Pernah merasa sudah merencanakan anggaran dengan baik, tapi ternyata pengeluaran bisnis tetap saja meledak? Tiba-tiba laporan keuangan menunjukkan angka yang jauh dari estimasi dan gak tau penyebab overbudget proyek.
Kalau Anda mengalami hal ini, besar kemungkinan kamu sedang menghadapi masalah klasik yang dikenal dengan istilah overbudget.
Tapi, sebenarnya apa sih penyebab overbudget proyek? Dan bagaimana solusi konkretnya agar kejadian ini nggak terulang terus-menerus?
Baca Juga: 9 Cara Manajemen Pengeluaran Bagi Bisnis
Apa Itu Overbudget dan Kenapa Sering Terjadi?
Overbudget adalah kondisi di mana pengeluaran sebuah proyek atau kegiatan bisnis melebihi anggaran yang telah direncanakan sebelumnya.
Ini bisa terjadi di berbagai jenis bisnis, dari startup kecil hingga perusahaan besar. Namun, yang sering jadi masalah adalah ketika manajemen sendiri nggak tahu kenapa anggaran bisa jebol.
Berikut ini beberapa penyebab overbudget proyek yang umum terjadi:
- Kurangnya monitoring real-time terhadap pengeluaran
- Tidak adanya approval sistem yang ketat sebelum pembelian dilakukan
- Perencanaan anggaran yang tidak detail dan realistis
- Harga barang/jasa naik tapi data lama masih digunakan
- Pengadaan barang dilakukan secara manual dan tidak terpusat
Tanpa sistem yang baik, pengeluaran kecil yang “tidak terasa” bisa menumpuk dan jadi beban besar di akhir proyek.
Baca Juga: 7 Langkah Zero Based Budgeting, Bisa Menghemat Budget Operasional Kantor!
Kenapa Pebisnis Harus Peduli?
Dalam dunia bisnis, kontrol anggaran itu bukan hanya soal irit, tapi juga soal efisiensi dan keberlanjutan.
Jika pemborosan dibiarkan, profit akan terkikis perlahan. Bahkan bisnis bisa gagal karena keuangan yang tidak sehat. Oleh karena itu, penting bagi pemilik bisnis untuk mulai mencari solusi praktis.
Solusi: Monitoring Real-Time Pengeluaran by Request dan Kategori
Salah satu solusi paling efektif untuk menghindari penyebab overbudget proyek adalah menerapkan sistem monitoring pengeluaran secara real-time berdasarkan permintaan (request) dan kategori.
Bayangkan kamu punya dashboard yang bisa menunjukkan:
- Siapa yang melakukan permintaan pembelian
- Barang/jasa apa yang diminta
- Dari kategori apa (marketing, operasional, produksi, dll)
- Sudah disetujui siapa
- Progress pembelian (request, approved, PO, delivered)
Dengan fitur seperti ini, kamu bisa langsung melihat:
- Apakah pengeluaran sudah melebihi anggaran di satu kategori tertentu
- Siapa yang paling banyak melakukan permintaan
- Area mana yang sering menyebabkan pembengkakan biaya
Contoh Kasus
Misalnya kamu menjalankan bisnis agensi kreatif.
Selama satu kuartal, tim marketing terus melakukan pembelian untuk kebutuhan konten (lighting, properti, cetak merchandise).
Semua terlihat penting, tapi ternyata mereka menghabiskan 65% dari total budget operasional.
Dengan sistem manual, kamu baru tahu saat laporan akhir bulan keluar.
Tapi dengan monitoring real-time, kamu bisa melihat tren pemborosan sejak minggu ke-2 dan langsung mengambil tindakan: review ulang kebutuhan, hentikan pembelian non-prioritas, atau cari vendor alternatif.
Baca Juga: 7 Manfaat Integrasi e-Procurement dengan Sistem Akuntansi
Tools yang Bisa Digunakan
Salah satu tools terbaik yang bisa digunakan untuk monitoring real-time pengeluaran adalah ProcurA. Sistem procurement digital yang memungkinkan tracking per request, approval berjenjang, dan analisis pengeluaran berdasarkan kategori.
ProcurA dirancang khusus untuk mempermudah proses pengadaan, mengurangi risiko kesalahan manual, dan memberikan visibilitas penuh terhadap aliran pengeluaran bisnis.
Dengan ProcurA, proses pengadaan menjadi lebih transparan, efisien, dan terkontrol.
Penyebab overbudget proyek sering kali bukan karena satu pengeluaran besar, tapi karena banyak pengeluaran kecil yang tidak dimonitor dengan baik. Tanpa sistem yang jelas dan real-time, akan sulit bagi bisnis untuk melakukan kontrol biaya.
Dengan menerapkan monitoring pengeluaran berdasarkan request dan kategori, kamu bisa melihat dengan cepat ke mana uang bisnismu mengalir, siapa yang menggunakannya, dan apakah masih sesuai dengan rencana.
Mulailah dengan sistem sederhana, tapi jangan tunda untuk mengadopsi sistem digital seperti ProcurA yang bisa menyesuaikan dengan skala dan kebutuhan bisnismu.
Jadi, kalau Anda masih sering bertanya, “Kenapa overbudget terus ya?”, mungkin sekarang saatnya bukan cuma bertanya tapi mulai bertindak!
Referensi:
- https://www.scoro.com/blog/reasons-your-project-keeps-going-over-budget/
- https://www.projectmanager.com/blog/7-tips-for-preventing-cost-overrun-on-projects
- https://www.bigtime.net/blogs/what-to-do-when-a-project-starts-to-run-over-budget/