Pahami Jenis-jenis ERP dan Fungsinya untuk Tim Procurement

Di era digital seperti sekarang, efisiensi bukan lagi sekadar pilihan tapi sudah menjadi kebutuhan utama. Salah satu cara paling efektif untuk mencapai efisiensi itu adalah dengan memahami jenis-jenis ERP yang dapat membantu perusahaan bekerja lebih terstruktur dan terintegrasi.

Bagi tim procurement, ERP (Enterprise Resource Planning) berperan sebagai sistem pusat yang menghubungkan berbagai aktivitas operasional, mulai dari permintaan pembelian, persetujuan, hingga pengelolaan vendor.

Dengan ERP, seluruh proses bisa berjalan lebih cepat, transparan, dan minim kesalahan.

Masih banyak organisasi yang belum sepenuhnya memahami bagaimana ERP bekerja dan apa saja jenisnya yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Karena itu, artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian ERP, jenis-jenisnya, serta bagaimana fungsinya bisa mengoptimalkan kinerja tim procurement dalam aktivitas sehari-hari.

Jenis-jenis ERP Berdasarkan Bidang Fungsional

Selain dibedakan berdasarkan model implementasinya, ERP juga dapat dikategorikan berdasarkan fungsi dan fokus penggunaannya dalam perusahaan.

Setiap jenis memiliki peran penting dalam mendukung proses bisnis, termasuk aktivitas pengadaan. Berikut penjelasan masing-masingnya.

1. ERP untuk Keuangan dan Akuntansi

ERP jenis ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh aspek keuangan, mulai dari pembukuan, penganggaran, pelaporan, hingga audit internal.

Bagi tim procurement, modul keuangan menjadi komponen penting untuk memastikan setiap transaksi pembelian berjalan sesuai dengan anggaran dan tercatat secara transparan dalam sistem.

Fitur-fitur seperti pengelolaan pengeluaran, invoice management, dan approval workflow juga membantu mempercepat proses pembayaran kepada vendor sekaligus menjaga akurasi data keuangan perusahaan.

2. ERP untuk Supply Chain Management (SCM)

Modul ERP yang berfokus pada supply chain management (SCM) memiliki peran penting dalam mengatur aliran barang dan informasi di sepanjang rantai pasok.

Sistem ini mencakup proses mulai dari perencanaan kebutuhan bahan baku, pengadaan, hingga distribusi produk ke pelanggan.

Bagi tim procurement, ERP SCM mempermudah pemantauan stok secara real-time, mengurangi risiko overstock maupun kekurangan bahan, serta memastikan pengiriman dari vendor berjalan tepat waktu dan sesuai kebutuhan produksi.

3. ERP untuk Human Resource (HR)

ERP untuk human resource (HR) digunakan untuk mengelola data dan aktivitas sumber daya manusia, seperti absensi, penggajian, rekrutmen, hingga penilaian kinerja.

Meskipun modul ini tidak berhubungan langsung dengan kegiatan procurement, keberadaannya tetap penting karena mendukung efisiensi kerja tim.

Dengan sistem HR yang terintegrasi, kolaborasi antar-divisi dapat berjalan lebih lancar dan proses persetujuan atau koordinasi pengadaan menjadi lebih cepat.

4. ERP untuk Manufaktur

ERP manufaktur dirancang khusus untuk perusahaan yang bergerak di bidang produksi. Sistem ini membantu mengatur proses produksi, manajemen kapasitas, hingga kontrol kualitas.

Bagi tim procurement, modul manufaktur memiliki peran penting karena berkaitan langsung dengan pengadaan bahan baku dan pemilihan supplier.

Integrasi antara data produksi dan procurement memastikan kebutuhan bahan dapat dipenuhi tepat waktu, menghindari keterlambatan produksi, dan menjaga kualitas hasil akhir.

5. ERP untuk Customer Relationship Management (CRM)

Modul ERP yang berfokus pada customer relationship management (CRM) bertujuan untuk membantu perusahaan dalam membangun dan mengelola hubungan dengan pelanggan.

Meskipun terlihat tidak berkaitan langsung dengan procurement, integrasi antara CRM dan ERP memberikan dampak strategis terhadap perencanaan pengadaan.

Dengan memahami tren permintaan pelanggan, tim procurement dapat memprediksi kebutuhan bahan atau produk lebih akurat, menyesuaikan volume pembelian, serta menjaga ketersediaan stok tanpa pemborosan.

