Di era digital saat ini, proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan semakin dituntut untuk efisien, transparan, dan terdokumentasi dengan baik. Salah satu solusi yang banyak digunakan adalah software e procurement, yaitu sistem berbasis digital yang mengelola seluruh proses procurement dari awal hingga akhir.
Namun, dengan banyaknya pilihan di pasar, bagaimana cara memilih software e procurement yang paling cocok untuk bisnis Anda?
Sebelum Anda memutuskan vendor atau sistem yang akan digunakan, berikut adalah checklist wajib yang perlu Anda pertimbangkan agar investasi yang dikeluarkan benar-benar memberi dampak maksimal bagi operasional perusahaan.
1. Pahami Kebutuhan Proses Procurement di Perusahaan Anda
Langkah pertama sebelum memilih software e procurement adalah memahami terlebih dahulu bagaimana alur procurement di perusahaan Anda. Setiap bisnis memiliki proses yang unik: ada yang terpusat, ada yang tersebar di berbagai unit atau cabang, dan ada juga yang masih mengandalkan dokumen manual.
Coba jawab pertanyaan berikut:
-
Apakah proses procurement Anda bersifat sederhana atau kompleks?
-
Berapa banyak request pembelian yang masuk setiap bulannya?
-
Siapa saja yang terlibat dalam proses persetujuan?
-
Apakah Anda sering melakukan tender atau pembelian langsung?
Dengan memahami kebutuhan internal secara menyeluruh, Anda dapat lebih mudah memilih sistem yang sesuai fitur dan skalanya.
Baca Juga: Keamanan Procurement: 6 Cara Melindungi Data dan Sistem dalam Proses Pengadaan
2. Pastikan Software e Procurement Memiliki Fitur yang Sesuai
Jangan tergiur dengan fitur-fitur canggih yang belum tentu Anda butuhkan. Fokuslah pada fitur dasar yang bisa langsung menjawab tantangan di lapangan.
Berikut beberapa fitur penting dalam software e procurement:
-
Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO) management
-
Approval Workflow dengan notifikasi otomatis
-
Vendor Management (pendaftaran, penilaian, dan blacklist vendor)
-
E-Tendering atau E-Bidding
-
Dashboard dan Laporan Otomatis
-
Integrasi dengan sistem lain (ERP, akuntansi, dll)
-
Audit Trail untuk memudahkan pelacakan transaksi
Sesuaikan fitur dengan proses bisnis dan kapasitas tim Anda saat ini.
3. User Interface yang Sederhana dan Mudah Digunakan
Salah satu tantangan utama dalam implementasi software baru adalah adopsi oleh pengguna.
Pastikan software e procurement yang Anda pilih memiliki tampilan yang intuitif dan mudah dipahami, terutama oleh tim non-teknis.
Mintalah vendor untuk melakukan demo langsung agar Anda bisa melihat seperti apa tampilan sistem, cara input data, dan alur penggunaannya.
Software yang terlalu rumit justru akan memperlambat proses dan membuat user enggan beradaptasi.
Baca Juga: Strategi Efisiensi Procurement, Bisa Tingkatkan Profit Bisnis Anda!
4. Cek Apakah Sistem Bisa Dikustomisasi
Setiap perusahaan memiliki alur approval dan SOP yang berbeda.
Oleh karena itu, penting untuk mengetahui apakah software e procurement yang Anda pilih bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Misalnya:
-
Apakah approval bisa diatur berdasarkan nilai transaksi atau jabatan?
-
Apakah nama-nama dokumen bisa diubah sesuai istilah internal?
-
Apakah urutan proses bisa ditambah atau dikurangi?
Sistem yang fleksibel akan lebih mudah diintegrasikan ke dalam budaya kerja yang sudah ada.
5. Keamanan dan Kepatuhan Sistem
Karena software e procurement menyimpan banyak data sensitif seperti harga penawaran, vendor, hingga anggaran perusahaan, maka aspek keamanan data menjadi hal yang tidak boleh diabaikan.
Tanyakan kepada vendor:
-
Apakah data disimpan di cloud lokal atau internasional?
-
Apakah ada sistem backup otomatis?
-
Apakah software sudah memenuhi standar ISO/IEC atau regulasi pemerintah?
Sistem yang aman tidak hanya melindungi data Anda dari kebocoran, tetapi juga mendukung audit dan kepatuhan hukum.
6. Integrasi dengan Sistem Lain
Software e procurement yang baik harus bisa terintegrasi dengan sistem internal lain, seperti sistem keuangan, ERP, atau sistem manajemen aset.
Hal ini untuk menghindari input data berulang dan memastikan proses berjalan lebih efisien.
Misalnya:
-
PO yang sudah disetujui langsung masuk ke sistem akuntansi
-
Data vendor otomatis tersinkronisasi dengan sistem legal atau keuangan
-
Proses pembayaran bisa dilacak dari sistem procurement
Tanyakan kepada vendor apakah sistem mereka memiliki API atau metode integrasi yang fleksibel.
Baca Juga: Mengenal Perencanaan Pengadaan: Dari Perencanaan hingga Evaluasi Vendor
7. Layanan Purna Jual dan Dukungan Teknis
Software yang baik bukan hanya soal sistem, tapi juga soal dukungan teknis yang tersedia.
Pastikan Anda memilih vendor yang menyediakan:
-
Training untuk tim pengguna
-
Panduan penggunaan yang jelas
-
Dukungan teknis 24/7 atau minimal selama jam kerja
-
Kemampuan untuk melakukan update dan penyesuaian ke depan
Vendor yang responsif akan menjadi partner jangka panjang dalam transformasi digital perusahaan Anda.
8. Skalabilitas dan Harga yang Masuk Akal
Pastikan software e procurement bisa tumbuh bersama bisnis Anda. Jika saat ini Anda adalah perusahaan menengah, apakah sistem tersebut bisa tetap digunakan saat Anda memiliki banyak cabang atau vendor lebih banyak?
Selain itu, evaluasi harga tidak hanya dari biaya langganan, tapi juga dari total cost of ownership (TCO) yang mencakup biaya implementasi, pelatihan, dan dukungan teknis jangka panjang.
Sumber:
- https://www.gep.com/white-papers/best-practices-for-selecting-procurement-software
- https://akirolabs.com/software-procurement-best-practices-guide/
- https://ensolva.com/5-key-considerations-when-choosing-your-procurement-software/