data pengadaan tidak terdokumentasi dengan baik atau hanya tersedia dalam format yang tidak mudah diakses.
Ketika visibilitas terbatas, sulit bagi pemangku kepentingan untuk memantau kemajuan pengadaan, memverifikasi pengeluaran, atau mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi besar.
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan perlu memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan transparansi dan visibilitas proses pengadaan.
Sistem manajemen procurement berbasis software dapat memberikan laporan real-time, analisis pengeluaran, dan melacak status setiap pengadaan.
Hal ini memungkinkan tim dan pemangku kepentingan untuk mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai pengadaan yang sedang berlangsung.
3. Masalah Umum Procurement: Negosiasi Harga yang Buruk dengan Vendor
Masalah lainnya adalah negosiasi harga yang buruk dengan vendor.
Tanpa perencanaan yang matang atau pemahaman yang mendalam tentang harga pasar, perusahaan bisa terjebak dalam kesepakatan yang tidak menguntungkan.
Negosiasi yang buruk dapat menyebabkan biaya pengadaan yang lebih tinggi, yang pada gilirannya mempengaruhi margin keuntungan perusahaan.
Untuk mengatasi masalah ini, tim procurement harus dilengkapi dengan keterampilan negosiasi yang kuat.
Melakukan riset pasar terlebih dahulu untuk mengetahui harga pasar yang wajar dan melakukan perbandingan antar vendor sangat penting.
Selain itu, perusahaan juga harus mempertimbangkan nilai jangka panjang dari hubungan dengan vendor, bukan hanya harga awal, untuk memastikan keuntungan yang berkelanjutan.
Baca Juga: 5 Strategi Anti Gagal Kelola Risiko Procurement!
4. Keterlambatan Pengiriman Barang atau Jasa
Keterlambatan pengiriman adalah masalah umum lainnya dalam procurement.
Keterlambatan ini dapat menyebabkan gangguan pada rantai pasokan perusahaan dan menunda operasional yang sangat bergantung pada barang atau jasa tersebut.
Penyebab keterlambatan bisa bervariasi, mulai dari masalah logistik hingga ketidakmampuan vendor memenuhi tenggat waktu.
Untuk mengatasi masalah ini, penting untuk membangun hubungan yang baik dan saling percaya dengan vendor.
Menyusun kontrak yang jelas mengenai tenggat waktu pengiriman dan sanksi bagi keterlambatan dapat menjadi langkah yang efektif.
Selain itu, perusahaan bisa mempertimbangkan untuk membuat cadangan pasokan dengan beberapa vendor untuk menghindari ketergantungan pada satu pemasok saja.
5. Manajemen Persediaan yang Tidak Efisien
Masalah umum procurement selanjutnya adalah manajemen persediaan yang buruk dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok barang.
Kelebihan stok dapat mengikat modal yang seharusnya bisa dipakai untuk keperluan lain, sementara kekurangan stok dapat mengganggu kelancaran operasional dan pelayanan pelanggan.
Kedua kondisi ini dapat merugikan perusahaan dalam jangka panjang.
Solusinya dengan mengimplementasikan sistem manajemen persediaan yang terintegrasi dengan sistem procurement akan membantu perusahaan mengelola stok dengan lebih efisien.
Dengan memantau permintaan dan pasokan secara real-time, perusahaan dapat meminimalkan risiko kelebihan atau kekurangan persediaan.
Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk memprediksi kebutuhan barang dengan lebih akurat, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi pengeluaran.
Masalah dalam procurement bisa beragam, namun dengan perencanaan yang matang, penggunaan teknologi, dan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat mengatasi tantangan-tantangan ini dengan efektif.
Mengadopsi standar operasional yang jelas, meningkatkan transparansi, melatih keterampilan negosiasi, menjaga hubungan baik dengan vendor, serta memanfaatkan sistem manajemen persediaan yang baik adalah langkah-langkah penting untuk memastikan pengadaan berjalan lancar dan menguntungkan bagi perusahaan.
Referensi:
- https://www.procurify.com/blog/purchasing-problems-and-solutions/
- https://kissflow.com/procurement/procurement-challenges/
- https://www.bellwethercorp.com/blog/10-common-purchasing-problems-and-how-to-solve-them/