Source: Gerd Altmann for Pixabay
Vendor risk management dapat mempermudah pengadaan barang dan jasa. Kenali apa saja masalah yang sering terjadi dalam manajemen risiko vendor dan temukan cara terbaik dalam menerapkannya.
Supply chain atau rantai pasokan adalah sumber kehidupan bisnis, baik itu industri ataupun perusahaan, yang bergantung pada vendor dan penyedia layanan untuk barang dan jasa yang dibutuhkan agar terus berkembang. Oleh karena itu, memiliki sistem yang baik untuk memantau, mengevaluasi, dan menyesuaikan vendor sangat penting untuk meminimalkan risiko.
Vendor risk management dirancang untuk membantu menciptakan rantai pasokan yang aman, andal, dan strategis. Menemukan praktik terbaik untuk vendor risk management akan membantu perusahaan memenuhi dan mengatasi tantangan tersebut.
Masalah Umum Vendor Risk Management
Source: Bruce Mars from Pexels
Secara umum, vendor risk management sangat terbatas cakupannya. Vendor diperiksa selama proses seleksi dan on-boarding, namun dilewatkan dan ditambahkan ke rantai pasokan perusahaan, baik untuk proyek tunggal maupun berdasarkan ketentuan kontrak.
Sebagai contoh ‘vendor risk management pihak ketiga’, jika vendor memiliki performa yang buruk atau tidak patuh pada ketentuan, maka hal ini akan menimbulkan krisis bagi perusahaan, baik dalam bentuk penundaan produksi, masalah keselamatan di tempat kerja, maupun hukuman dan biaya untuk ketidakpatuhan industri dari pemerintah.
Baca Juga: 7 Langkah dalam Proses Procurement
Versi modern dari vendor risk management yang efektif sudah ada untuk mengurangi risiko dan menjaga kepatuhan industri dan peraturan sambil tetap mendapatkan harga, ketentuan, dan tingkat layanan pelanggan sebaik mungkin. Hal ini dirancang untuk mengatasi tantangan yang sering muncul.
Selain mahal, hasil yang diciptakan oleh vendor risk management juga tidak jelas dan tidak terawasi. Sehingga seringkali manajemen risiko perusahaan dirancang untuk mengatasi paparan risiko di organisasi secara keseluruhan.
Untuk kinerja dan akuntabilitas maksimum dengan risiko minimal, perusahaan memerlukan program vendor risk management yang dirancang untuk mengatasi:
1. Kurangnya program vendor risk management formal
Jika ada solusi kohesif diimplementasikan, maka vendor risk management akan mahal, indikator kinerja utama (KPI) nya memakan waktu, dan tidak akurat.
2. Metodologi vendor risk management yang sudah ketinggalan zaman
Sulit mengatur supply chain modern dengan entri data manual. Teknologi ini statis, sebagian besar tidak terdeteksi, dan tidak memberikan penilaian vendor secara real-time, sehingga tidak dapat digunakan untuk membuat keputusan.
3. Kurangnya pendidikan dan dukungan untuk vendor risk management
Bahkan vendor risk management terbaikpun tidak akan efektif jika manajemen dan staf tidak diberikan edukasi tentang peran mereka dalam sistem, atau kebijakan dan praktik yang mendukungnya. Selain itu, program yang dijalankan tanpa melibatkan vendor dalam proses dapat menyebabkan miskomunikasi, kesalahan, dan hubungan vendor yang rusak.
4. Peningkatan persyaratan peraturan
Mengikuti peraturan dan memastikan vendor melakukan hal yang sama dengan perusahaan sangat penting untuk menghindari denda, penalti, dan kesulitan di lapangan. Selain peraturan industri, banyak perusahaan juga harus berurusan dengan kelestarian lingkungan, keamanan informasi, dan tanggung jawab sosial. Mereka juga perlu memastikan vendor tidak hanya memenuhi harapan perusahaaan sebagai pembeli, tetapi juga konsumen.
5. Jaringan vendor global yang kompleks
Semakin banyak perusahaan mengaplikasikan transformasi digital dan membangun supply chain kompleks, menghasilkan barang dan jasa dari vendor (dan sub-kontraktor) di seluruh dunia, sehingga penting untuk memiliki visibilitas rantai pasokan total.
Menegosiasikan seluk beluk standar kepatuhan internasional dan undang-undang perburuhan cukup menantang, tetapi hal ini akan menambah masalah perdagangan. Hal ini menunjukkan dengan jelas betapa pentingnya manajemen risiko vendor untuk meminimalkan paparan risiko.
Perusahaan yang mengandalkan paradigma manajemen vendor tradisional di pasar yang ramai saat ini mungkin akan berurusan dengan penundaan yang mahal, hancurnya reputasi, dan masalah pembayaran.
Baca Juga: Bagaimana Proses dalam Tender Management? Cek di Sini!
Praktik Terbaik untuk Manajemen Risiko Vendor yang Efektif
Source: Pexels
Langkah selanjutnya adalah mengembangkan program manajemen risiko dengan mengidentifikasi dan menghilangkan vendor berisiko tinggi bersamaan dengan memberikan wawasan tentang vendor berperforma tinggi. Menerapkan beberapa praktik terbaik dapat membantu perusahaan mencapai tujuan vendor risk management dengan lebih cepat.
1. Meneliti dan Menerapkan Software sebagai Solusi
Manajemen risiko vendor berbasis cloud yang terpusat (e-procurement) yang berisi modul manajemen risiko vendor dapat diterapkan sebagai praktik manajemen vendor yang sukses dan akurat.
