Dalam dunia bisnis, pengiriman barang yang terlambat bisa menimbulkan banyak masalah: mulai dari turunnya kepercayaan pelanggan, terhambatnya operasional, hingga kerugian finansial.
Faktanya, keterlambatan pengiriman sering kali bukan hanya masalah di pihak logistik, melainkan juga karena manajemen procurement yang kurang optimal.
Lalu, bagaimana cara procurement berperan untuk memastikan pengiriman selalu tepat waktu? Artikel ini akan membahas strategi praktis procurement dalam mengatasi kendala tersebut agar bisnis Anda tetap efisien dan terpercaya di mata pelanggan.
Baca Juga: 5 Fitur Penting dalam Sistem E Purchasing yang Harus Anda Ketahui
Dampak Keterlambatan Pengiriman Barang
Sebelum masuk ke strategi, penting untuk memahami dampak negatif dari keterlambatan pengiriman barang.
Kepercayaan pelanggan bisa menurun ketika barang tidak datang sesuai janji, dan hal ini berpotensi membuat mereka beralih ke kompetitor.
Dari sisi bisnis, kerugian finansial juga muncul karena perusahaan harus menanggung biaya tambahan untuk kompensasi, retur, atau pengiriman ulang.
Selain itu, keterlambatan pasokan bahan baku akan langsung mengganggu jalannya produksi dan membuat operasional tidak berjalan optimal.
Lebih jauh lagi, reputasi brand bisa ikut tercoreng karena dianggap tidak mampu memberikan pelayanan yang konsisten.
Situasi ini menunjukkan bahwa pengiriman bukan hanya soal logistik, melainkan bagian penting dari strategi procurement yang berpengaruh langsung pada keberlangsungan bisnis.
Penyebab Utama Keterlambatan Pengiriman Barang
Ada beberapa faktor yang membuat pengiriman barang sering telat, di antaranya:
-
Pemilihan vendor yang kurang tepat – Vendor tidak punya rekam jejak baik dalam ketepatan waktu.
-
Kurangnya kontrak SLA (Service Level Agreement) – Tidak ada kesepakatan jelas soal waktu pengiriman.
-
Koordinasi yang lemah – Komunikasi antara tim procurement, gudang, dan vendor tidak berjalan lancar.
-
Minimnya monitoring real-time – Tidak ada sistem tracking yang memadai.
-
Risiko eksternal – Cuaca, kondisi jalan, atau regulasi tertentu.
Dengan memahami penyebabnya, procurement bisa menyusun strategi pencegahan yang lebih efektif.
Baca Juga: Kenapa Perusahaan Butuh Digitalisasi Belanja Barang dan Jasa
Strategi Procurement untuk Mengatasi Keterlambatan Pengiriman Barang
1. Seleksi Vendor dengan Rekam Jejak Pengiriman
Sebelum bekerja sama, lakukan evaluasi menyeluruh terhadap vendor.
Pastikan mereka punya rekam jejak yang baik dalam pengiriman barang tepat waktu.
Procurement dapat meminta data historis pengiriman, referensi klien lain, hingga melakukan uji coba kontrak jangka pendek.
2. Buat Kontrak dengan SLA yang Jelas
Salah satu strategi terpenting adalah menyusun kontrak dengan Service Level Agreement (SLA). SLA ini mengatur detail tentang:
-
Waktu pengiriman maksimal
-
Batas toleransi keterlambatan
-
Konsekuensi jika vendor melanggar
Dengan SLA yang jelas, vendor akan lebih disiplin dan memiliki tanggung jawab hukum maupun finansial jika terjadi keterlambatan.
3. Terapkan Sistem E-Procurement
Digitalisasi menjadi solusi modern untuk mengurangi risiko keterlambatan. Dengan e-procurement, perusahaan bisa:
-
Melacak status pesanan secara real-time
-
Memonitor kinerja vendor melalui dashboard
-
Mengotomatisasi notifikasi saat jadwal pengiriman mendekat
Sistem ini membuat pengadaan lebih transparan dan minim miskomunikasi.
4. Bangun Komunikasi yang Proaktif dengan Vendor
Banyak kasus keterlambatan terjadi karena kurangnya komunikasi antara procurement dan vendor.
Untuk mencegah hal ini, tim procurement harus lebih proaktif dengan rutin menanyakan progres pengiriman barang sebelum mendekati deadline, menggunakan platform komunikasi resmi agar informasi tercatat dengan baik, serta membuat laporan rutin untuk mengevaluasi performa vendor.
Dengan komunikasi yang terbuka dan terstruktur, masalah kecil bisa segera ditangani sebelum berkembang menjadi keterlambatan besar.
5. Diversifikasi Vendor
Jangan hanya bergantung pada satu vendor.
Procurement sebaiknya menyiapkan minimal dua vendor alternatif untuk produk atau layanan yang sama.
Diversifikasi ini memastikan jika satu vendor gagal mengirim tepat waktu, masih ada pilihan lain untuk menutup kebutuhan.
Baca Juga: 7 Rahasia Aplikasi E Procurement Cegah Korupsi di Perusahaan!
6. Monitoring dan Evaluasi Berkala
Procurement harus membuat sistem evaluasi rutin, misalnya setiap kuartal. Evaluasi ini meliputi:
-
Tingkat ketepatan waktu pengiriman barang
-
Kualitas produk yang diterima
-
Respon vendor terhadap komplain
Dengan data evaluasi, perusahaan bisa menentukan apakah vendor layak dipertahankan atau diganti.
7. Manajemen Buffer Stock
Strategi procurement yang cerdas juga melibatkan perencanaan stok. Dengan buffer stock (stok cadangan), perusahaan tetap bisa memenuhi kebutuhan operasional meski terjadi keterlambatan pengiriman.
Buffer stock efektif untuk barang-barang vital yang sering digunakan dalam produksi.
Keterlambatan pengiriman barang adalah masalah serius yang bisa merugikan bisnis dalam jangka panjang.
Namun, dengan strategi procurement yang tepat mulai dari seleksi vendor, pembuatan SLA, penerapan e-procurement, hingga evaluasi berkala sehingga risiko tersebut bisa diminimalisir.
Procurement bukan sekadar membeli barang, melainkan mengelola proses agar rantai pasok berjalan efisien dan tepat waktu.
Dengan pengelolaan yang baik, pengiriman tepat waktu akan menjadi nilai tambah yang meningkatkan kepercayaan pelanggan serta daya saing perusahaan.
Referensi: