Meskipun telah menggunakan campur tangan teknologi, bukan berarti eprocurement tak bisa melakukan kesalahan. Meski begitu, kesalahan tersebut tentu bisa jadi cara untuk belajar dan memperbaiki kesalahan agar tak terulang di masa mendatang. Berikut ini kesalahan yang sering terjadi dalam proses eprocurement, apa saja?
Baca Juga: Apa Itu Procurement Manager?
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Proses eProcurement
1. Mengabaikan Kebijakan Keadaan Kahar
Mengabaikan kebijakan keadaan kahar merupakan kesalahan yang sering terjadi dalam proses eprocurement. Kebijakan kahar adalah kondisi tak terduga dan bisa saja merugikan banyak pihak termasuk perusahaan.
Meskipun eprocurement membuat pekerjaan lebih praktis, tapi hal ini tentu tak dapat dihindari. Misalnya, saat pandemi sebagian perusahaan mengalami dampak bisnis konsekuensial.
Oleh sebab itu, salah satu strategi untuk mengurangi risiko kontraktual ialah dengan mengidentifikasi ketentuan kontraktual yang ada dengan klausul Force Majeure.
Klausul ini memberikan fleksibilitas untuk menunda, menghentikan, atau negosiasi ulang komitmen tersebut, untuk mencegah risiko penurunan.
2. Mengabaikan Risiko Kebocoran Data
Mengingat eprocurement menggunakan pihak ketiga dan teknologi dalam melancarkan tugas-tugasnya, banyak yang tak sadar jika data pembelian, kontrak kerja, dan data vendor secara otomatis tersimpan dalam eprocurement yang digunakan.
Mengabaikan risiko kebocoran data menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan dan vendor terkait. Oleh sebab itu, sebelum memutuskan menggunakan eprocurement cek kontrak yang berlaku dan baca ketetapan terkait privasi data.
3. Melebihi Anggaran adalah Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Proses Eprocurement
Meskipun eprocurement akan mencarikan harga barang terbaik untuk perusahaan, tapi tetap saja penting untuk membuat anggaran belanja agar tidak boros.
Ada banyak faktor yang menyebabkan proses pengadaan barang melampaui anggaran seperti pengeluaran tar terencana dan sembrono hingga kurang koordinasi dan komunikasi.
Tentu hal ini bisa diatasi dengan mengambil langkah-langkah tepat seperti memperkuat komunikasi dan koordinasi serta kontrol pembelian yang lebih baik.
Baca Juga: Pentingkah Menggunakan Jasa eProcurement di Perusahaan?
4. Membuat Keputusan Sekejap
Meskipun eprocurement memberikan keleluasaan pada penggunanya dalam melihat proses lelang dan pembelian secara menyeluruh, namun dalam hal membuat keputusan tentu masih berada di bawah pengawasan tim pengadaan barang.
Terkadang para profesional dapat membeli tanpa mempertimbangkan apakah ada keselarasan strategis. Keputusan cepat ini mungkin terlihat bagus pada saat itu, tetapi pada akhirnya menghabiskan anggaran atau memengaruhi alur kerja.
Pengambilan keputusan yang terlalu cepat juga dapat mengakibatkan abai dengan faktor lain, seperti lebih memilih kuantitas barang daripada kualitas.
Pertimbangkan efek dan akibat di masa mendatang. Jangan terburu-buru mengambil keputusan karena deadline atau pembelian impulsif.
Menetapkan prosedur dan proses dapat sangat membantu untuk memastikan semua keputusan pengadaan Anda selaras dengan rencana.
5. Tidak Membangun Hubungan dengan Suplier
Kesalahan yang sering terjadi dalam proses eprocurement adalah tidak menjaga hubungan Anda dengan suplier. Jika tidak ada komunikasi yang baik, maka bisa jadi Anda akan kehilangan pemasukan, suplier, bahkan peluang lainnya.
Suplier bisa menawarkan ide-ide baru atau dapat memberitahu Anda tentang produk bermanfaat dalam pengembangan yang dapat memberikan kebaikan bagi perusahaan Anda.
Salah satu cara sederhana dalam menjalin hubungan baik dengan suplier ialah membalas email secara teratur, menjadwalkan panggilan telepon, terutama pada minggu-minggu menjelang tenggat waktu perencanaan proyek atau anggaran.
6. Tidak Berinovasi
Teknologi dalam dunia kerja memang terkadang membuat seseorang nyaman hingga tak berinovasi. Padahal hal ini penting untuk mengetahui peluang inovasi produk baru dengan suplier.
Membicarakan inovasi, masalah, dan kebutuhan pengadaan barang adalah hal yang bisa mencerahkan bahkan memberikan inspirasi.
Hubungi suplier sebagai bagian dari upaya membangun hubungan dan beritahu permasalahan yang dialami perusahaan terkait pengadaan barang.
Pikirkan tentang bagaimana jenis diskusi ini dapat membuka jalan bagi produk baru yang secara khusus memenuhi kebutuhan perusahaan.
Itulah enam kesalahan dalam proses eprocurement. Semoga hal ini bisa jadi pembelajaran untuk Anda sehingga tak melakukan kesalahan serupa. Semoga bermanfaat!
Referensi: