Proses Procure to Pay yang Ideal Bagi Perusahaan Anda

Procure-to-pay memiliki step-step yang ideal dan relevan dalam pengimplementasiannya, cek proses procure to pay di sini!

Proses Procure-to-pay adalah tindakan terkoordinasi dan terintegrasi yang diambil untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa secara tepat waktu dengan harga yang wajar. Procure-to-pay mengacu pada proses procurement di perusahaan, dari mulai proses permintaan, pembelian, penerimaan, pembayaran, serta akuntasi untuk barang dan jasa. Apabila siklus Procure-to-pay dijalankan dengan urutan yang tepat dan efektif, proses ini akan memberikan keuntungan bagi perusahaan Anda ke depan.

Bagaimana Proses Procure to Pay?

Procure-to-pay sendiri bukanlah suatu teknologi, melainkan proses yang berkaitan dengan procurement. Dalam praktiknya, sebagian besar perusahaan memiliki banyak langkah tambahan di setiap fase utama Procure-to-pay. Namun, secara umum, Procure-to-pay (P2P) memiliki tiga proses utama dalam siklus procurement, yaitu permintaan, pembelian, dan pembayaran.

Secara lebih detail, Procure-to-pay memiliki step-step yang ideal dan relevan dalam pengimplementasiannya, berikut proses procure-to-pay yang ideal bagi perusahaan Anda.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah awal dalam proses procure-to-pay adalah melakukan identifikasi tentang kebutuhan apa saja yang diperlukan dari setiap departemen atau unit perusahaan yang menunjang bisnis di perusahaan. Lakukan klasifikasi dan spesifikasi untuk nantinya mengisi formulir requisition atau permintaan pembelian.

2. Buat Permintaan Pembelian (Purchase Requisitions)

Setelah kebutuhan bisnis di perusahaan, yang mencakup produk dan layanan, telah diidentifikasi dan disetujui oleh manajamen atau departemen di perusahaan, maka formulir permintaan pembelian dibuat. Manajemen menyerahkan formulir permintaan pembelian yang telah diisi sehingga purchase requisitions dapat dibuat untuk semua jenis pengadaan mulai dari pembelian standar hingga sub-kontrak dan pengiriman.

3. Pertujuan Purchase Requisitions

Setelah mengajukan permintaan pembelian (purchase requisitions), divisi procurement dan keuangan akan melakukan peninjauan terkait beberapa indikator kelayakan dari requisitions tersebut. Peninjauan kelayakan diukur dengan melakukan evaluasi kebutuan, verifikasi anggaran yang tersedia, serta kelengkapan data terkait requisitions. Apabila permintaan disetujui, purchase requisitions akan diteruskan ke divisi pembelian agar bisa dibuatkan purchase order.

4. Buat Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Setelah daftar purchase requisitions disetujui, divisi procurement akan memilih vendor terbaik dan paling cocok sesuai dengan permintaan, pemilihan vendor akan dilihat dari daftar pemasok yang sebelumnya telah disetujui. Divisi procurement kemudian membuat pesanan pembelian dalam sistem yang secara otomatis diarahkan untuk persetujuan dan dikirimkan ke vendor terkait.

5. Persetujuan Purchase Order (PO)

Pesanan pembelian yang telah disetujui oleh pihak vendor kemudian akan dikirimkan ke vendor. Setelah meninjau purchase order, vendor dapat menyetujui, menolak, atau memulai negosiasi ke perusahaan. Ketika divisi procurement menyetujui pesanan pembelian, maka kontrak yang mengikat secara hukum diaktifkan.

6. Penerimaan Barang atau Jasa

Setelah vendor mengirimkan barang/jasa yang dijanjikan, divisi terkait akan memeriksa produk atau jasa yang dikirimkan untuk memastikan bahwa itu sesuai dengan persyaratan kontrak. Apabila pengiriman barang/jasa telah sesuai dengan standar yang ditentukan dalam kontrak pembelian atau pesanan pembelian, vendor akan mengirimkan faktur ke departemen utang usaha. Kemudian, pengadaan akan memasukkan informasi pengiriman ke dalam sistem.

