Zero Based Budgeting (ZBB) merupakan metode penganggaran yang mewajibkan setiap unit organisasi menyusun anggaran dari nol setiap periode.
Tidak seperti metode penganggaran tradisional yang dimulai dari anggaran sebelumnya dan menambahkan atau menguranginya, ZBB melakukan evaluasi terhadap setiap pengeluaran, yang kemudian disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
Dalam konteks pengadaan, ZBB dapat membantu bisnis mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, meningkatkan efisiensi, dan memastikan setiap uang yang dikeluarkan memiliki tujuan yang jelas.
Berikut adalah langkah-langkah implementasi Zero Based Budgeting dalam proses pengadaan.
1. Mengetahui Kebutuhan Utama
Langkah pertama dalam menerapkan ZBB adalah mengidentifikasi kebutuhan pengadaan yang sebenarnya. Hal ini melibatkan pengumpulan data yang akurat tentang barang atau jasa yang dibutuhkan organisasi.
Pada tahap ini, setiap departemen mengajukan permintaan pengadaan yang benar-benar dibutuhkan. Bukan berdasarkan anggaran sebelumnya, melainkan berdasarkan kondisi saat ini.
Untuk memastikan kebutuhan yang diajukan realistis, pertanyaan berikut bisa jadi pertimbangan:
- Apakah barang/jasa ini sangat diperlukan?
- Bagaimana barang/jasa ini mendukung tujuan organisasi?
- Adakah alternatif yang lebih hemat atau efisien?
Dengan mengidentifikasi kebutuhan secara spesifik, organisasi dapat meminimalisir pengeluaran yang tidak perlu.
Baca Juga: 7 Alasan Kapan Harus Memilih Pengelola Pengadaan Barang Jasa In-house
2. Buat Kategori Pengeluaran Berdasarkan Prioritas
Setelah mengidentifikasi kebutuhan, langkah berikutnya adalah mengelompokkan pengeluaran berdasarkan prioritas. Tidak semua permintaan pengadaan memiliki tingkat urgensi atau kepentingan yang sama.
Dengan menerapkan ZBB, setiap pengeluaran perlu diprioritaskan sesuai dampaknya terhadap tujuan dan kinerja organisasi. Pengeluaran bisa dikelompokkan dalam kategori seperti:
- Prioritas Tinggi: Barang atau jasa yang esensial untuk kelangsungan operasional.
- Prioritas Menengah: Barang atau jasa yang penting tetapi tidak mendesak.
- Prioritas Rendah: Barang atau jasa yang dapat ditunda atau dihilangkan tanpa berdampak signifikan pada operasional.
Dengan cara ini, Zero Based Budgeting membantu mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien, fokus pada hal-hal yang memberikan nilai maksimal.
3. Evaluasi Alternatif dan Pilihan Biaya
Salah satu prinsip utama dari Zero Based Budgeting adalah mempertimbangkan berbagai alternatif untuk setiap pengeluaran. Ini berarti mengevaluasi vendor atau penyedia barang/jasa lain yang mungkin lebih ekonomis atau menawarkan solusi lebih baik.
Misalnya, untuk barang-barang kebutuhan rutin, organisasi dapat mempertimbangkan:
- Apakah ada vendor lain yang menawarkan harga lebih rendah?
- Apakah pembelian dalam jumlah besar dapat menurunkan biaya per unit?
- Bisakah barang-barang tertentu disewa alih-alih dibeli?
4. Libatkan Stakeholder dalam Proses Pengambilan Keputusan Zero Based Budgeting
Dalam pengadaan berbasis ZBB, penting untuk melibatkan stakeholder utama dalam proses pengambilan keputusan.
Misalnya, manajer departemen, tim keuangan, dan tim pengadaan harus bekerja sama untuk memastikan bahwa semua permintaan pengadaan memiliki justifikasi yang jelas.
Setiap departemen harus siap mempertahankan anggarannya di depan tim pengadaan, menjelaskan mengapa permintaan tersebut penting, dan bagaimana pengeluaran tersebut memberikan manfaat bagi organisasi secara keseluruhan.
Proses ini mendorong transparansi dan akuntabilitas yang lebih baik.
Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas
5. Susun Anggaran Berdasarkan Data dan Evaluasi Kinerja
Setelah mengidentifikasi kebutuhan, memprioritaskan pengeluaran, dan mengevaluasi alternatif, langkah selanjutnya adalah menyusun anggaran.
Zero Based Budgeting menuntut penyusunan anggaran berdasarkan data konkret, bukan hanya asumsi. Data ini bisa berupa kinerja vendor sebelumnya, harga pasar saat ini, serta kebutuhan operasional perusahaan di masa mendatang.
Selain itu, evaluasi terhadap kinerja pengadaan sebelumnya juga penting. Jika suatu pengadaan di masa lalu terbukti kurang efisien atau tidak sesuai kebutuhan, hal tersebut harus dipertimbangkan dalam penyusunan anggaran berikutnya.
6. Pantau dan Tinjau Anggaran Secara Berkala
Setelah anggaran ZBB diterapkan, sangat penting untuk terus memantau pelaksanaan pengadaan dan penggunaan anggaran.
ZBB bukan hanya menyusun anggaran dari nol, tapi juga memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai dengan rencana dan memberikan hasil yang diharapkan.
Dengan memantau anggaran secara berkala, tim pengadaan dan manajemen dapat melakukan penyesuaian jika ada perubahan kondisi atau kebutuhan. Selain itu, tinjauan berkala juga memungkinkan evaluasi efektivitas ZBB dalam mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
Baca Juga: Crowdsourcing: Pengertian, Manfaat, dan Tantangan dalam Procurement
7. Lakukan Evaluasi Berkala Zero Based Budgeting
ZBB adalah proses yang dinamis dan memerlukan evaluasi berkelanjutan. Setiap siklus anggaran harus dievaluasi untuk mengidentifikasi apakah strategi yang digunakan telah efektif dalam mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.
Apabila ditemukan kesalahan atau ketidakefisienan dalam proses pengadaan, organisasi harus segera mengambil tindakan korektif. Hal ini akan membantu menciptakan pengadaan yang lebih optimal di masa depan.
Implementasi Zero Based Budgeting dalam pengadaan memerlukan pendekatan yang sistematis dan disiplin.
Dengan mengidentifikasi kebutuhan secara mendalam, memprioritaskan pengeluaran, serta melibatkan stakeholder dalam proses pengambilan keputusan, organisasi dapat mengelola anggaran pengadaan dengan lebih efisien.
Proses ini juga membantu memastikan bahwa setiap pengeluaran memiliki alasan yang kuat, sehingga biaya dapat ditekan tanpa mengorbankan kualitas atau operasional perusahaan.
Referensi:
- https://www.gep.com/strategy/procurement-consulting/strategic-cost-management/zero-based-budgeting
- https://blog.board.com/top-tips-implementing-zero-based-budgeting/
- https://www.gartner.com/smarterwithgartner/use-zero-based-budgeting-to-rightsize-tight-budgets