Source: Dirk Wouters from Pixabay
Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah kebutuhan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi di era saat ini. Sebagai solusi teknologi, BPM adalah pendekatan baru yang dianggap ampuh digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis.
Pendekatan ini dirancang untuk mengintegrasikan karyawan dan sistem informasi melalui proses yang diotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel karena dapat meningkatkan daya respons perusahaan.
BPM bertugas menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan dengan cara memberikan akses informasi secara real-time. Informasi tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah serta mengambil tindakan untuk merespons masalah secara lebih cepat dan tepat.
Nah, untuk mengetahui lebih jelas apa itu Business Process Management, simak ulasannya berikut ini.
Baca Juga: Apa Itu Vendor Risk Management?
Pengertian Business Process Management (BPM)
Source: Pete Linforth from Pixabay
Business Process Management (BPM) adalah suatu metode dalam sebuah disiplin ilmu yang berguna sebagai penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut.
Dengan kata lain, BPM mengombinasikan pemodelan, otomatisasi, eksekusi, pengendalian, pengukuran dan optimalisasi arus aktivitas bisnis. Hal ini digunakan untuk mendukung tujuan perusahaan yang mencakup sistem, karyawan, pelanggan, dan mitra di dalam dan di luar perusahaan.
BPM umumnya disebabkan oleh beberapa hal, seperti pengabungan usaha (merger), perubahan strategi, pemaksimalan ROI, ekspansi bisnis, tingginya angka perputaran karyawan, rendahnya kepuasan karyawan, dan lain-lain.
Dari sisi pelanggan dan mitra, BPM mampu mengatasi tingkat kepuasan yang rendah, pertumbuhan yang tinggi, produk dan servis teknologi yang akan dikembangkan, serta proses standardisasi dan kurangnya komunikasi.
Baca Juga: Langkah Strategi Implementasi eProcurement yang Fleksibel
Contoh Business Process Management
Source: Tumisu from Pixabay
Business Process Management sebenarnya bisa digunakan untuk berbagai macam proyek. Untuk lebih mengetahui Business Process Management, berikut contohnya:
a. BPM untuk Keuangan
Demi memaksimalkan pendapatan, penting untuk mengelola aset keuangan dengan baik. Software BPM dapat mengatur dan melacak pengeluaran serta memantau vendor dan subkontraktor. Solusi BPM dapat mengawasi dan mengoordinasikan kegiatan penting seperti faktur dan penagihan, permintaan pembelian, penggantian biaya, persetujuan anggaran, dan bahkan permintaan perjalanan.
b. BPM untuk SDM
BPM dapat mempermudah tim HRD atau SDM mengawasi data karyawan, seperti pelatihan, cuti, perekrutan, ulasan kinerja, dan pengelolaan sertifikasi. Proses ini menjadi lebih cepat, lebih konsisten, dan lebih efisien dengan teknologi BPM. Akses terhadap informasi semacam itu memberi informasi kepada departemen HR untuk membuat keputusan yang lebih baik.
c. BPM untuk Pemasaran
Software ini memungkinkan staf merespons dengan cepat calon klien dan menyesuaikannya dengan tuntutan klien yang berkembang. Alur kerja BPM untuk pemasaran dapat mencakup promosi, pelayanan pelanggan, penanganan penawaran dan proposal, peluncuran produk baru, dan pengelolaan proses penjualan.
d. BPM untuk Customer Service
BPM dapat memecahkan masalah secara efisien dan memberikan informasi terkini dan akurat kepada klien. BPM bertugas mengintegrasikan sistem penjualan, pemasaran dan support perusahaan.
Jika dilakukan dengan benar, BPM dapat mengotomatisasi dan mengatur kegiatan penting, seperti mengakuisisi klien baru, menyelesaikan keluhan pelanggan, menyetujui kredit, mengelola tugas, dan melakukan penilaian kecurangan.