7. Pencocokan Faktur (Invoice)

Setelah vendor mengirimkan faktur ke departemen utang usaha, faktur akan secara otomatis dicocokkan dengan purchase order dan penerimaan barang. Selama semua barang/jasa cocok dalam ambang batas yang disepakati, faktur secara otomatis diajukan untuk persetujuan.

8. Persetujuan Faktur (Invoice)

Faktur atau tanda terima vendor yang telah disetujui dan tidak ditemukan adanya ketidaksesuaian, makan faktur akan diteruskan ke divisi atau tim keuangan untuk proses pencairan pembayaran.

9. Pembayaran Vendor

Divisi keuangan akan memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku. Pembayaran yang dikirimkan kepada vendor akan termasuk dalam salah satu dari lima jenis berikut: pembayaran di muka, sebagian, kemajuan atau angsuran, final, dan pembayaran penahanan/penahanan. Metode pembayaran dapat bervariasi, dari perusahaan ke perusahaan. Meskipun kami merasa bahwa pembayaran elektronik seperti ACH dan kartu kredit virtual adalah cara yang paling efisien dan hemat biaya untuk membayar pemasok, banyak perusahaan masih mengandalkan cek kertas dan uang tunai.

10. Evaluasi Kinerja

Berdasarkan step-step yang telah dilalui, kemudian divisi pengadaan akan mengevaluasi kinerja pemasok. Faktor-faktor yang dapat dievaluasi mencakup kualitas, pengiriman tepat waktu, layanan, kepatuhan kontrak, daya tanggap, dan Total Cost of Ownership (TCO). Non-kinerja ditandai dalam daftar nama dan sistem informasi yang ada untuk referensi di masa mendatang.

Proses procure-to-pay saat ini telah berkembang sejak awal tersedianya teknologi. Namun, sebagian besar perusahaan masih belum mampu mempercepat tren procurement sampai saat ini. Perusahaan yang belum mengoptimalkan penggunaan teknologi dalam proses procure-to-pay, akan memiliki kesulitan dalam kemampuan melacak pengeluaran secara real-time dan efektif. Selain itu, lebih rentan untuk mengalami pengeluaran yang cukup besat sehingga berpengaruh terhadap anggaran dan arus kas. Hal tersebut dapat berdampak terhadap proses procure-to-pay yang ideal bagi perusahaan.

Untuk mengoptimalkan proses procure-to-pay yang ideal, terdapat lima praktik terbaik yang mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses procure-to-pay di perusahaan.

Menerapkan software dalam proses procure-to-pay.
Mempertahankan supaya segala proses tetap transparan.
Tingkatkan keterlibatan vendor sehingga kerja sama dengan vendor akan senantiasa terjalin baik.
Optimalkan inventaris.
Merampingkan manajemen kontrak

Menggunakan perangkat lunak dalam proses procure-to-pay berbasis cloud atau sistem pengadaan elektronik (e-procurement) memberikan visibilitas dan fleksibilitas yang lebih baik bagi perusahaan Anda.

Penggunaan e-procurement berbasis cloud memberikan efisiensi dan keidealan dalam mengelola dan merampingkan seluruh proses procure to pay hanya dalam satu lokasi pusat yang dapat diakses dari perangkat apapun dengan koneksi internet.

Di era pandemi seperti saat ini, penggunaan e-procurement akan membantu perusahaan untuk tetap melakukan proses procure-to-pay dengan efektif dan ideal sehingga prosesnya pun lebih cepat. Dikarenakan implementasinya yang dapat dikerjakan di mana saja dan kapan saja.

Tentang ProcurA:

Jika Anda tertarik menggunakan e-procurement untuk proses procure-to-pay di perusahaan Anda, ProcurA bisa jadi pilihan yang tepat. Mari lakukan demo secara gratis dengan mengunjungi website kami.

Sumber:

The Ultimate Guide to a Truly Effective Procure-to-Pay Process

https://www.manutan.com/blog/en/glossary/what-does-procure-to-pay-mean-definition-solutions-benefits

https://www.corcentric.com/blog/7-steps-and-7-benefits-of-procure-to-pay/

https://searcherp.techtarget.com/definition/procure-to-pay-P2P