Cara pengadaan barang dan jasa dalam dunia bisnis maupun pemerintahan adalah bagian penting dari operasional yang tidak bisa diabaikan.
Namun, tidak semua pengadaan bisa dilakukan secara langsung atau sederhana. Ada kalanya dibutuhkan metode yang lebih transparan, kompetitif, dan adil, seperti metode tender.
Memahami cara pengadaan barang dan jasa dengan metode tender sangat penting agar proses berjalan sesuai aturan dan memberikan hasil terbaik.
Lalu, kapan sebenarnya metode tender harus digunakan? Apa saja jenis tender yang umum? Dan bagaimana prosesnya?
Artikel ini akan membahas secara lengkap cara pengadaan barang dan jasa dengan metode tender, terutama untuk perusahaan atau instansi yang ingin menjalankan pengadaan secara profesional dan terstruktur.
Baca Juga: 6 Masalah yang Bisa Diatasi dengan Procurement untuk UMKM
Apa Itu Metode Tender dalam Pengadaan Barang dan Jasa?
Metode tender adalah proses pengadaan yang dilakukan dengan membuka kesempatan kepada penyedia atau vendor untuk bersaing dalam menawarkan harga dan kualitas terbaik atas barang atau jasa yang dibutuhkan.
Metode ini digunakan untuk menjamin transparansi, mencegah praktik monopoli, serta memastikan bahwa organisasi mendapatkan penawaran paling menguntungkan.
Dalam konteks pemerintahan, tender bahkan menjadi metode wajib dalam pengadaan barang dan jasa dengan nilai tertentu, sebagaimana diatur oleh regulasi seperti Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Jenis-Jenis Tender yang Umum Digunakan
Dalam praktiknya, ada beberapa jenis tender yang sering diterapkan, tergantung kebutuhan dan nilai pengadaan. Berikut adalah jenis-jenis tender yang umum dikenal:
-
Tender Terbuka
Semua penyedia jasa yang memenuhi syarat dapat ikut serta. Ini adalah bentuk tender yang paling transparan dan kompetitif. -
Tender Terbatas (Selektif)
Hanya penyedia yang diundang atau telah melewati proses prakualifikasi yang bisa mengikuti. Biasanya digunakan untuk proyek yang membutuhkan keahlian khusus. -
Tender Cepat
Digunakan dalam keadaan mendesak atau untuk pengadaan yang sering dilakukan dan penyedianya sudah terdaftar.
Memahami jenis tender ini akan mempermudah pelaku pengadaan dalam menentukan strategi terbaik sesuai kebutuhan organisasi.
Proses dan Cara Pengadaan Barang dan Jasa dengan Metode Tender
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam cara pengadaan barang dan jasa dengan metode tender:
-
Perencanaan Pengadaan
Langkah awal adalah menyusun rencana pengadaan, termasuk spesifikasi barang/jasa, nilai anggaran, serta jadwal pelaksanaan. -
Penyusunan Dokumen Tender
Dokumen tender harus memuat informasi teknis, kriteria evaluasi, syarat administrasi, dan bentuk kontrak. Ini menjadi dasar bagi para penyedia dalam menyusun penawaran. -
Pengumuman Tender
Untuk tender terbuka, pengumuman dilakukan melalui platform resmi seperti LPSE (untuk pemerintah) atau media publik perusahaan. -
Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen
Penyedia yang tertarik akan mendaftar dan mengambil dokumen tender sebagai acuan penyusunan penawaran. -
Pemasukan dan Pembukaan Penawaran
Setelah masa pemasukan berakhir, panitia pengadaan membuka dan menilai seluruh penawaran sesuai kriteria yang ditentukan. -
Evaluasi Teknis dan Harga
Penilaian dilakukan terhadap aspek teknis (kualitas, kemampuan teknis) dan harga. Penyedia dengan skor tertinggi akan dipilih sebagai pemenang tender. -
Penetapan Pemenang dan Penandatanganan Kontrak
Setelah penetapan, pemenang tender akan diundang untuk menandatangani kontrak kerja sesuai hasil kesepakatan.
Setiap tahapan dalam proses ini harus terdokumentasi dengan baik untuk menjaga akuntabilitas dan memudahkan audit di kemudian hari.
Baca Juga: Manfaat Procurement untuk Bisnis, Investasi Atau Beban?
Kapan Harus Menggunakan Metode Tender?
Tidak semua proses pengadaan membutuhkan tender. Namun, metode ini sangat disarankan ketika nilai pengadaan cukup besar, kualitas dan harga terbaik menjadi prioritas, atau proyek memerlukan keahlian khusus.
Tender juga ideal digunakan saat transparansi dan akuntabilitas dibutuhkan, terutama di sektor publik atau organisasi yang menjunjung tata kelola yang baik.
Dengan tender, proses pengadaan menjadi lebih terbuka dan kompetitif.
Kelebihan Menggunakan Metode Tender
Penggunaan metode tender dalam cara pengadaan barang dan jasa memberikan sejumlah kelebihan yang signifikan, terutama dalam hal transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas.
Dengan tender, seluruh proses pengadaan tercatat dan terdokumentasi secara sistematis, sehingga mudah ditelusuri dan diaudit kapan pun dibutuhkan.
Hal ini penting untuk menjaga integritas, terutama di sektor publik atau organisasi besar yang diawasi ketat.
Selain itu, metode tender menjamin adanya persaingan yang sehat antar penyedia. Semua vendor memiliki kesempatan yang sama untuk berpartisipasi selama memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Ini mendorong munculnya penawaran terbaik, baik dari segi harga maupun kualitas.
Proses yang kompetitif seperti ini memungkinkan perusahaan mendapatkan solusi pengadaan paling optimal sesuai anggaran.
Tidak kalah penting, tender juga membantu meminimalkan konflik kepentingan karena pemilihan penyedia dilakukan berdasarkan evaluasi terbuka, objektif, dan terukur, bukan berdasarkan hubungan personal.
Baca Juga: 8 Checklist Wajib Sebelum Memilih Software e-Procurement
Dengan demikian, tender bukan hanya soal prosedur administratif, melainkan strategi penting untuk menjaga keadilan dan efisiensi dalam setiap transaksi pengadaan.
Metode ini sangat disarankan untuk pengadaan bernilai besar, kompleks, atau yang membutuhkan banyak pertimbangan kualitas dan harga.
Dengan menerapkan prosedur tender secara benar, organisasi tidak hanya menjaga integritas internal, tetapi juga membangun kepercayaan dengan para pemangku kepentingan.
Tender bukan hanya sekadar formalitas, melainkan langkah strategis dalam memastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan benar-benar membawa nilai maksimal bagi perusahaan atau lembaga.
Jadi, sebelum memutuskan metode pengadaan, pertimbangkan apakah tender adalah pendekatan yang paling tepat.
Referensi:
- https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/operations-management/tendering/types-of-procurement-and-tendering-methods/
- https://www.oecd.org/governance/procurement/toolbox/principles/competitive-tendering/
- https://www.worldbank.org/en/projects-operations/products-and-services/brief/procurement-new-framework