Dalam dunia bisnis yang kompetitif seperti sekarang, banyak perusahaan bergantung pada pihak ketiga untuk mendukung operasional mereka. Mulai dari bahan baku, jasa pengiriman, hingga layanan teknologi, semua itu kerap melibatkan vendor eksternal. Di sinilah peran pengelolaan vendor menjadi sangat penting.
Vendor management adalah proses strategis dalam memilih, mengelola, mengevaluasi, dan memantau hubungan dengan para vendor agar kerja sama yang terjalin bisa efisien, berkualitas, dan minim risiko.
Sayangnya, masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan dalam pengelolaan vendor, yang berujung pada kerugian besar, baik dari segi biaya, reputasi, maupun produktivitas.
Artikel ini akan membahas beberapa kesalahan umum dalam vendor management dan bagaimana menghindarinya.
Baca Juga: Solusi Procurement: Rahasia di Balik Proses Tender yang Cepat dan Transparan
1. Tidak Melakukan Evaluasi Vendor Secara Berkala
Banyak perusahaan hanya melakukan evaluasi vendor saat awal kerja sama. Padahal, performa vendor bisa berubah seiring waktu.
Jika tidak ada proses pemantauan berkala, perusahaan bisa terjebak bekerja sama dengan vendor yang sudah tidak lagi memenuhi standar.
Buat sistem evaluasi rutin berdasarkan Key Performance Indicator (KPI) yang jelas, seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk/jasa, dan layanan purna jual.
2. Kesalahan Pengelolaan Vendor: Ketergantungan pada Satu Vendor
Memang lebih praktis jika semua kebutuhan disediakan oleh satu vendor. Namun, ini bisa menjadi bumerang.
Jika vendor tersebut mengalami gangguan operasional atau masalah keuangan, bisnis Anda bisa ikut terdampak.
Diversifikasi vendor. Miliki minimal dua vendor untuk setiap kebutuhan utama agar Anda memiliki cadangan jika salah satunya bermasalah.
3. Tidak Memiliki Kontrak yang Jelas
Kesalahan pengelolaan vendor lainnya adalah mengabaikan pentingnya kontrak tertulis yang mengikat kedua belah pihak.
Tanpa kontrak yang jelas, potensi konflik akan lebih besar karena tidak ada rujukan formal jika terjadi sengketa.
Susun kontrak kerja sama yang mencakup ruang lingkup kerja, waktu pengerjaan, standar kualitas, biaya, hingga ketentuan penalti jika vendor gagal memenuhi kewajiban.
4. Kesalahan Pengelolaan Vendor: Komunikasi yang Buruk
Banyak masalah vendor muncul karena komunikasi yang tidak efektif.
Misalnya, perubahan spesifikasi produk yang tidak diinformasikan dengan benar, atau kesalahpahaman soal jadwal pengiriman.
Bangun jalur komunikasi yang terbuka dan rutin.
Gunakan tools manajemen proyek atau komunikasi bisnis agar semua pihak bisa terus memperbarui perkembangan kerja sama.
5. Tidak Ada Proses Seleksi Vendor yang Ketat
Terlalu sering, vendor dipilih hanya karena faktor harga murah atau rekomendasi dari pihak tertentu.
Tanpa proses seleksi yang ketat, risiko memilih vendor yang tidak kompeten akan semakin tinggi.
Lakukan proses tender terbuka, verifikasi legalitas dan rekam jejak vendor, serta lakukan uji coba sebelum kerja sama resmi dimulai.
Baca Juga: Procurement Industri Kreatif: Gimana Mulainya? Tipsnya di Sini!
6. Mengabaikan Risiko Kepatuhan dan Legal
Vendor yang tidak patuh hukum bisa menyeret perusahaan Anda dalam masalah hukum.
Misalnya, vendor tidak membayar pajak, melanggar hak kekayaan intelektual, atau menggunakan tenaga kerja ilegal.
Pastikan semua vendor telah memenuhi peraturan hukum yang berlaku.
Mintalah dokumen legal, izin usaha, serta surat pernyataan kepatuhan terhadap regulasi industri.
7. Tidak Memonitor Kinerja Vendor secara Real-Time
Dalam era digital, keterlambatan laporan atau ketidaktahuan tentang status pesanan bisa merugikan.
Tanpa monitoring real-time, Anda tidak bisa mendeteksi masalah sebelum berdampak lebih luas.
Gunakan sistem digital vendor management system (VMS) untuk memantau status pesanan, kualitas, dan kinerja vendor secara instan.
8. Tidak Memberikan Umpan Balik atau Evaluasi yang Jelas
Vendor tidak akan tahu di mana kekurangan mereka jika perusahaan tidak memberikan umpan balik.
Akibatnya, kesalahan bisa terus terulang dan merugikan perusahaan.
Jadwalkan review performa berkala dan beri masukan yang membangun agar vendor bisa meningkatkan layanan mereka.
9. Kesalahan Pengelolaan Vendor: Mengabaikan Aspek Keamanan Data
Vendor yang terlibat dalam proses digitalisasi atau penyimpanan data perusahaan bisa menjadi titik lemah dalam keamanan siber.
Data perusahaan bisa bocor jika tidak ada proteksi memadai dari pihak vendor.
Pastikan vendor yang menangani data memiliki sistem keamanan informasi yang kuat dan sesuai standar (misalnya ISO 27001).
Sertakan klausul perlindungan data dalam kontrak.
Baca Juga: 6 Masalah yang Bisa Diatasi dengan Procurement untuk UMKM
10. Tidak Menyiapkan Rencana Darurat
Banyak perusahaan gagal merespons dengan cepat saat vendor gagal memenuhi kewajiban karena tidak memiliki contingency plan.
Hal ini bisa menyebabkan terhambatnya produksi dan meningkatnya biaya.
Siapkan skenario alternatif dan vendor cadangan dalam setiap lini pasokan utama agar bisnis tetap berjalan dalam kondisi krisis.
Pengelolaan vendor bukan sekadar urusan administrasi atau relasi bisnis biasa. Ia adalah bagian penting dari strategi operasional perusahaan.
Kesalahan dalam mengelola vendor bisa berdampak langsung pada kualitas layanan, biaya operasional, dan kepuasan pelanggan.
Maka dari itu, perusahaan perlu membangun sistem pengelolaan vendor yang terstruktur, berbasis data, dan adaptif terhadap perubahan.
Mulailah dengan memperbaiki proses seleksi, menyusun kontrak yang rinci, melakukan evaluasi performa secara berkala, dan membangun komunikasi yang baik dengan para vendor.
Ingat, vendor yang baik bisa menjadi mitra strategis jangka panjang. Namun, pengelolaan yang buruk hanya akan membawa risiko dan kerugian.
Jangan tunggu sampai rugi besar baru menyadari pentingnya manajemen vendor yang efektif.
Referensi:
- https://www.venminder.com/blog/10-common-mistakes-vendor-risk-management
- https://blog.vendorsmart.com/5-common-vendor-management-mistakes/
- https://www.forwardly.com/blog/5-common-mistakes-to-avoid-in-vendor-relationship-management/