Baca Juga: Apa Saja Manfaat Penggunaan SAP bagi Perusahaan Anda?
Tujuan Business Process Management
Source: Dirk Wouters from Pixabay
Alasan utama mengapa Business Process Management diberlakukan perusahaan adalah agar persaingan bisnis lebih kompetitif di masa mendatang. Sebagian besar pemimpin perusahaan mendapatkan tuntunan untuk mampu bertahan, bahkan lebih unggul dalam persaingan melalui penambahan nilai, peningkatan produktivitas, pengurangan berbagai biaya, dan meningkatkan kualitas proses bisnis.
Menghadapi tantangan ini, perusahaan besar menaruh harapan tinggi terhadap manfaat yang mungkin mereka dapatkan melalui BPM. Berikut beberapa tujuan BPM dalam kompetensi bisnis:
a. Meningkatkan Kemampuan Bisnis
Untuk menghadapi kondisi pasar, perusahaan diajak untuk terus berinovasi. BPM yang efisien memungkinkan perusahaan untuk melakukan jeda dalam proses bisnis, melakukan perubahan serta menjalankannya kembali.
Sebuah perusahaan juga akan memiliki kemampuan untuk membaca berbagai kemungkinan pengembangan terhadap proses bisnis yang dijalankan sehingga dapat bekerja lebih maksimal dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar melalui BPM.
b. Mengurangi Biaya dan Meningkatkan Keuntungan
Terpangkasnya biaya yang terkait dengan proses bisnis serta meningkatnya kualitas kinerja serta produktivitas para karyawan adalah salah satu tujuan BPM. Dampak positif dari BPM mungkin tidak akan terlihat secara langsung setelah diterapkan, tapi cepat atau lambat akan meningkatkan pendapatan perusahaan.
c. Meningkatkan Efisiensi
Pengimplementasian BPM akan meningkatkan efisisensi proses bisnis secara pesat. Hal ini dapat terjadi karena proses bisnis perusahaan terintegrasi mulai dari awal hingga akhir prosesnya. Perusahaan akan secara otomatis mendapatkan informasi tentang pihak-pihak yang bertanggungjawab pada setiap proses, sehingga tugas pemantauan dan pengendalian dapat dijalankan dengan lebih mudah.
Perusahaan juga akan cepat mendeteksi jika terjadi potensi keterlambatan dalam sebuah proses sehingga tindakan antisipasinya dapat dilakukan.
d. Visibilitas yang Lebih Baik
BPM yang memanfaatkan program software membuat proses bisnis dapat diotomatisasi. Cara ini dapat membuat perusahaan dapat melihat dan menilai kinerja proses bisnis secara real time. Proses bisnis memungkinkan sebuah proses bekerja tanpa perlu banyak tenaga sekaligus pengawasan yang intensif.
Manajemen transparasi bisnis yang terus meningkat akan membuat manajemen lebih paham dengan proses bisnis yang dilakukan.
e. Meningkatkan Ketaatan, Keselamatan, dan Keamanan
Terakhir, BPM memiliki tujuan menyajikan berbagai informasi terkait kewajiban, seperti penyajian laporan keuangan, undang-undang perburuhan, serta berbagai aturan pemerintah lainnya yang harus ditaati. BPM yang lengkap akan memastikan perusahaan selalu berada dalam standar dan koridor hukum yang berlaku.
BPM juga didukung dengan penerapan standar keamanan dan keselamatan bagi seluruh karyawannya. Metode ini diperkuat dengan kebijakan perusahaan serta pengawasan internal yang mendorong staf untuk menjaga aset perusahaan, menghindari penyalahgunaan, ataupun pencurian informasi pribadi dan sumber daya.
Tentang ProcurA
ProcurA sebagai penyedia solusi e-procurement bisa menjadi pilihan Anda dalam mengelola strategi perusahaan. Tertarik mencari tahu lebih banyak tentang software procurement lengkap yang kami tawarkan? Kunjungi situs kami di sini. Sukses!