Fungsi ERP dalam Proses Procurement

ERP memiliki peran strategis dalam mengoptimalkan setiap tahapan proses procurement, mulai dari perencanaan hingga evaluasi vendor. Berikut beberapa fungsi utama ERP bagi tim pengadaan:

Permintaan dan Persetujuan Otomatis (Purchase Requisition & Approval)
Dengan ERP, permintaan pembelian dari berbagai departemen bisa diajukan dan disetujui secara digital.
Proses ini mengurangi penggunaan dokumen manual dan mempercepat waktu persetujuan, karena notifikasi bisa langsung dikirim ke pihak yang berwenang.
Manajemen Vendor Terpusat
ERP memungkinkan perusahaan memiliki database vendor yang lengkap, mulai dari informasi legal, riwayat transaksi, hingga performa pengiriman.
Hal ini memudahkan evaluasi vendor secara objektif dan membantu dalam proses negosiasi harga atau kontrak.
Transparansi dan Audit Trail
Semua aktivitas procurement terekam dalam sistem ERP, sehingga memudahkan audit internal maupun eksternal.
Transparansi ini juga membantu mencegah penyimpangan atau duplikasi data dalam proses pembelian.
Integrasi dengan Keuangan
Modul procurement biasanya terhubung langsung dengan modul keuangan, sehingga setiap pesanan pembelian (PO) otomatis terhubung dengan proses pembayaran dan pelaporan biaya.
Ini membantu menjaga akurasi laporan keuangan dan meminimalkan kesalahan input data manual.
Analisis dan Pelaporan Real-Time
ERP menyediakan dashboard dan laporan otomatis yang membantu manajemen mengambil keputusan lebih cepat.
Misalnya, perusahaan bisa mengetahui kategori pengeluaran terbesar, vendor dengan performa terbaik, hingga tren harga bahan baku.

Manfaat Penggunaan ERP untuk Tim Procurement

Implementasi ERP dalam kegiatan procurement memberikan berbagai manfaat strategis, di antaranya:

1. Efisiensi Waktu dan Biaya

Dengan otomatisasi proses, pekerjaan administratif seperti pembuatan PO, approval, dan laporan menjadi lebih cepat dan efisien. Perusahaan dapat memangkas biaya operasional serta mengurangi potensi human error.

2. Kolaborasi Antar Departemen

ERP menyatukan berbagai divisi seperti keuangan, logistik, dan produksi dalam satu platform. Kolaborasi ini memastikan setiap keputusan pembelian didasarkan pada data yang sama dan terupdate.

3. Kontrol dan Kepatuhan Lebih Baik

ERP membantu perusahaan mematuhi kebijakan internal maupun regulasi eksternal melalui sistem approval berjenjang dan jejak audit yang jelas.

4. Peningkatan Akurasi Data

Data procurement yang tersimpan di ERP bersifat terpusat dan konsisten. Ini penting untuk perencanaan anggaran, negosiasi kontrak, serta analisis kinerja vendor secara jangka panjang.

5. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Dengan insight real-time, manajemen dapat menentukan strategi pembelian yang lebih efektif, seperti memilih vendor terbaik, menetapkan harga pembelian ideal, hingga mengidentifikasi peluang efisiensi.

Tantangan dalam Implementasi ERP

Meskipun manfaatnya besar, penerapan ERP juga memiliki tantangan tersendiri, terutama bagi organisasi yang belum terbiasa dengan sistem digital. Beberapa tantangan umum meliputi:

1. Biaya Implementasi yang Tinggi

Terutama untuk sistem on-premise, biaya instalasi dan pelatihan bisa menjadi kendala bagi perusahaan menengah atau kecil.

2. Perubahan Budaya Kerja

ERP menuntut perubahan cara kerja dari yang manual menjadi digital. Dibutuhkan pelatihan dan adaptasi agar seluruh tim, termasuk procurement, bisa mengoperasikan sistem dengan efektif.

3. Kustomisasi dan Integrasi Sistem Lama

Tidak semua ERP langsung cocok dengan proses bisnis yang sudah ada. Kadang perlu dilakukan penyesuaian agar sistem ERP dapat berjalan sejalan dengan SOP perusahaan.

4. Ketergantungan pada Koneksi Internet (untuk Cloud ERP)

Sistem berbasis cloud membutuhkan koneksi internet stabil agar kinerja sistem tetap optimal. Bagi perusahaan dengan lokasi operasional di area minim jaringan, hal ini bisa menjadi hambatan.

ERP bukan sekadar alat teknologi, tetapi juga strategi transformasi bisnis.

Dalam konteks procurement, ERP membantu menciptakan sistem yang lebih efisien, transparan, dan terintegrasi, dari tahap permintaan barang hingga pembayaran vendor.

Pemilihan jenis ERP yang tepat baik on-premise, cloud, maupun hybrid harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kapasitas sumber daya perusahaan.

Dengan implementasi yang tepat, ERP mampu meningkatkan efisiensi operasional, memperkuat kontrol internal, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih akurat.

Bagi tim procurement modern, memahami dan memanfaatkan ERP bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan strategis untuk menghadapi tantangan bisnis yang semakin dinamis di era digital saat ini.

Referensi:

https://accelerateprocurement.com/the-benefits-of-erp-in-procurement/
https://iaiest.com/iaj/index.php/IAJIR/article/view/IAJIR1007/
https://acupowererp.com/posts/3-types-of-erp-systems-cloud-vs-on-premise-vs-hybrid