Hubungan dengan supplier yang baik sangat penting agar bisnis tetap berjalan lancar tanpa gangguan yang merugikan.
Dalam dunia procurement, keberlanjutan rantai pasok sangat bergantung pada keandalan supplier.
Namun, tidak jarang perusahaan menghadapi masalah dengan supplier yang tidak konsisten, baik dalam hal kualitas produk, ketepatan waktu pengiriman, maupun kepatuhan terhadap kesepakatan.
Baca Juga: Strategi Efisiensi Procurement, Bisa Tingkatkan Profit Bisnis Anda!
1. Identifikasi Masalah yang Terjadi
Sebelum mengambil tindakan, identifikasi secara jelas di mana letak ketidakkonsistenan supplier.
Apakah masalahnya terkait dengan keterlambatan pengiriman, fluktuasi kualitas, komunikasi yang buruk, atau faktor lain? Dengan memahami akar permasalahan, perusahaan dapat menentukan strategi yang tepat untuk menyelesaikannya.
2. Komunikasi Terbuka dengan Supplier
Sering kali, supplier tidak menyadari bahwa mereka telah mengecewakan kliennya.
Oleh karena itu, penting untuk menjalin komunikasi yang jelas dan terbuka.
Diskusikan permasalahan yang terjadi dan cari tahu penyebabnya. Bisa jadi supplier mengalami kendala internal yang belum mereka ungkapkan.
Gunakan pertemuan berkala atau laporan performa untuk mendiskusikan masalah yang ada. Dengan cara ini, hubungan dengan supplier tetap profesional dan solutif.
3. Terapkan Key Performance Indicator (KPI)
Agar supplier lebih bertanggung jawab terhadap kinerjanya, tetapkan Key Performance Indicators (KPI) yang jelas dan dapat diukur. KPI ini bisa mencakup:
- Ketepatan waktu pengiriman
- Kualitas produk
- Kepatuhan terhadap kontrak
- Respon terhadap komunikasi
- Kemampuan menangani keluhan
Jika supplier gagal memenuhi KPI dalam jangka waktu tertentu, perusahaan dapat mempertimbangkan tindakan lebih lanjut seperti penalti atau penggantian supplier.
Baca Juga: Mengenal Perencanaan Pengadaan: Dari Perencanaan hingga Evaluasi Vendor
4. Berikan Kesempatan untuk Perbaikan
Tidak semua supplier yang bermasalah harus langsung diputus hubungannya. Jika supplier memiliki potensi besar, beri mereka kesempatan untuk memperbaiki kinerja. Berikan batas waktu tertentu dan lakukan evaluasi berkala untuk melihat apakah ada peningkatan.
Bila supplier menunjukkan perubahan positif, hubungan dengan supplier bisa tetap berjalan baik dan berkelanjutan.
5. Diversifikasi Supplier untuk Mengurangi Risiko
Mengandalkan hanya satu supplier dapat meningkatkan risiko bisnis. Jika supplier utama mengalami kendala, maka rantai pasok bisa terganggu. Oleh karena itu, memiliki beberapa supplier sebagai cadangan bisa menjadi strategi yang efektif untuk mengurangi risiko operasional.
Diversifikasi supplier memungkinkan perusahaan untuk tetap mendapatkan pasokan yang stabil meskipun salah satu supplier mengalami masalah.
Dengan memiliki lebih dari satu sumber pasokan, perusahaan bisa lebih fleksibel dalam menghadapi perubahan pasar, kendala produksi, atau permasalahan logistik dari satu supplier tertentu.
Beberapa langkah dalam menerapkan diversifikasi supplier antara lain:
- Melakukan riset dan evaluasi supplier baru: Perusahaan harus mencari supplier yang memenuhi standar kualitas dan memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
- Membagi volume pesanan: Hindari ketergantungan pada satu supplier dengan membagi volume pesanan ke beberapa pemasok. Hal ini membantu mengurangi dampak jika satu supplier mengalami keterlambatan atau masalah produksi.
- Membangun hubungan yang baik dengan beberapa supplier: Jangan hanya fokus pada satu pemasok, tetapi jalin komunikasi dan kerja sama yang baik dengan beberapa pihak agar proses procurement tetap berjalan lancar.
- Meninjau kinerja supplier secara berkala: Evaluasi supplier secara rutin untuk memastikan bahwa semua pemasok tetap memenuhi standar yang telah ditetapkan.
6. Buat Kontrak yang Mengikat
Kontrak yang jelas dan terperinci dapat mencegah berbagai ketidakkonsistenan dari supplier. Pastikan kontrak mencakup hal-hal berikut:
- Spesifikasi produk atau jasa yang harus dipenuhi
- Jadwal pengiriman dan sanksi keterlambatan
- Standar kualitas yang disepakati
- Mekanisme penyelesaian sengketa
Dengan kontrak yang kuat, perusahaan memiliki dasar hukum jika terjadi pelanggaran dari pihak supplier.
Baca Juga: 5 Soft Skills yang Harus Dimiliki Agar Sukses di Dunia Kerja
7. Evaluasi dan Ganti Supplier Jika Diperlukan
Jika supplier tetap tidak menunjukkan perbaikan setelah berbagai upaya yang dilakukan, pertimbangkan untuk mencari alternatif lain.
Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap supplier baru sebelum menjalin kerja sama agar masalah serupa tidak terulang.
Kesimpulan
Menangani supplier yang tidak konsisten membutuhkan pendekatan yang sistematis, mulai dari komunikasi terbuka, penerapan KPI, hingga diversifikasi supplier.
Hubungan dengan supplier yang baik tidak hanya ditentukan oleh kualitas produk yang mereka sediakan, tetapi juga oleh kerja sama yang transparan dan saling menguntungkan.
Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa rantai pasok tetap berjalan efisien dan tidak terhambat oleh supplier yang tidak dapat diandalkan.
Referensi:
- https://community.fiverr.com/forums/topic/338290-how-to-effectively-handle-delayed-deliveries/
- https://www.v-trust.com/en/blog/how-to-avoid-the-late-delivery-of-your-products
- https://www.openbom.com/blog/how-to-deal-with-suppliers-who-miss-deadlines