Alat-alat digital dapat membantu pembuatan kerangka kerja vendor risk management yang dioptimalkan dan didukung oleh kecerdasan buatan, analisis data, otomatisasi proses, serta manajemen data real-time yang terpusat.
Pertimbangan dari manfaat dari solusi software ini adalah:
- Peningkatan proses berkelanjutan: Otomasi memungkinkan alur kerja yang transparan dengan visibilitas penuh di setiap tahap, mulai dari evaluasi vendor hingga on-boarding dan penilaian serta tinjauan risiko. Pelacak kinerja dan kepatuhan vendor dapat terukur real time dalam usaha mendukung inisiatif perencanaan strategis.
- Mitigasi risiko yang dioptimalkan: Transparansi penuh, digabungkan dengan analisis data canggih, memungkinkan untuk melampaui manajemen kinerja vendor serta mengurangi risiko melalui kepatuhan industri, hukum, dan peraturan melalui penggunaan strategis vendor terpilih. Hal ini dapat membantu usaha dan para vendor dalam rantai pasokannya tetap sejalan dengan persyaratan yang ditetapkan oleh Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Undang-undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA), Undang-undang Teknologi Informasi Kesehatan untuk Ekonomi dan Kesehatan Klinis (HITECH), dll.
- Peningkatan manajemen data: Dengan berbasiskan data, sentralisasi data, dan manajemen kontrak, berarti informasi tentang vendor selalu yang terkini dan terbaru. Hal ini juga dapat mengurangi limbah kertas dan biaya penyimpanan.
- Peningkatan keterlibatan vendor: Menghubungkan vendor dalam rantai pasokan melalui portal vendor ke sistem procurement. Selain menghubungkan alur kerja vendor dengan sistem, platform manajemen risiko vendor memastikan komunikasi yang mudah dengan vendor dan akses ke pelatihan dan informasi tentang KPI. Lebih sedikit miskomunikasi dan merampingkan manajemen hubungan vendor, serta memastikan seluruh rantai pasokan bekerja untuk mendukung tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan Anda.
- Strategi mendalam melalui data analisis secara real-time: Selain kinerja vendor, analisis data dapat mengidentifikasi informasi strategis penting seperti permintaan global, peluang untuk mendiversifikasi rantai pasokan untuk memenuhi ambisi pasar yang terus berubah, dan tren industri.
- Fleksibilitas organisasi yang lebih besar: Dengan visibilitas total, komunikasi yang ditingkatkan, dan manajemen data terpusat, bersama dengan fitur keamanan siber yang ditingkatkan, perusahaan dapat mengembangkan rencana kontingensi terperinci dan serbaguna untuk rantai pasokan.
2. Memformalkan dan Mengoptimalkan Pemilihan, Pemantauan, dan Peninjauan Vendor
Manajemen hubungan vendor dan manajemen kinerja vendor adalah dua sisi dari mata uang yang sama. Keduanya bermanfaat bagi kebijakan dan alur kerja yang spesifik dan formal yang terperinci, berbasis pada pemilihan, orientasi, dan evaluasi vendor. Tetapkan KPI dan proses manajemen risiko yang ingin digunakan perusahaan dan bagikan dengan pemasok.
3. Jadikan Due Diligence sebagai Pedang dan Perisai Perusahaan
Due diligence atau uji tuntas terdiri dari dua bagian tes yakni: penilaian risiko vendor dan pemantauan kinerja vendor.
- Vendor dalam rantai pasokan melakukan penilaian risiko vendor menggunakan kriteria untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasikan risiko. Dalam kerangka kerja manajemen risiko ini, vendor diberikan pengujian tentang risiko rendah, sedang, tinggi, atau kritis, dan ditandai untuk tindakan yang sesuai.
- Pemantauan kinerja vendor menggunakan KPI seperti waktu pengiriman, kepatuhan peraturan, kapasitas, dll. untuk menentukan kepatuhan vendor terhadap kewajiban kontrak dan peraturan mereka, serta standar industri dan harapan pembeli. Perjanjian Tingkat Layanan (SLA) menyediakan daftar periksa yang nyaman untuk kepatuhan vendor.
Semua bagian uji tuntas disederhanakan dengan dukungan dari software, karena pemantauan real-time dan data yang lengkap, rata, dan peka konteks tersedia sesuai permintaan semua pemangku kepentingan.
Vendor tahu apa yang diharapkan dari mereka, perusahaanpun dapat dengan mudah dan konsisten memantau kinerja. Selain itu, kedua belah pihak sama-sama dapat menghemat tenaga kerja, waktu, dan sumber daya, dan menghindari miskomunikasi.
Baca Juga: 6 Elemen Utama dalam Transformasi Procurement
Mengelola Supply Chain Dimulai dengan Vendor Risk Management
Source: Lukas from Pexels
Apakah supply chain perusahaan sudah kuat terhadap risiko, atau sedang dalam ancaman? Setiap vendor adalah sumber potensial baik nilai maupun risiko. Tetapi, dengan menggunakan alat teknologi yang tepat, mengembangkan pendekatan yang jelas dan berkelanjutan untuk kepatuhan, dan melibatkan vendor dalam program vendor risk management yang transparan dan komprehensif, perusahaan dapat membuat komitmen, kepatuhan, dan kinerja yang lebih baik.
Tentang ProcurA
ProcurA bisa membantu Anda mengelola vendor risk management sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Untuk informasi lebih lengkap, silakan klik di sini.