Dalam setiap organisasi, baik itu swasta maupun instansi pemerintah, peran pengelola barang dan jasa sangat vital. Mereka menjadi ujung tombak dalam proses pengadaan yang mendukung jalannya operasional.
Namun, seiring kompleksitas tugas dan tanggung jawabnya, tak jarang muncul kesalahan yang justru dapat merugikan institusi secara finansial, waktu, hingga reputasi.
Untuk itu, penting bagi para pengelola barang dan jasa mengenali kesalahan-kesalahan umum yang sering terjadi agar dapat dihindari.
1. Perencanaan Kebutuhan yang Tidak Matang
Salah satu kesalahan paling umum adalah tidak melakukan perencanaan kebutuhan secara matang.
Banyak pengadaan dilakukan secara mendadak, tanpa evaluasi yang menyeluruh atas apa yang benar-benar dibutuhkan.
Hal ini menyebabkan pembelian barang yang tidak tepat jumlah, tidak sesuai waktu, atau bahkan tidak sesuai fungsi.
Agar hal ini tidak terjadi, pengelola barang dan jasa perlu membangun komunikasi yang kuat dengan pengguna barang sejak awal.
Evaluasi kebutuhan secara berkala, mengacu pada data konsumsi sebelumnya, dan menyusun rencana pengadaan bulanan atau tahunan bisa menjadi langkah efektif agar prosesnya lebih terarah dan efisien.
Baca Juga: Solusi Procurement: Rahasia di Balik Proses Tender yang Cepat dan Transparan
2. Terlalu Fokus pada Harga Termurah
Memilih penyedia barang atau jasa hanya berdasarkan penawaran harga terendah sering kali menjadi jebakan. Dalam banyak kasus, harga murah tidak selalu berarti efisiensi.
Kualitas barang yang buruk atau layanan yang tidak memadai justru berujung pada pengeluaran tambahan karena harus mengganti barang, melakukan perbaikan, atau menghadapi keterlambatan pengiriman.
Untuk itu, pengelola barang dan jasa sebaiknya mempertimbangkan aspek kualitas, kredibilitas vendor, dan rekam jejak kerja sama sebelumnya.
Penilaian yang seimbang antara harga dan kualitas akan menghasilkan keputusan pengadaan yang jauh lebih bijak dan berkelanjutan.
3. Mengabaikan Dokumentasi Pengadaan
Dokumentasi yang tidak tertata dengan baik masih menjadi masalah klasik. Banyak dokumen penting seperti kontrak, invoice, atau berita acara yang tercecer atau tidak terdokumentasi secara sistematis.
Ketika dibutuhkan untuk audit atau evaluasi, informasi menjadi sulit dilacak dan menghambat proses pelaporan.
Idealnya, seluruh proses pengadaan didukung oleh sistem pencatatan yang rapi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Tidak perlu langsung memakai sistem yang rumit, bisa dimulai dari spreadsheet sederhana atau cloud storage yang tertata per vendor atau proyek.
Dengan begitu, pengelola barang dan jasa akan lebih mudah melacak setiap transaksi dan menyiapkan dokumen saat dibutuhkan.
Baca Juga: Strategi Jitu Hemat Budget Lewat Sistem Manajemen Pengadaan Modern
4. Mengabaikan Prosedur dan Regulasi Internal
Dalam tekanan waktu atau dorongan kebutuhan mendesak, terkadang pengelola barang dan jasa melewatkan tahapan yang seharusnya dijalankan sesuai prosedur.
Padahal, setiap instansi memiliki regulasi dan SOP pengadaan yang wajib dipatuhi untuk memastikan akuntabilitas dan legalitas proses.
Mematuhi prosedur bukan hanya soal administratif, tapi juga perlindungan hukum bagi semua pihak yang terlibat.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pengelola barang dan jasa untuk memahami dan menjalankan setiap tahapan sesuai regulasi yang berlaku.
Jika ada keraguan atau kondisi khusus, berkonsultasi dengan pihak legal atau atasan adalah langkah yang bijak.
5. Minimnya Koordinasi dengan Departemen Lain
Pengadaan barang dan jasa bukanlah pekerjaan yang berdiri sendiri.
Tanpa koordinasi yang baik dengan divisi pengguna, keuangan, hingga logistik, proses pengadaan bisa menjadi tidak sinkron.
Akibatnya, barang yang dibeli bisa tidak sesuai spesifikasi, datang di waktu yang salah, atau anggarannya belum tersedia.
Pengelola barang dan jasa sebaiknya menjalin komunikasi intensif dengan semua pihak yang terlibat sejak awal.
Rapat koordinasi atau briefing singkat sebelum proses pengadaan dimulai akan sangat membantu memastikan kebutuhan yang disampaikan benar-benar sesuai dan tidak tumpang tindih dengan rencana lain.
Baca Juga: 7 Tips Cara Memilih Software E-Procurement Terbaik Sesuai Kebutuhan Bisnis
6. Tidak Melakukan Evaluasi Pasca-Pengadaan
Banyak pengadaan yang selesai begitu barang diterima. Namun, tahapan yang sering dilupakan adalah evaluasi pasca-pengadaan.
Tanpa evaluasi, kesalahan yang terjadi sulit diperbaiki dan kinerja vendor tidak bisa dinilai secara objektif.
Pengelola barang dan jasa perlu meluangkan waktu untuk melakukan evaluasi sederhana setelah setiap pengadaan.
Misalnya dengan mencatat apakah barang sesuai spesifikasi, apakah vendor mengirim tepat waktu, dan bagaimana tingkat kepuasan pengguna.
Evaluasi ini akan sangat berguna sebagai bahan pertimbangan di pengadaan berikutnya dan sebagai dasar memilih mitra kerja yang lebih kompeten.
Menjadi pengelola barang dan jasa bukan hanya soal melakukan pembelian, tetapi tentang bagaimana memastikan proses pengadaan berjalan efektif, efisien, dan transparan.
Kesalahan seperti kurangnya perencanaan, memilih vendor sembarangan, atau mengabaikan evaluasi dapat berdampak besar bagi organisasi.
Dengan memperhatikan enam poin di atas dan memperbaiki proses secara bertahap, pengelola barang dan jasa bisa meningkatkan kualitas kerjanya sekaligus berkontribusi positif terhadap efisiensi organisasi.
Referensi:
- https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/strategy-policy/common-procurement-errors
- https://procurementtactics.com/procurement-mistakes
- https://www.procurify.com/blog/procurement-challenges