Banyak pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) yang fokus pada penjualan dan pemasaran, namun melupakan satu aspek penting yang bisa menentukan efisiensi dan keberlangsungan usaha mereka procurement untuk UMKM.
Procurement untuk UMKM bukan sekadar proses membeli barang atau bahan baku.
Lebih dari itu, procurement adalah strategi pengadaan yang membantu bisnis kecil mengelola pembelian secara efisien, hemat biaya, dan tepat sasaran.
Dalam artikel ini, kita akan membahas 5 masalah umum bisnis kecil yang ternyata bisa diatasi dengan pendekatan procurement yang tepat.
Baca Juga: Tips Procuremet Hemat untuk UMKM dengan Budget Terbatas
1. Biaya Operasional Membengkak
Salah satu tantangan utama yang sering dihadapi UMKM adalah biaya operasional yang tidak terkendali. Banyak pemilik usaha kecil membeli bahan baku secara harian atau eceran tanpa perencanaan yang matang.
Akibatnya, harga beli menjadi lebih mahal karena tidak memanfaatkan diskon grosir, tidak memiliki negosiasi harga, dan tidak mempertimbangkan biaya pengiriman.
Procurement memungkinkan bisnis kecil untuk membuat perencanaan pembelian secara berkala dan terstruktur.
Dengan membuat daftar kebutuhan, mengumpulkan beberapa penawaran dari supplier, serta melakukan negosiasi, UMKM dapat menekan biaya operasional secara signifikan.
2. Stok Barang Tidak Stabil (Overstock dan Stockout)
Masalah stok juga menjadi kendala besar bagi UMKM, terutama yang tidak memiliki sistem pengadaan yang jelas. Terlalu banyak stok menyebabkan barang menumpuk, kedaluwarsa, atau rusak.
Sebaliknya, kekurangan stok membuat pelanggan kecewa dan kehilangan peluang penjualan.
Sistem procurement yang baik akan membantu memantau ketersediaan barang, menetapkan waktu pemesanan ulang, dan membuat perkiraan kebutuhan (forecasting) berdasarkan data penjualan.
Dengan begitu, UMKM dapat menjaga keseimbangan antara supply dan demand.
Baca Juga: Cara Memilih Supplier Terbaik yang Paling Menguntungkan
3. Kualitas Barang Tidak Konsisten
Masih banyak pelaku UMKM yang membeli dari supplier yang berbeda-beda tanpa proses evaluasi kualitas.
Akibatnya, produk yang dihasilkan memiliki standar yang tidak konsisten. Hal ini bisa merusak kepercayaan konsumen terhadap brand.
Dalam proses procurement untuk UMKM, ada tahap penting yaitu evaluasi vendor. UMKM bisa membuat kriteria penilaian seperti kualitas barang, kecepatan pengiriman, hingga layanan purna jual.
Supplier yang performanya buruk bisa diganti secara sistematis, bukan sekadar berdasarkan insting.
4. Tidak Ada Catatan Pengadaan yang Rapi
Tanpa dokumentasi yang baik, banyak UMKM kesulitan melakukan audit internal atau merencanakan pengeluaran ke depan.
Kesalahan pencatatan pembelian juga bisa berdampak pada laporan keuangan, bahkan memicu kesalahan pajak.
Procurement membantu menciptakan sistem dokumentasi pembelian, mulai dari Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO), hingga Invoice dan bukti pembayaran.
Semua transaksi tercatat rapi, sehingga memudahkan pelacakan dan pengambilan keputusan keuangan.
5. Sulit Berkembang karena Skala Kecil
UMKM yang masih menggunakan metode pembelian manual sering kali kesulitan untuk naik kelas.
Supplier besar lebih percaya kepada bisnis yang punya sistem procurement profesional, karena dianggap lebih kredibel dan punya perencanaan matang.
Dengan sistem procurement yang terstruktur, UMKM dapat menunjukkan profesionalisme kepada calon investor, mitra bisnis, dan supplier besar.
Ini membuka peluang kerjasama jangka panjang dan membantu UMKM memperluas skala bisnisnya.
Baca Juga: Strategi Procurement: Lebih Baik Satu Supplier atau Banyak?
6. Sulit Menjaga Hubungan Jangka Panjang dengan Supplier
Banyak UMKM yang gonta-ganti supplier karena berbagai alasan: harga naik, kualitas turun, atau bahkan karena tidak adanya kontrak atau perjanjian tertulis.
Hal ini membuat proses bisnis jadi tidak stabil dan sering kali mengganggu kelancaran produksi.
Procurement bukan hanya tentang membeli, tetapi juga tentang membangun hubungan jangka panjang dengan supplier yang tepat.
Dengan proses seleksi yang profesional dan adanya perjanjian kerja sama (MoU atau kontrak), UMKM dapat menciptakan relasi yang saling menguntungkan.
Supplier pun akan lebih serius melayani bisnis kecil yang dianggap memiliki sistem yang tertib dan dapat dipercaya.
Masih banyak UMKM yang menganggap procurement sebagai hal rumit dan hanya dibutuhkan oleh perusahaan besar.
Padahal, procurement untuk UMKM bisa dimulai secara sederhana. Mulai dari mencatat kebutuhan, memilih supplier terbaik, hingga membuat standar pembelian.
Dengan pendekatan yang tepat, procurement bisa menjadi senjata utama UMKM dalam mengelola biaya, menjaga kualitas, dan mempercepat pertumbuhan bisnis.
Referensi:
- https://procurementmag.com/articles/how-can-procurement-strategy-support-small-business
- https://una.com/resources/article/when-should-my-small-business-create-a-procurement-function/
- https://barkersprocurement.com/the-importance-of-procurement-for-small-and-medium-enterprises-smes/