10 Langkah dalam Proses Tender yang Harus Anda Ketahui

Proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh pihak penyedia kepada pihak pemberi kerja dengan cara bersaing disebut dengan proses tender. Ini bertujuan untuk mendapatkan penawaran yang terbaik dari segi kualitas, harga, dan waktu pelaksanaan. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut tentang langkah dalam proses tender, apa saja?

Baca Juga: 4 Perbedaan Vendor dan Tender

Proses Tender

Proses tender adalah proses yang dilakukan oleh pihak penyedia barang atau jasa untuk memilih pihak yang paling sesuai untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau proyek. Ada beberapa tahapan dalam proses tender, seperti pengumuman tender, pendaftaran peserta, pengiriman dokumen penawaran, evaluasi, negosiasi, dan tanda tangan kontrak.

Proses tender bertujuan untuk menjamin transparansi, akuntabilitas, efisiensi, dan kualitas dalam pengadaan barang atau jasa. Proses tender juga dapat meningkatkan persaingan yang sehat dan adil di antara para penyedia barang atau jasa.

Langkah dalam Proses Tender

Berikut ini langkah-langkah dalam proses tender yang harus Anda ketahui;

1. Persiapan dokumen tender

Pihak pemberi kerja harus menyiapkan dokumen tender yang berisi informasi mengenai kebutuhan, spesifikasi, syarat, dan kriteria penilaian yang akan digunakan dalam proses tender. Dokumen tender harus disusun dengan jelas, lengkap, dan akurat agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau keberatan dari pihak penyedia.

2. Pengumuman tender

Pihak pemberi kerja harus mengumumkan tender kepada publik melalui media massa, website, atau sarana lain yang sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku. Pengumuman tender harus mencantumkan informasi mengenai nama dan alamat pemberi kerja, ruang lingkup pekerjaan, waktu dan tempat pengambilan dokumen tender, batas waktu dan tempat penyerahan penawaran, serta waktu dan tempat pembukaan penawaran.

3. Pendaftaran dan pengambilan dokumen tender

Pihak penyedia yang berminat mengikuti tender harus mendaftarkan diri dan mengambil dokumen tender di tempat yang telah ditentukan oleh pihak pemberi kerja. Pihak penyedia harus membayar biaya pengambilan dokumen tender jika ada, dan memenuhi syarat administrasi yang ditetapkan oleh pihak pemberi kerja.

4. Penyusunan dan penyerahan penawaran

Pihak penyedia harus menyusun penawaran sesuai dengan dokumen tender yang telah diterima. Penawaran harus berisi informasi mengenai profil perusahaan, pengalaman kerja, kualifikasi teknis, rencana kerja, jadwal pelaksanaan, analisis biaya, dan surat jaminan penawaran. Penawaran harus diserahkan dalam bentuk tertutup dan disegel dengan baik di tempat yang telah ditentukan oleh pihak pemberi kerja sebelum batas waktu yang ditetapkan.

5. Pembukaan dan evaluasi penawaran

Pihak pemberi kerja harus membuka penawaran secara terbuka di hadapan para peserta tender atau perwakilan mereka di tempat yang telah ditentukan. Pihak pemberi kerja harus melakukan evaluasi penawaran sesuai dengan kriteria penilaian yang telah ditetapkan dalam dokumen tender. Evaluasi penawaran dapat dilakukan secara administratif, teknis, dan finansial.

6. Negosiasi dan klarifikasi

Pihak pemberi kerja dapat melakukan negosiasi dan klarifikasi dengan pihak penyedia yang masuk dalam daftar pendek atau calon pemenang tender. Negosiasi dan klarifikasi bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara penawaran dan kebutuhan pihak pemberi kerja, serta untuk menyelesaikan hal-hal yang masih kurang jelas atau ambigu dalam penawaran.

7. Penetapan dan pengumuman pemenang tender

Pihak pemberi kerja harus menetapkan dan mengumumkan pemenang tender berdasarkan hasil evaluasi penawaran, negosiasi, dan klarifikasi. Pengumuman pemenang tender harus dilakukan secara tertulis kepada semua peserta tender, serta melalui media massa atau sarana lain yang sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku.

8. Penandatanganan kontrak

Pihak pemberi kerja dan pemenang tender harus menandatangani kontrak sebagai dasar pelaksanaan pekerjaan. Kontrak harus mencerminkan isi dari dokumen tender dan penawaran yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Kontrak harus disusun dengan jelas, lengkap, dan akurat agar tidak menimbulkan sengketa atau konflik di kemudian hari.

9. Pelaksanaan pekerjaan

Pihak penyedia harus melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah ditandatangani. Pihak penyedia harus bertanggung jawab atas kualitas, kuantitas, dan waktu pelaksanaan pekerjaan. Pihak penyedia harus melaporkan kemajuan pekerjaan secara berkala kepada pihak pemberi kerja, serta menyelesaikan masalah atau hambatan yang muncul selama pelaksanaan pekerjaan.

10. Penyelesaian pekerjaan

Pihak penyedia harus menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah ditandatangani. Pihak penyedia harus melakukan uji coba, pengujian, dan serah terima pekerjaan kepada pihak pemberi kerja. Pihak penyedia harus memperbaiki segala kekurangan atau cacat yang ditemukan dalam pekerjaan. Pihak penyedia harus mendapatkan pembayaran sesuai dengan kontrak yang telah ditandatangani.

Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai langkah proses tender yang penting diketahui. Semoga bermanfaat.

Referensi: