Indirect procurement adalah salah satu aspek penting dalam pengelolaan rantai pasokan sebuah perusahaan. Secara garis besar, ini merupakan proses pengadaan barang atau jasa yang tidak digunakan secara langsung dalam produksi produk akhir, tetapi sangat dibutuhkan untuk mendukung operasional perusahaan sehari-hari.
Contohnya adalah pembelian perlengkapan kantor, peralatan teknologi, utilitas, layanan profesional, dan lain-lain. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut apa itu indirect procurement beserta fungsi dan manfaatnya.
Perbedaan Indirect Procurement dan Direct Procurement
Indirect procurement berbeda dengan direct procurement yang berkaitan dengan pengadaan bahan baku atau barang yang langsung digunakan dalam proses produksi.
Direct procurement memiliki dampak langsung terhadap kualitas produk, margin keuntungan, dan kepuasan pelanggan. Sementara itu pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung lebih berfokus pada efisiensi biaya, manajemen risiko, dan kinerja internal.
Direct procurement mempengaruhi kualitas produk, kinerja operasional, dan pengalaman konsumen. Direct procurement juga menciptakan margin keuntungan dan keunggulan kompetitif bagi bisnis.
Baca Juga: 6 Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Proses Eprocurement
Meskipun indirect procurement tidak berkontribusi secara langsung terhadap pendapatan perusahaan, namun ia memiliki peran strategis dalam meningkatkan daya saing dan produktivitas perusahaan.
Dengan melakukan pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung secara efektif dan efisien, perusahaan dapat menghemat biaya operasional, meningkatkan kesejahteraan karyawan, memperkuat hubungan dengan pemasok dan mitra bisnis, serta memenuhi standar kualitas dan kepatuhan.
Perbedaan keduanya juga dapat dilihat dari aspek pengelolaan hubungan supplier, pengelolaan inventory, dan struktur organisasi.
1. Pengelolaan Hubungan Supplier
Direct procurement biasanya memiliki jumlah supplier yang lebih sedikit tapi lebih strategis. Meski begitu, pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung membutuhkan hubungan jangka panjang dengan supplier yang dapat menjamin ketersediaan bahan baku dengan harga dan kualitas yang sesuai.
Indirect procurement biasanya memiliki jumlah supplier yang lebih banyak tapi lebih taktis daripada direct procurement.
Selain itu, pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung juga memerlukan hubungan fleksibel dengan supplier yang dapat menawarkan layanan terbaik dengan biaya terendah.
2. Pengelolaan Inventory
Direct procurement biasanya memiliki inventory yang lebih besar dan lebih kompleks. Ini harus mengatur inventory sesuai dengan permintaan pasar dan siklus produksi.
Pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung biasanya memiliki inventory yang lebih kecil dan lebih sederhana daripada direct procurement. Indirect procurement harus mengatur inventory sesuai dengan kebutuhan operasional dan anggaran.
3. Struktur Organisasi
Direct procurement biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih terpusat daripada indirect procurement. Direct procurement harus berkoordinasi dengan departemen produksi dan penjualan untuk menentukan kebutuhan pengadaan secara akurat.
Pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung memiliki struktur organisasi yang lebih tersebar daripada direct procurement. Indirect procurement harus berkoordinasi dengan berbagai departemen fungsional untuk menangani permintaan pengadaan secara cepat.
Baca Juga: 3 Cara Meyakinkan Atasan Anda untuk Beralih ke eProcurement
Proses Indirect Procurement
Untuk melakukan pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung dengan baik, perusahaan memerlukan strategi yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnisnya. Berikut langkah-langkah dan proses pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung:
- Mengidentifikasi kebutuhan secara komprehensif dan akurat.
- Menetapkan kriteria pemilihan pemasok yang sesuai dengan standar kualitas, harga, pelayanan, dan tanggung jawab sosial.
- Melakukan negosiasi kontrak yang menguntungkan kedua belah pihak dan mengurangi risiko konflik atau ketidaksesuaian.
- Mengimplementasikan sistem pengelolaan data dan informasi yang memudahkan proses pembelian, pembayaran, pelaporan, dan evaluasi.
- Memonitor kinerja pemasok secara berkala dan memberikan umpan balik untuk peningkatan mutu.
- Mencari peluang untuk melakukan penghematan biaya melalui penggabungan pembelian (consolidation), standarisasi spesifikasi (standardization), atau substitusi barang atau jasa (substitution).
Apa Itu Indirect Procurement dan Fungsinya?
Kegunaan indirect procurement adalah untuk membeli layanan, barang, atau persediaan yang diperlukan untuk menjaga operasional bisnis sehari-hari tetap berjalan.
Pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung tidak berhubungan langsung dengan produksi barang atau jasa yang ditawarkan oleh suatu bisnis, tetapi lebih kepada biaya administratif dan fungsionalitas internal perusahaan.
Contohnya yakni biaya perjalanan, peralatan kantor, komputer dan perangkat keras lainnya, utilitas (gas, listrik, air), manajemen tempat kerja dan fasilitas (kertas toilet, perlengkapan kebersihan), biaya pengelolaan dan pengembangan karyawan (sesi pelatihan, biaya sumber daya manusia), konsultan dan layanan profesional (pembicara, penasihat, pelatih, konsultan), dan lainnya.
Selain itu, kegunaan lain dalam hal bisnis ialah mengurangi biaya operasional, meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan, memperbaiki kualitas layanan kepada pelanggan dan pemasok, serta mendukung strategi bisnis secara keseluruhan.
Tak hanya itu, ini juga dapat memberikan nilai tambah bagi bisnis dengan menciptakan hubungan jangka panjang dengan pemasok yang terpercaya dan berkualitas tinggi.
Oleh karena itu, pengadaan barang atau jasa secara tidak langsung, memerlukan manajemen yang baik agar dapat memberikan hasil yang optimal bagi bisnis.
Nah, itulah penjelasan mengenai apa itu indirect procurement hingga manfaatnya untuk perusahaan juga bisnis Anda. Semoga bermanfaat!
Referensi: