Dalam dunia pengadaan yang serba cepat, memiliki kebiasaan produktif procurement bukan lagi pilihan, melainkan keharusan.
Persaingan semakin ketat, teknologi terus berkembang, dan tekanan untuk bekerja lebih efisien semakin tinggi. Profesional procurement yang sukses bukan hanya memiliki pengetahuan teknis, tetapi juga membangun kebiasaan yang mendukung produktivitas jangka panjang.
Artikel ini akan mengulas lima kebiasaan produktif yang dapat meningkatkan kinerja, mengurangi risiko kesalahan, dan membuat Anda menjadi aset berharga di perusahaan.
Baca Juga: 5 Kesalahan E-Procurement yang Bisa Menghambat Pertumbuhan Perusahaan
1. Selalu Update dengan Tren dan Teknologi Terbaru
Profesional procurement yang produktif selalu mengikuti perkembangan teknologi seperti e-procurement, AI, dan analitik data.
Dengan memahami tren ini, Anda dapat mengantisipasi perubahan pasar, memilih solusi digital yang tepat, dan memaksimalkan efisiensi pengadaan.
Mengabaikan pembaruan teknologi dapat membuat proses pengadaan berjalan lambat dan kurang kompetitif.
Misalnya, perusahaan yang masih mengandalkan metode manual sering kali kehilangan peluang karena proses persetujuan yang terlalu lama.
Luangkan waktu minimal 30 menit per hari untuk membaca artikel, mengikuti webinar, atau mempelajari tools terbaru agar selalu terdepan.
2. Disiplin dalam Manajemen Waktu
Salah satu kebiasaan produktif procurement yang tidak boleh diabaikan adalah pengelolaan waktu.
Pekerjaan procurement sering melibatkan koordinasi lintas departemen, vendor, hingga negosiasi.
Tanpa manajemen waktu yang baik, proyek pengadaan bisa molor dan menyebabkan pembengkakan biaya.
Gunakan metode time blocking untuk mengalokasikan waktu secara efektif.
Misalnya, jadwalkan jam tertentu untuk komunikasi dengan vendor, dan jam lainnya untuk evaluasi kontrak.
Dengan cara ini, Anda dapat mengurangi multitasking yang sering menjadi penyebab penurunan produktivitas.
Baca Juga: Kenapa Semua Perusahaan Beralih ke Proses E-Procurement? Jangan Sampai Tertinggal!
3. Membangun Komunikasi yang Efektif
Procurement bukan hanya soal membeli barang dan jasa, tetapi juga menjaga hubungan baik dengan vendor dan stakeholder internal.
Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan kesalahpahaman, keterlambatan, bahkan kerugian finansial.
Biasakan untuk melakukan follow-up secara rutin dan mendokumentasikan setiap percakapan penting.
Selain itu, pastikan Anda menggunakan saluran komunikasi yang tepat agar informasi tidak hilang di tengah jalan. Dengan membangun komunikasi yang kuat, Anda akan lebih mudah mencapai kesepakatan yang menguntungkan perusahaan.
4. Mengandalkan Data untuk Pengambilan Keputusan
Profesional procurement yang produktif selalu berbasis data, bukan sekadar asumsi.
Dengan memanfaatkan data historis pembelian, tren harga pasar, dan kinerja vendor, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih akurat dan minim risiko.
Banyak perusahaan yang sudah beralih menggunakan dashboard analytics untuk memantau pengadaan secara real-time.
Jika perusahaan Anda belum memiliki sistem seperti ini, mulailah dengan membuat laporan terstruktur setiap bulan. Data yang kuat akan membantu Anda dalam negosiasi, penghematan biaya, dan pemilihan vendor terbaik.
5. Mengutamakan Etika dan Transparansi
Dalam pengadaan, integritas adalah segalanya. Kebiasaan menjaga etika dan transparansi tidak hanya meningkatkan kepercayaan internal dan eksternal, tetapi juga melindungi perusahaan dari risiko hukum dan reputasi.
Selalu pastikan proses procurement berjalan sesuai SOP dan regulasi yang berlaku.
Jika Anda menemukan potensi konflik kepentingan, segera laporkan agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
Profesional procurement yang menjunjung tinggi etika akan selalu dihargai, baik oleh perusahaan maupun mitra bisnis.
Baca Juga: Tren Pengadaan 2026: AI, Keberlanjutan, dan Strategi Onshoring yang Wajib Kamu Tahu
6. Selalu Melakukan Evaluasi dan Perbaikan Proses
Profesional procurement yang unggul tidak pernah puas dengan status quo.
Mereka selalu mencari cara untuk memperbaiki proses pengadaan agar lebih cepat, hemat, dan transparan.
Evaluasi rutin memungkinkan Anda menemukan titik lemah, seperti keterlambatan pengiriman, vendor yang tidak konsisten, atau biaya tersembunyi.
Misalnya, setelah satu proyek selesai, lakukan post-procurement review untuk mengidentifikasi apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki.
Dengan pendekatan ini, Anda dapat meminimalkan risiko di masa depan dan meningkatkan efisiensi secara berkelanjutan.
Kebiasaan ini bukan hanya meningkatkan kualitas kerja Anda, tetapi juga membuat perusahaan lebih kompetitif dalam menghadapi tantangan pasar.
Menerapkan kebiasaan produktif procurement bukan hanya membuat pekerjaan Anda lebih efisien, tetapi juga memperkuat posisi Anda sebagai profesional yang visioner.
Mulailah dari hal kecil, seperti mengatur waktu dengan baik dan memanfaatkan data, hingga hal besar seperti mengadopsi teknologi terbaru.
Dengan lima kebiasaan ini, Anda tidak hanya mengikuti tren, tetapi juga menjadi bagian dari perubahan.
Referensi:
- https://tipalti.com/resources/learn/procurement-best-practices/
- https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/procurement-tips.shtml
- https://una.com/resources/article/procurement-best-practices/